Перечислите информационно документационные технологии обеспечения достоверности информации. Примерное задание к лабораторным работам

Авто 11.04.2019

Авто

Тема 2. 3 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Учебные вопросы: 1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс 2. Документоориентированные информационные системы 3. Особенности документооборота на различных предприятиях 4. Организация электронного документооборота

1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по: n сбору и обработке информации, содержащейся в документах; n подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; n исполнению решения и контролю исполнения; n сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; n хранению и поиску информации. Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью компьютера. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.

В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам. Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно -статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России. Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления. С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационнодокументационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.

С внедрением компьютерной техники в документационные процессы технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими нужную информацию. Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте. Эффективность информационных систем управления обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при 1) обработке информации, 2) принятии решений и 3) использовании совокупности автоматизированных рабочих мест.

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализма руководителей и специалистов производства, общей грамотности и информационной культуры, системы документационного обеспечения и собственно информации. Система документооборота в процессах информационнодокументационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой» , выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение. Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность). Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и, информационного дефицита, требуемый уровень информации.

Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг). Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения.

Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10%), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз). Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация – успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.

2. Документоориентированные информационные системы Рассмотрим основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления: Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. n Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. n Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. n Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. n

Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. n n Документооборот – движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. n Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. n Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Электронный архив В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства. На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив» . В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота» . Этого не может быть, т. к. документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Системы автоматизации делопроизводства в России Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): n системы workflow (автоматизации деловых процедур); n системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); n системы электронной почты (служат для обмена документами). n Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что некоторые системы объединяют все эти и еще некоторые другие технологии.

Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур является создание для них общей информационной среды, в рамках которой сотрудники смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями. Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочноинформационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ). Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). n Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). n n Систематизация архива документов. Следует отметить, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений, поэтому его нужно постоянно совершенствовать.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так. n Руководство теряет целостную картину происходящего. n Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. n Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. n Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. n Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. n В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли. n В итоге расширение предприятия происходит экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: n средства и правила создания документов, n ведения их электронного архива, n поддержки документооборота.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). n Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. n

3. Особенности документооборота на различных предприятиях В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот. Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях» . Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества: n простота внесения изменений в документ; n возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; n возможность использовать заранее заготовленные формы; n более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; n экономия бумаги; n более высокая компактность архивов; n более простой контроль информационных потоков; n большая скорость поиска и извлечения информации; n возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Однако еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации? В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т. п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т. е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т. е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге (электронная цифровая подпись), однако это сопряжено с рядом трудностей. Документооборот для малых предприятий На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

Документооборот для средних предприятий В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел» , в ней папка «финансовое планирование» , еще глубже – «минимизация налогообложения» . Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Документооборот для крупных предприятий В отличие от средних предприятий на крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Первый аспект − специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т. д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ. и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект − маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида. Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word. Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению. Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационнораспорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

4. Организация электронного документооборота Электронный документооборот и его оптимизация связаны с несколькими факторами: n Юридический аспект подразумевает установление статуса документов, их систематизацию на основе иерархии. Коммерческие предприятия, общественные организации и другие структуры должны придерживаться установленных законом правил оформления и хранения документов. n Технический фактор предусматривает оснащенность предприятия оборудованием, необходимым для эффективной организации документооборота. Электронный документооборот значительно упрощает работу компании, сокращая время на проведение основных производственных процессов. n Контролирующий аспект эффективной организации документооборота включает разработку управленческого аппарата по работе с документами, создание системы документооборота и специализации структур.

Практика показывает, что если документы организованы грамотно, предприятию не приходится тратить время и ресурсы на урегулирование различных ситуаций. Структурное подразделение, отвечающее за документы, при необходимости предоставляет договора, свидетельства и т. д. Таким образом, повышается оперативность и результативность работы компании в целом. Следовательно, мы сталкиваемся с вопросом – как организовать делопроизводство, чтобы систематизировать все необходимые документы. В зависимости от специализации и профиля, компании используют три формы работы с документами, каждая из которых характеризуется определенными особенностями документооборота. Централизованная организация документооборота При централизованной форме документы сосредоточены в ведении одного структурного подразделения. Это может быть секретариат, канцелярия, а в случае необъемного электронного документооборота – один сотрудник. Полный цикл операций с документами, организация документооборота выполняется этим подразделением. Документы принимаются, обрабатываются и регистрируются в замкнутой системе, это является залогом конфиденциальности работы. Среди других преимуществ централизованной систем документооборота – эффективность делопроизводства, упрощение методического руководства. Электронный документооборот при использовании данной формы может быть систематизирован при помощи специальных информационных сервисов.

Децентрализованная система управления документами Децентрализованная система подразумевает, что документы находятся в ведомстве нескольких подразделений. Каждый отдел в компании создает собственную службу организации документооборота. Подобная система работы с документами характерна для предприятий, которые территориально разъединены. В этом случае автоматизация документооборота имеет большое значение, поскольку необходимо выработать систему общей защиты информации. Также важен методический контроль: как правило, самостоятельные подразделения, в чьем ведомстве находятся документы, с установленной регулярностью предоставляют отчеты о документообороте предприятия. Смешанные системы документооборота Смешанная форма документооборота предприятия предполагает, что документы рассредоточены по подразделениям. Одна часть операций, например, прием и обработка документов, выполняется одним отделом, а другая, допустим, тиражирование, хранение, систематизация, – вторым. Такая система документооборота удобна, если предприятие имеет разветвленную структуру. Бухгалтерский отдел может регистрировать документы по налогообложения, отдел кадров – документы по общему составу и т. д. Смешанная организация документооборота в настоящее время является одной из самых эффективных систем управления.

Организация документооборота: особенности Организация документооборота базируется на нескольких принципах, обеспечивающих эффективную работу компании в целом. Документооборот предприятия – это часть информационного обеспечения, которое является залогом активного развития. Принципы организации документооборота включают: n Упрощение процедуры регистрации документов. Следует отметить, что данная операция не должна отразиться на качестве всех канцелярских процессов. n Организация документооборота на основе маршрутизации. Разработка схем прохождения всех документов позволяет оптимизировать рабочий процесс. n Документы должны подвергаться однократной регистрации. В этом случае оптимальным выходом считается электронный документооборот, позволяющий сократить время приема и рассмотрения документов. n Организация документооборота должна исключать необоснованные согласования, параллельное согласование, передачу документов третьим лицам. Таким образом, организация документооборота нацелена на сокращение времени работы с документами, оптимизацию канцелярской деятельности и улучшение эффективности информационного сопровождения предприятия.

Электронный документооборот: принципы и характеристики Электронный документооборот подразумевает однократную регистрацию документов, это значит, что идентификацию можно провести на любом этапе делопроизводства. Также важна единая иерархически систематизированная база документационной информации, которая исключает дублирование и параллельное рассмотрение. Имея развитую систему отчетности, электронный документооборот позволяет контролировать движение документов и основные информационные процессы. Также стоит отметить эффективно организованную систему поиска документов, которую предполагает электронный документооборот. Электронный документооборот имеет системную классификацию: 1. Системы автоматизации делопроизводства. 2. Архивы документов. 3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов. 4. Системы управления стоимостью хранения документов. 5. Системы маршрутизации документов. 6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Наиболее распространены в западной практике следующие термины: EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. DMS (Document Management Systems) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т. д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Doc. Flow Management – системы маршрутизации движения документов; Work. Flow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий. Также существует большое количество смежных терминов, например: Document Warehousе (Хранилища документов) Knowledge Management (Управление знаниями)

Системы автоматизации делопроизводства В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативнораспорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Архивы документов В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check. In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Системы ввода документов и системы обработки образов документов Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнеспроцессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно» . Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов Развитием систем маршрутизации документов являются Work. Flow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнеспроцессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Work. Flow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Work. Flow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Work. Flow.

Выбор ПО для автоматизации Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев: Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных. Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т. д. Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста. Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов. Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов. Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов. Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т. д.), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям. Открытость – возможности по расширению функциональности. Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.

Сборник представляет собой системно организованный комплекс учебно-методической документации, регламентирующей процесс обучения студентов и проверки качества их обучения, на основе компетентностного подхода. Учебно-методическая документация, включенная в данный сборник, разработана в соответствии со стандартом ФГОС ВПО третьего поколения по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение» и включает в себя дисциплины вариативной части учебного плана ИАИ РГГУ профиля «Организация управления электронными документами», разработанные преподавателями кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета. Каждый из представленных учебно-методических комплексов включает в себя программу курса и тематические планы, планы семинарских и лабораторных занятий, рекомендации по организации самостоятельной работы студентов, описание образовательных технологий, список обязательных и дополнительных источников и литературы, перечень вопросов для промежуточной и итоговой аттестации по курсу. Сборник подготовлен с целью оказания учебно-методической помощи вузам РФ, включая филиалы РГГУ, осуществляющим учебный процесс по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль «Организация управления электронными документами».

* * *

компанией ЛитРес .

Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Ларин М.В., профессор, д.и.н.,

Серова Г.А., профессор, к.т.н.,

Варламова Л.Н., доцент, к.и.н.,

Терентьева Е.В., доцент, к.и.н.,

Яганова А.А., преподаватель

Рабочая программа дисциплины

Аннотация рабочей программы

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» является частью вариативной части профиля «Организация управления электронными документами» профессионального цикла дисциплин подготовки студентов по направлению подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение». Дисциплина реализуется на факультете Документоведения и технотронных архивов кафедрой Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Предмет - информационные технологии, применяемые в документационном обеспечении управления. Виды информационных и коммуникационных технологий, возможности и направления использования в документационном обеспечении управления.

Цель дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» – подготовить специалиста, имеющего достаточный и необходимый уровень теоретических знаний и навыков их применения в решении практических задач при использовании информационных технологий в документационном обеспечении управления и обладающего профессиональными компетенциями.

Освоение дисциплины направлено на приобретение студентами знаний об управлении документацией с использованием компьютерных информационных технологий.

Задачи дисциплины:

– изучить теорию и практику применения информационных технологий в документационном обеспечении управления;

– развить навыки самостоятельной работы с современными офисными и коммуникативными технологиями;

– определить основные принципы работы с электронными документами и управленческой информацией;

– рассмотреть инструментальные средства создания и многопользовательской обработки данных при документационном обеспечении управления.

Актуальность, новизна и оригинальность курса обеспечивается его постоянной модернизацией в соответствии с развитием изучаемых программно-технологических решений, используемых в документационном обеспечении управления.

Место дисциплины в структуре ООП

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» относится к вариативной части (профиля «Организация управления электронными документами») профессионального цикла (Б.3) и изучается в 6 и 7 семестрах.

Дисциплина базируется на предварительном усвоении студентами дисциплин:

– «Информатика» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 1 семестр);

– «Информационное обеспечение управления» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 1 семестр);

– «Информационные технологии» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 2 семестр);

– «Документоведение» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 2 и 3 семестры);

– «Технологии интернета» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 3 семестр);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 и 4 семестры);

– «Информационно-документационный менеджмент» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Методология проектирования и внедрения АС ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Основы информационного общества» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Международная практика управления информационными ресурсами организации» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Открытые стандарты и открытые форматы, используемые в управлении документами» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 4 семестр);

– «Стандарты хранения электронных документов в СЭД» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 4 семестр);

– «Стандартизация ДОУ и архивного дела в РФ» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 5 и 6 семестры);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 5 семестр).

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» дополняет знания, получаемые по одновременно изучаемым дисциплинам:

– «Организация и технология документационного обеспечения управления» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 6 семестр);

– «Информационная безопасность и защита информации» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 7 семестр);

– «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 6 и 7 семестры);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Архивы электронных документов» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Сетевые технологии в архивном деле» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр);

– «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 7 семестр);

– «Проектирование рациональных систем ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр).

В результате освоения дисциплины обучающийся должен демонстрировать следующие результаты образования:

Знать:

– профессиональную терминологию, законодательную и нормативно-методическую базу, регламентирующую применение информационных технологий в управлении (ПК-3);

– виды информационных технологий и основы информационных систем (ПК-4);

– сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, осознавать опасность и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК-9);

– основную проблематику документоведения (ПК-12);

– принципы действия и конструктивные особенности различных технических средств управления, их технико-эксплуатационные характеристики (ПК-39);

– принципы организации работ с применением информационных технологий (ПК-45).

Уметь:

– логически верно, аргументированно и ясно строить устную речь (ОК-4);

– использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-6);

– работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК-15);

– использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

– работать с различными источниками информации (ПК-13);

– анализировать ситуацию на рынке информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота (ПК-15);

– создавать и вести единые системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий (ПК-23);

– совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации (ПК-38);

– работать с современными системами информационного и технического обеспечения ДОУ (ПК-41).

Владеть:

– культурой мышления, быть способным к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-1);

– правилами организации всех этапов работы с документами (ПК-43);

– навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных (ПК-8), (ПК-37);

– основами информационно-аналитической деятельности и быть способным применять их в профессиональной сфере (ПК-10);

– методами проведения анализа организации ДОУ в конкретной организации (ПК-47).

Структура дисциплины (тематический план)

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очной форме обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очно-заочной форме обучения – 2 зачетные единицы, 72 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на заочной форме обучения составляет 3 зачетных единицы – 108 часов.

Введение

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Место дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» среди других дисциплин. Связь с дисциплинами «Информатика», «Информационное обеспечение управления», «Информационное право» и другими учебными дисциплинами.

Роль дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» в совершенствовании организации работы с документами в управлении, создании оптимальных условий работы служб документационного обеспечения управления за счет внедрения новых информационных технологий.

Обзор источников (нормативно-правовых и нормативно-методических документов), регламентирующих вопросы внедрения и использования информационных технологий в управлении. Характеристика законодательных, нормативных и методических документов и стандартов по изучаемой проблематике. Обзор литературы и периодики по теме.

Раздел 1. Отечественная нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и его предшественник.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, директивы и концепции. Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002–2010 годы)» (с измен. и дополнен. от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Нормативно-методические документы и стандарты. MoReq и MoReq2 и разработанные на их основе национальные стандарты.

Раздел 2. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов MS Office и Open Office

Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ. Реализация задачи контроля исполнений в среде пакетов офисных программ. Использование текстовых и табличных редакторов в ДОУ. Подготовка, регистрация, обработка и хранение документов средствами пакетов офисных программ.

Понятие «Композиционный электронный документ» и принципы его создания. Комбинирование разновидностей (текстовой, графической, табличной) информации в документе.

Дополнительные возможности работы с офисными программами:

– Автоматизация выполнения задач с помощью макросов.

– Способы создания макросов.

– Автоматическое создание оглавления и глоссария.

– Работа с формами и таблицами.

– Совместная работа.

Раздел 3. Lotus Notes как инструментальное средство создания систем управления документацией

Корпоративные базы данных. Понятие корпоративной БД и корпоративной ИС. Требования к корпоративной БД и ИС. Особенности технологии «клиент-сервер». Архитектура Lotus Notes. Модели коммуникаций, поддерживаемых Lotus Notes. Основные сведения о структуре программного обеспечения. Оконный интерфейс Lotus Notes, основные элементы. Варианты построения интерфейса пользователя.

Раздел 4. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые в управлении документами

Понятие «информационная технология» в электронном документообороте. Классификация информационных технологий, используемых для решения задач ДОУ. База данных. Понятие базы данных. Структура базы данных. Понятие шаблона базы данных. Типы полей и данных.

Основные свойства базы данных MS Access. Использование MS Access при решении задач управления документацией.

Интернет, Интранет, Экстранет. Основные понятия и методика работы в сети. Почтовые программы. Web-сайты и методика их проектирования. Копирование и сканирование информации.

Раздел 5. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированные системы управления документацией: общая характеристика, принципы построения и функционирования.

Справочно-правовые базы данных. Основные принципы построения и пользования. Справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс». «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО).

Раздел 6. Форматы электронных документов, используемые в документационном обеспечении управления

Основные виды и разновидности форматов электронных документов. Использование форматов электронных документов в документационном обеспечении управления. Текстовые форматы. Форматы хранения электронных документов. Форматы взаимодействия.

Раздел 7. Основы обеспечения информационной безопасности документационного обеспечения управления

Принципы, методы и технологии создания безопасной информационной среды документационного обеспечения управления. Угрозы информационной безопасности и пути их предотвращения (внутренний и внешний контуры защиты информации). ЭЦП и шифрование. Криптографические системы. Нормативно-правовые и нормативно-методические документы РФ, регламентирующие эти процессы. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации и др.

Образовательные технологии

При реализации программы дисциплины используются различные информационные технологии. Во время лекционных занятий используются электронные презентации с использованием проектора. Класс, оснащенный современными компьютерами, подключенными к Интернету и объединенными в единую внутреннюю сеть. Демонстрационный экран, связанный с компьютером преподавателя.

Практические занятия проходят в компьютерном классе с использованием специализированного программного обеспечения, баз данных и информационных ресурсов, а также необходимого технического обеспечения.

Самостоятельная работа студентов включает в себя консультации преподавателя при подготовке рефератов, а также самостоятельную работу студента с ресурсами Интернета, информационными правовыми системами, посещение специализированных выставок и конференций, участие в работе круглых столов и т. п.

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов

Примерная тематика курсовых проектов (работ)

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену)

Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины

Источники

Основные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 01 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. – № 43.– Ст. 4169.

Федеральный Закон Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 160 «О ратификации Конвенции Совета Европы «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» // СЗ РФ. – 2005. – № 52 (часть I). – Ст. 5573.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный Закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. № 1-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08 сентября 2010 г. № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» // СЗ РФ. – 2010. – № 38. – Ст. 4823.

Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2011. – 16 сентября.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // СЗ РФ. – 2008. – № 20. – Ст. 2372.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 года № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // СЗ РФ. – 2011. – № 8 – Ст. 1151.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 15 июня.

Постановление Правительства Российской федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Рос. газ. – 2009. – 22 сентября.

Доктрина информационной безопасности Российской Федерации // Рос. газ. – 2000. – 28 сентября.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр – 212) // Рос. газ. – 2008. – 16 февраля.

Дополнительные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 08 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» // Рос. газ. – 2001. – 10 авг.

Постановление Правительства Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 179 «Об утверждении Положения о пользовании сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1139.

Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» // СЗ РФ. – 2005. – № 4. – Ст. 305.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126 – 93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководство по их применению. Государственный стандарт Российской Федерации. Издание официальное. – М.: Госстандарт России, 1994. – 20 с.

ГОСТ 25.702 – 85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Эффективность АСУ. Основные положения. – М.: Госстандарт, 1985. – 25 с.

ГОСТ 34.03–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 16 с.

ГОСТ 34.601 – 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 23 с.

ГОСТ 35.003–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 19 с.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 – 2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v.1.0». – М.: Стандартинформ, 2011.

MoReg2. Типовые требования к АСЭД. Спецификация MoReg2. – М., 2008. – 345 с.

Литература

основная:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 295 с.: ил.

Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М., МЭИ. 2004. – 184 с.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – 349 с.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – 365 с.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – 461 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – 358, с.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – 297 с.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – 384 с.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Междунар. науч. – практ. конф., 26–27 нояб. 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 20010. – 384 с.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Науч. – метод. пособие. 2-е изд., доп. / М.В. Ларин, О.И. Рысков. М.: ВНИИДАД, 2008. – 208 с.

Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М., 2002. 224 c.

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. 288 с.

Серова Г.А. Компьютерные и информационные технологии в документационном обеспечении управления / Г.А. Серова; под общ. ред. К.И. Курбакова; – М.: КОС-ИНФ, 2008. – 158 с.

Дополнительная:

Безручко В.Т. Компьютерный практикум по курсу «Информатика» [Комплект] / В.Т. Безручко. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.

Голицина О.Л. Информационные технологии: учебник / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006, 2008. – 608 с.: ил.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; под. ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 624 с.: ил.

Информационные технологии управления: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / под ред. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ, 2008. – 438 с.

Королев А.Н. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (постатейный) / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2007. 128 с.

Костромин В.А. OpenOffice.org – открытый офис для Linux и Windows / В.А. Костромин. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 272 с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Делопроизводство в кадровой службе: Традиц. и автоматизированные технологии / Журн. «Управление персоналом». – М., 2008. – 480 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии делопроизводства (документационного обеспечения управления) / учеб. пособие под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. 256 с., ил.

Левин В.И. История информационных технологий: учебное пособие / В.И. Левин. – М.: Интернет-университет информационных технологий, 2009. – 335 с. (Основы информационных технологий).

Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – Издательство «Питер», 2007. – 410 с.

Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб пособие / Е.В. Михеева. – М.: Изд – во Проспект, 2007. – 448 с.

Руководство пользователя OpenOffice.org 2: Монография / Пер. с англ. Д. Чернова и др. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007. – 320 с.: ил. (Библиотека Линуксцентра).

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 288 с.

Черников Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах: Учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 320 с.: ил.

Черников Б.В. Офисные информационные технологии: Практикум: учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 400 с.: ил.

OpenOffice.org pro для профессионала. – второе, исправленное и дополненное. – М.: ДМК Пресс, 2008. – 448 с.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 27–31.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Открытые стандарты и открытые форматы электронных документов / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 4. С. 23–28.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Свободное программное обеспечение и открытые форматы в России / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 29–33.

Беляева Наталия. Согласование проектов документов при помощи MS Outlook // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 4. С. 72.

Берестова В.И., Ларина Е.В. Какими бывают мультимедиа-приложения и средства их разработки // Делопроизводство. 2008. № 1. С. 24–29.

Булавкина Л.В. Управляем информацией вместе с ABBYY FineReader! // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 9. С. 96.

Каменева Е.М. Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 6. С. 58; № 7. С. 64.

Каменева Е.М. Функция «слияние» программы MS Word – к Вашим услугам // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 3. С. 72.

Климочкина Н.И., Саражина Л.А. Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в делопроизводстве (на примере факультета экономики и управления Ухтинского государственного технического университета) // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 33–38.

Колесникова В.Л., Черных А.В. Автоматизированная программа «Абитуриент» в Белгородском государственном университете // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 45–49.

Лобанова А.М. Ведение контроля исполнения документов с использованием MS Excel: фильтры, промежуточные итоги и сводные таблицы MS Excel для обобщения и анализа результатов контроля исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 1. С. 96.

Морозов Петр. Как добиться взаимопонимания между разными версиями Microsoft Office? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 2. С. 62.

Папков А.И., Семикопенко Н.А. Организация работы с документами в управлении делами аппарата Белгородской областной думы на основе использования СЭД «Дело» // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 39–44.

Роднин Ю.А. Создание презентаций с помощью Microsoft PowerPoint // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 4. С. 100; № 5. С. 90; № 6. С. 94; № 7. С. 90; № 8. С. 94.

Серова Г.А. Как построить БД журнала регистрации документов, используя MS Access 2003 // Секретарское дело. 2008. № 6. С. 82–91.

Серова Г.А. Как решить задачу контроля исполнения документов используя MS Access 2003? // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 74–86.

Серова Г.А. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2008. № 1. С. 30–43.

Серова Г.А. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакета Microsoft Office // Секретарское дело. 2007. № 12. С. 50–61.

Серова Г.А. Учимся работа с СУБД Access 2003 (на примере кадровой службы) / Серова Г.А. // Секретарское дело. 2009. № 1. С. 15–20; № 2. С. 14–18; № 3. С. 20–25; № 4. С. 61–66.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 78–90.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (продолжение) (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 12. С. 16–21.

Сурадейкина Е.В. Автоматизация делопроизводственных процессов в государственном учреждении // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 45–50.

Фионова Л.Р., Побелян А.В. // Разработка предложений по внедрению информационных технологий в работу группы делопроизводства и режима (на примере районного отдела внутренних дел) // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 51–58.

Храмцовская Н.А. Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2 // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 10. С. 38.

Интернет-ресурсы

ИКТ в органах государственной власти России 2008: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2009: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2010: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, свободный.

Рынок СЭД 2010: обозрение [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2011. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/ reviews/free/dms2010/, свободный.

www.gov.ru/ – Сервер органов государственной власти РФ.

www.gosuslugi.ru/ – Справочно-информационный портал «Государственные услуги».

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ – Собрание законодательства РФ.

www.rg.ru/ – Российская газета.

www.mkrf.ru/ – Министерство Культуры РФ.

www.rusarchives.ru – Федеральное архивное агентство.

www.vniidad.ru/ – ВНИИДАД.

www.minsvyaz.ru/ – Министерство связи и массовых коммуникаций РФ.

www.gdm.ru/ – Гильдия управляющих документацией.

www.eos.ru/ – Компания «Электронные офисные системы».

http://www.directum.ru/ – Компания DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ – Компания «ИнтерТраст».

http://www.evfrat.ru/ – Компания Cognitive Technologies.

www.consultant.ru/ – официальный сайт компании Консультант-Плюс.

www.garant.ru/ – информационно-правовой портал Гарант.

ru.openoffice.org/ – свободный офисный пакет OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ – информационный портал для профессиональных Секретарей и административных работников.

http://www.mdi.ru/ – НТЦ ИРМ.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Программное обеспечение

– ABBYY FineReader;

– OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы

– «Консультант-Плюс»;

– «Гарант»;

– «Кодекс».

Материально-техническое обеспечение дисциплины

Компьютерный класс, подключенный к Интернету, оснащенный проектором для электронных презентаций и экраном. Все компьютеры должны быть связаны между собой в единую внутреннюю сеть и оснащены специализированным программным обеспечением.

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– ABBYY FineReader;

– Пакет офисных программ OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Планы семинарских занятий

Методом активизации образовательной деятельности, с целью формирования и развития профессиональных навыков обучающихся, выбрано «проблемное обучение», которое стимулирует студентов к самостоятельной «добыче» знаний, необходимых для решения конкретной проблемы. В основе «Метода проектов» лежит развитие познавательных навыков студентов, умений самостоятельно конструировать свои знания, ориентироваться в информационном пространстве, развивать критическое и творческое мышление.

Общение преподавателя со студентом позволяет фиксировать логику работы семинара и контролировать деятельность каждого студента, учитывая его индивидуальность; дает возможность организовать не только коллективное обсуждение темы, но и построить несколько частных диалогов, помогающих решить или даже предотвратить психологические проблемы, возникающие у студентов, не имеющих опыта участия в научных или учебно-познавательных дискуссиях.

Тематические разделы

Тема 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

План:

1. Нормативно-правовая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления.

2. Нормативно-методические документы и стандарты.

Литература:

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // СЗ РФ. – 2002. – № 52. – Ст. 5140.

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2006. – № 19. – Ст. 2060.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152 // СЗ РФ. – 2006. – № 31. – Ст. 3921.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ. – 2010. – № 31. – Ст. 4196.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1110.

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям» // СЗ РФ. – 2007. – № 53. – Ст. 6627.

Постановление Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. № 947 «Об утверждении Правил разработки, апробации, доработки и реализации типовых программно-технических решений в сфере региональной информатизации» // СЗ РФ. – 2008. – № 2. – Ст. 81.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года // СЗ РФ. – 2004. – № 40. – Ст. 3981.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р о Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006–2008 годах (с изменениями от 9 февраля 2008 г.) // СЗ РФ. – 2005. – № 46. – Ст. 4720; 2008. – № 7. – Ст. – 633.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года» // СЗ РФ. – 2006. – № 30. – Ст. 3419.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения» // СЗ РФ. – 2010. – № 52 (Ч. 1). – Ст. 7181.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007. – 15 с.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов: Часть 1. Принципы». – М.: Стандартинформ, 2009. – 23 с.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Руководство для разработчиков стандартов по управлению документами». – М.: Стандартинформ, 2010. – 7 с.

Тема 2. Автоматизация процессов управления документацией

План:

1. Основные объекты и принципы автоматизации процессов управления документацией.

2. Типовые задачи автоматизации: создание, использование, передача, хранение, поиск, контроль исполнения документов.

Литература:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 116–137.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Международной научно-практической конференции 26–27 ноября 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2010. – С. 352–360, 405–414.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – м.: Финансы и статистика, 2004. – С. 149–209, 453–471, 534–566.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Метод. Пособие / М.В. Ларин., О.И. Рысков; ВНИИДАД. – М, 2008. – С. 111–189.

Проанализировать материалы сайтов российских систем электронного документооборота, например:

eos.ru – «Дело» Компания эос;

letograf.ru – «Летограф» Компания Летограф;

evfrat.ru – «Евфрат» Компания Cognitive Technologies;

intertrust.ru – «Office – Media» Компания Интер – Траст;

directum.ru – «DIRECTUM» Компания DIRECTUM.

Подготовиться к анализу возможностей систем для документационного обеспечения управления. Подобрать варианты готовых решений для автоматизации процессов управления документацией.

Планы практических занятий и методические указания по их выполнению

Практические занятия по курсу «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков и закрепления теоретико-методологических знаний. Эти занятия построены в виде имитации реальных работ или технологических процессов, осуществляемых в информационном и документационном обеспечении управления.

Тематические разделы

Тема 1. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов офисных программ

1. Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ.

2. Решение задач ДОУ с применением текстовых редакторов.

3. Решение задач ДОУ с применением табличных редакторов.

Контрольные вопросы:

Как средствами пакетов офисных программ можно подготовить, регистрировать, хранить и обрабатывать документы?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением текстовых редакторов?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением табличных редакторов?

Тема 2. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые при управлении документацией

1. Изучение возможностей базы данных MS Access.

3. Особенности поиска информации в Интернете.

4. Выявление ресурсов Интернета на документационное обеспечение управления.

Контрольные вопросы:

1. Какие функции имеет база данных MS Access?

3. Какие особенности поиска информации в Интернете актуальны для Вас?

4. Перечислите выявленные Вами ресурсы Интернета для ДОУ.

Тема 3. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

1. Работа с автоматизированными системами ДОУ.

2. Изучение массива информации в 2–3 информационных справочных правовых системах.

3. Лабораторные занятия в системе электронного документооборота (СЭД) дают не только наглядное представление о назначении и всех функциональных возможностях системы, но и прививают навыки работы с ней. Представлены системы электронного документооборота российских производителей.

Примерные темы лабораторных занятий в системе электронного документооборота (СЭД)

1. Функциональные характеристики системы (регистрация документов, работа с файлами (электронными документами), работа с поручениями, работа с проектами документов, формирование дел, информационно – справочная работа и т. д.).

2. Настройка системы на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники).

3. Особенности регистрации РК (регистрационных карточек) различных групп документов.

4. Разделы РК и регистрация связанного документа.

5. Наложение и исполнение резолюций в РК.

6. Поиск РК документов.

7. Просмотр и печать РК.

8. Виды и параметры отчетов.

9. Журнал и реестр передачи документов.

10. Интеграция СЭД с другими программными продуктами.

Примерное задание к лабораторным работам

Предложена таблица:

СЭД – система электронного документооборота

Задания:

I. Проанализировать сайты вендоров.

II. Ответить на вопросы по всем предложенным в таблице СЭД:

1. Какие функции по управлению документацией (функции ДОУ) реализованы в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

2. Определить какие стандартные технологии (платформы), СУБД и программное обеспечение используются в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

Лабораторные занятия в информационно-справочной правовой системе прививают навыки работы, а также демонстрируют варианты решения проблем, связанных с поиском документов в системе и работой с ними.

Примерные темы лабораторных занятий в информационно-справочной правовой системе

1. Быстрый поиск: поиск конкретного документа.

Вам понадобилось найти и изучить текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Быстрый поиск: поиск конкретного документа; отправка документа по электронной почте.

– Вам позвонил Ваш коллега и попросил переслать ему по электронной почте текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

– Необходимо найти текст Федерального закона «Об Архивном деле» и сохранить его на диск в папку «Мои документы».

3. Быстрый поиск: поиск конкретного фрагмента документа; перенос фрагмента документа в MS Word.

Вы готовите к публикации материал. В связи с этим Вам необходимо найти статью 226 Гражданского кодекса (часть первая). Найдите эту статью и скопируйте ее в MS Word.

4. Быстрый поиск: поиск информации по вопросу; построение полного списка; работа с папками; документ на контроле.

– Необходимо выяснить, какой предельный размер возмещения по вкладам предусмотрен для физических лиц. Документ, содержащий ответ на вопрос, поставьте на контроль, чтобы в случае изменений система сообщила Вам об этом. Заведите системную папку и сохраните в ней все найденные документы.

– Необходимо выяснить, кто в соответствии с законодательством РФ обязан оплачивать обязательное медицинское страхование неработающих студентов вузов дневной формы обучения?

Материально-техническое обеспечение лабораторных занятий

Лабораторные занятия проводятся в Центре информационных технологий ИАИ РГГУ. Наличие плазменной панели помогает в обучении студентов, т. к. сначала преподаватель демонстрирует на большом экране алгоритм работы, затем студенты приступают к самостоятельной работе.

При проведении лабораторных работ используются интернет-источники и методические материалы.

Программные средства, задействованные в процессе обучения:

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– Свободный пакет офисных приложений OpenOffice.org;

– ABBYY FineReader;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox;

– Справочно-правовые системы «Консультант», «Гарант», «Кодекс».

Программные продукты, задействованные в процессе обучения:

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Методические материалы

При проведении лабораторных работ используются методические материалы, разработанные компанией – производителем СЭД. Каждому студенту предоставляются распечатанные материалы по работе в программе.

Методические рекомендации предназначены для рационального распределения времени студента по видам самостоятельной работы и разделам дисциплины. Они составляются на основе сведений о трудоемкости дисциплины, ее содержании и видах работы по ее изучению, а также учебно-методического информационного обеспечения.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очной формы обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа, из них 128 часов аудиторных занятий, 124 часа отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очно-заочной формы обучения составляет 2 зачетных единицы, 72 часа, из них 16 часов аудиторных занятий, 56 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для заочной формы обучения составляет 3 зачетных единицы, 108 часов, из них 10 часов аудиторных занятий, 98 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Для обеспечения разных видов самостоятельной работы см. раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины».

Для определения трудоемкости самостоятельной работы по разделам дисциплины см. таблицу в Рабочей программе дисциплины «Структура дисциплины (тематический план)».

При самостоятельном изучении разделов дисциплины необходимо использовать рекомендованные учебные пособия, федеральное законодательство, официальные Интернет-сайты.

Вид самостоятельной работы: подготовка реферата

Темы рефератов:

1. Исследование типовых задач автоматизации документационного обеспечения управления.

2. Исследование современных информационных технологий, используемых при управлении документацией.

3. Использование автоматизированных информационных систем документационного обеспечения управления.

4. Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий управления документацией.

5. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий документационного обеспечения управления.

6. Анализ форматов электронных документов, используемых при управлении документацией.

7. Анализ открытых форматов электронных документов и свободного программного обеспечения для решения задач управления документацией.

8. Анализ программных продуктов для осуществления функций управления документацией.

11. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией за рубежом.

12. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией в РФ.

13. Анализ автоматизированных систем ДОУ.

14. Планирование деятельности специалиста по управлению документами на базе информационных технологий.

15. Управление документами средствами пакета MS Office.

16. Управление документами на базе Lotus Notes.

Подготовка реферата позволяет закрепить теоретические знания по дисциплине, приобрести навыки самостоятельного углубленного изучения одного из разделов курса. При подготовке реферата студенты получают навыки и умение работать с источниками и литературой, анализировать факты и данные специальной литературы, излагать прочитанное современным профессиональным языком.

Реферат должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к подготовке и оформлению научных работ.

Реферат включает:

– титульный лист;

– введение;

– основную часть (тематические разделы);

– заключение;

– список использованных источников и литературы.

Объем реферата – 15–20 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 13–14). Реферат пишется на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 (210х197мм).

Страницы реферата нумеруются арабскими цифрами на верхнем поле листа, без кавычек, дефисов и других знаков препинания. Титульный лист и оглавление не нумеруют, но включают в общий объем реферата.

Научно-справочный аппарат реферата включает список источников и литературы и подстрочные сноски. Подстрочные сноски используются во всех случаях цитирования в тексте реферата правовых актов, документов, произведений авторов монографий, статей, учебников, учебных пособий, а также при цитировании стандартных определений терминов и понятий. Все приводимые в реферате факты, цифры, даты, конкретные данные также должны быть подтверждены подстрочными сносками.

Сноски нумеруют в пределах одной страницы арабскими цифрами, текст сноски размещают под последней строкой текста.

Также для подготовки реферата использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины». Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к зачету, экзамену.

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену):

1. Понятие «информационные технологии» в документационном обеспечении управления.

2. Основные информационные технологии, используемые в документационном обеспечении управления. Назначение, место, роль.

3. Технологии создания документов.

4. Технологии хранения документов.

5. Справочно-правовые системы, их состав, структура и принципы построения. Примеры.

6. Средства и виды поиска информации в справочно-правовых системах. Примеры.

7. Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот».

9. Разработки ведущих компаний-разработчиков программных продуктов для ДОУ (компания по выбору студента).

10. Критерии оценки и выбора компании-разработчика программного продукта для управления документацией.

11. Использование баз данных в управлении. Примеры.

12. Организационные и технические проблемы контроля исполнения документов.

13. Возможности реализации функций контроля в современных информационных системах.

14. Использование классификаторов и рубрикаторов для создания БД учетного типа.

15. Основные информационные технологии, используемые в работе с информационными ресурсами организации.

16. Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office.

17. Понятие «корпоративная база данных» и «корпоративная информационная система». Технология «клиент-сервер».

18. Модели коммуникаций, поддерживаемые Lotus Notes.

19. Понятие «поля» в базах данных. Типы полей. Типы данных, используемых в БД.

20. Использование форматов электронных документов документационного обеспечения управления.

21. Открытые форматы ЭД и свободное программное обеспечение, их значение для управления документацией.

22. Форматы хранения электронных документов.

Для подготовки к зачету (экзамену) использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины. Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к семинарским занятиям

См. раздел «Планы семинарских занятий » в УМК.

Также для подготовки к семинарским занятиям использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины», конспекты лекций и семинаров, а также сайты, указанные в списке источников.

При подготовке к семинарским занятиям самостоятельная работа студента представляет собой следующие виды деятельности:

– самостоятельное ознакомление с предложенными источниками и литературой по теме семинарского занятия;

– выявление составляющих темы занятия, изучение отдельных ее аспектов;

– анализ и обобщение полученной информации;

– создание формы представления информации;

– подготовка к выступлению на семинарском занятии.

Формами представления информации могут быть: доклад, сообщение, заметка.

Доклад представляет собой документ, содержащий изложение результатов работы студента с предложенными источниками и литературой по выбранной студентом теме. В докладе должно быть освещено основное содержание темы, обоснованы выводы и собственные соображения докладчика. Объем доклада составляет 3–5 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4.

Сообщение – краткая, обзорная информация по одному из подвопросов темы семинарского занятия. Носит справочный характер или характер дополнения. Объем сообщения может составлять 1–2 страницы текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4).

Заметка может иметь характер сообщения или отдельного комментария по теме доклада или выступления. Специфики оформления не имеет.

По результатам самостоятельной работы студент должен быть готов к выступлению по теме занятия, освещению отдельного аспекта темы, а также к обсуждению заявленных вопросов.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация управления электронными документами» (Коллектив авторов, 2014) предоставлен нашим книжным партнёром -

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Оно позволяет организовать работу с документами, создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиск, использование и контроль исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ), а документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексировании, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
приобрести готовую тиражно-заказную систему из числа предлагаемых программ на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Область применения системы "LanDocs" – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения данной системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архивы) и работа с текстами электронных документов;
учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве термины понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного ("бумажного") делопроизводства.

Программное обеспечение линии "LanDocs" предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства "LanDocs" позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, которая аналогична работе с бумажными документами.

Система "LanDocs" представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО " – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Она реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000; поставляется для работы с СУБД "Oracle" и MS "SQL Server"; снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами "LanDocs" в Windows-приложения сторонних разработчиков.

Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" – серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

"LANImage СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ" – система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

"LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" – специализированный web-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet; позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно-независимого клиента стандартный Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР " – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты; обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы "LanDocs" исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО".

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" – клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Пользователь имеет возможность получать задание и документы из базы данных "LanDocs" и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" – подсистема безопасности в системе "LanDocs", предназначенная для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений "LanDocs". Сервер безопасности реализует функции центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты "LanDocs", производить проверку подписей других пользователей. События с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

"LanDocs : МАРШРУТИЗАЦИЯ" – программное средство, расширяющее возможности "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа, определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные но фактическим параметрам процессов.

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" позволяет выполнять следующие основные функции:

регистрацию документов;
ввод текстов документов и поддержку функций работы с файлами;
обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
контроль исполнения документов и заданий;
работу в режиме замещения исполнителя;
отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок;
навигацию и поиск документов;
отчетность по документообороту;
сканирование бумажных документов, работу с изображениями документов (средствами "LAN Image");
интеграцию с офисными приложениями для работы с электронными документами;
интеграцию с внешними Windows-приложениями;
рассылку заданий и извещений пользователям электронной почты;
применение электронной подписи, выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
работу через Интернет;
ведение справочников.

"LanDocs" – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе "LanDocs" представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом, – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе "LanDocs", понимают специальный информационный объект – "Документ LanDocs".

Документ "LanDocs" – это совокупность трех основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ "LanDocs", который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для его поиска. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован программным модулем "LANImage", вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом – совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информации о примененных электронных подписях.

"Представление" документа в системе как "документа Dm Docs" позволяет придать документам "LanDocs" то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.

Реализованные в системе "LanDocs" механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

защитить от несанкционированного входа паролем;
определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает "Права на файл" – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

возврат к предыдущей версии;
изменение имени файла;
изменение статуса файла;
назначение права на файл;
просмотр;
редактирование;
удаление.

При использовании программного обеспечения "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" дополнительно обеспечивается защита целостности документов "LanDocs" (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

Назначение программной линии "LanDocs". Линия программных продуктов "LanDocs" предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа "LanDocs" позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике учета документов и контроля исполнения поручений. Она предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО "LanDocs ". После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
повышение точности планирования проекта;
максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включаются:

от создателя программы – руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., а также специалисты по информационной безопасности и необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".

Рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система (АС) "ДЕЛО" полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

АС "ДЕЛО" предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства.

АС "ДЕЛО", установленная в организации с территориально распределенной структурой, должна быть связана с другими подобными ей системами посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс МАРЕ. В систему включен web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Интернет (интранет). Стандартная версия системы "ДЕЛО" работает с СУБД "Oracle" и МС "SQL Server". Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляются дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работу по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления "ДЕЛО" состоит из четырех подсистем: "делопроизводство", "отчетные формы", "справочники", "администрирование".

Подсистема "Делопроизводство" реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

модуль "Регистрация" позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль "Исполнение";
модуль "Исполнение" обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
модуль "Поиск" осуществляет поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
модуль "Реестр". С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема "Отчетные формы" формирует список в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, а также сводки напоминаний об исполнении контрольных документов и т.д.

Подсистемой "Справочники" реализуется функция обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема "Администрирование" используется для ведения списка пользователей системы, в котором для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.

Управление любой организации – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами.

Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Нормативно-методическая база управления документацией в России, представленная, в частности, таким важным документом, как «Государственная система документационного обеспечения управления», введенным в действие еще Главархивом СССР в 1988 г., в значительной степени устарела и требует обновления.

В целях регулирования отношений в области организации документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также всех организаций (независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы) был разработан проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», в котором, наряду с прочим, введено понятие электронного документа – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и электронного носителя документов – это материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.

В числе основных направлений регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности в организации выделяются участие в разработке и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности.

Теоретические исследования вопросов автоматизации обработки неструктурированной информацией (начавшиеся еще в 50-х гг.) пока не привели к созданию стандартных информационно-поисковых языков (подобных SQL), которые можно было бы использовать для формализованного описания и содержания документов и построения запросов * .

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных. Поисковый характер документальных информационных систем определил еще одно их название – информационно-поис-ковые системы. На российском рынке представлены программные продукты в основном для обеспечения потребностей в правовой информации: «КонсультантПлюс», «Гарант» и «Кодекс».

В то же время информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности должны функционально обеспечивать управляемость и прозрачность деятельности предприятия, а также накапливать и управлять знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30 % – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т.е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Приведем следующий пример: в организации идет работа по совместной подготовке некоторого контракта, состоящая: из обсуждений основных пунктов контракта с контрагентом, внесений изменений в текст контракта, хранения нескольких файлов с различными вариантами контракта. И, когда все готово, спустя время может оказаться так, что на самом деле был подписан не последний вариант контракта (была взята не та «рыба», и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен). Выход из подобных ситуаций – в применении в документационном обеспечении управленческой деятельности организаций электронных документов и электронных технологий – системы электронного документооборота (СЭД).

На первый взгляд, СЭД представляются достаточно автономными программами, отражающими движение документов предприятия и обеспечивающими работу с ними. Между тем, создание и внедрение СЭД есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий и корпоративной информационной системы.

Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов – элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. Документ же (бумажный или электронный) выступает как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями.

Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» (рис. 2.21). Для того чтобы вернуть товар покупателю, менеджер создает накладную на возврат (этап 1), затем работник склада, получив накладную, возвращает товар (этап 2), а после отработки накладной (отгрузки товара) документ отправляется в архив. При этом документ «Накладная на возврат товара» курсирует от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап. В свою очередь, перед менеджером и работником склада встают соответствующие задачи, также кочующие от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап.

Аналогичным образом можно описать и любые другие бизнес-процессы предприятия: «Сборка», «Выдача денег» «Закупка товара» и т.д. Следовательно, при автоматизации бизнес-процессов можно реализовать функционал, позволяющий визуализировать документооборот.

Рис. 2.21. Бизнес-процесс «Возврат товара покупателю»

Автоматизируя планирование, прогнозирование, оперативное управление, учет, анализ данных функции, ERP-системы опираются опять же на документы, «проходящие» по бизнес-процессам (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия

Таким образом, над схемой из рис. 2.21 формируется надстройка поддержки изменений информации в документе в результате его движения от этапа к этапу. Это дает основания утверждать, что механизмы управления предприятием, планирования и анализа опираются на технологию документооборота.

Рассмотрим представленные на рынке системы электронного документооборота, которые условно можно разделить на три группы.

Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.

СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем – процесс сложный и не всегда реализуемый.

СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД «зашиты» в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.

Рассмотрим концепцию устройства СЭД в общей информационной инфраструктуре организации.

Основная единица информации и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Способ хранения документа зависит от того, как с ним удобнее работать. Документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов – так проще и практичнее, поскольку каждый из них редактируется своей программой.

Жизненный цикл документа в СЭД проходит последовательный ряд этапов, показанный на рисунке 2.23.

Рис. 2.23. Жизненный цикл документа в СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива – хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней – подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использования стандартных ресурсов имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.

Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему зависимости критически важной информации от поставщика СЭД. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Слабые стороны такого подхода – в том, что реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно если нужна сложная структура. Вторая проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, например, на основе Lotus Notes/Domino, то это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д., – грех не воспользоваться ее ресурсами. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Для реализации хранилища документов существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При этом, большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требует перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота.

Фундаментальные компоненты, из которых складывается функциональность любой СЭД:

Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот». Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Для документа важен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты – отличный материал для принятия управленческих решений.

Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр» полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение – это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная – СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически.

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота – повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.

Книга: Конспект лекций Документалистика

РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Значение документационного обеспечения управления

Документ выполняет много функций. Государственный стандарт 16.487-83 определяет документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, определяет общую функцию документа как носителя информации. Эта функция документа особенно важна в оперативном управлении. После использования документа в текущей работе он выполняет еще одну важную функцию - выступает как исторический источник. Эти особенности привлекали внимание работников управления и архивистов. Органы управления, институты власти должны взаимодействовать в своей работе.

В период перестройки системы управления документ выполняет ряд теоретических функций, которые применяются в рамках научных дисциплин документоведения и архівоведення.

Технология управления, сведена к простой схемы, может быть представлена в виде принятия решения, организации его выполнения и контроля за выполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных общегосударственных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощение в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля за выполнением. Во всех случаях должны быть установлены указанные части.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия необходимого решения. Если информация поступила с опозданием, вы теряете возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях. То есть возможность или шанс потеряны. С другой стороны, если информация недостаточна или вы знаете что-либо наполовину,

ваше решение может быть не только не самым лучшим, а даже ошибочным, поскольку вы не учли всех факторов.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано с развитием общества. Любой субъект или каждый человек в отдельности может существовать только в случае, когда идет обмен информацией. В условиях рыночных отношений стремительно меняется экономическая ситуация, коммерческие предприятия "выживают" только в том случае, если они своевременно знают что, когда, как и сколько стоит. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, и наоборот.

Это свидетельствует о существенных изменениях в организации информационных ресурсов в обществе, показывает, что информация и документ как ее носитель осуществляют влияние на все аспекты управления, а также на функционирование различных структур, которые влияют на конечный результат в экономической сфере.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной (основной) обеспечительной (обслуживающей) функцией управления, выполнение которой требует специальных - профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность, четкость в деятельности любого субъекта.

Информационно-документационное обеспечение осуществляют специальные структурные подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат (или секретарь-помощник). Эти подразделения должны быть укомплектованы специалистами. Секретарь-помощник также должен иметь специальное образование в зависимости от уровня руководителя и уровня его подготовки.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа в наше время, должна выполняться при условии соблюдения требований научной организации труда. То есть это означает, что нет такой работы, которую бы не нужно было правильно организовывать, и человек, выполняющий эту работу, должна быть знакома с особенностями ее выполнения. Для этого работа должна быть разделена на определенные составные части - от самых сложных до простейших операций. Каждую часть надо отработать, то есть организовать наилучшим образом, поскольку в любой работе нет мелочей, все должно быть продуманным. Из таких продуманных, правильно организованных операций и состоит научная организация труда. Как правильно выполнять ту или иную работу определяют нормативно-методические документы.

В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ-объект и результат труда в сфере управления.

Работа с информационно-документационного обеспечения состоит из одинаковых операций. Только одними субъектами она выполняется традиционными методами (вручную), другими - с помощью средств механизации и автоматизации. Но все этапы работы с документами остаются. Поэтому любой элементарно грамотный работник управленческого аппарата должен не только правильно составлять и оформлять документы, но и знать, какие виды работ выполняются с ними.

Любая работа сегодня совершенствуется путем внедрения новых машин и процессов. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, которая содержится в документах.

Но машинная обработка документов ставит свои требования. Относительно документов требования к их формату, порядку оформления, изложения текста.

Документ также можно разделить на простейшие составные части (реквизиты) и в каждой части есть правила наиболее правильного ее написания и оформления. Эти правила закреплены ДСТУ 4163-2003. Требования к оформлению документов также достаточно подробно описаны в системе документационного обеспечения управления, поскольку во всех документах можно выделить одинаковые составные части (реквизиты), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адреса, дат, грифов согласования, утверждения, порядок заключения и др.). Данные требования устанавливает ДСТУ 4163-2003.

Одним документом оформляется только одноразовое действие. Документы выступают в тесном взаимодействии друг с другом и образуют систему документации. Государственный стандарт дает определение системы документации как совокупности взаимосвязанных документов в определенной сфере деятельности.

Существуют системы финансовой, первичной и учетной бухгалтерской документации бюджетных объектов и субъектов, учетно-денежной документации, организационно-распорядительной и др. Таким образом, каждый управленец должен уметь изымать и знать ту систему документации, с которой он работает. Например, работник отдела кадров должен знать и уметь составлять и оформлять все кадровые документы,

а также контракты и трудовые соглашения. Но наиболее общими являются организационно-распорядительные документы, с которыми приходится иметь дело любому управленцу. Сюда относятся такие организационные документы, как устав, положения, инструкции, распорядительные документы-приказы, распоряжения, указания, постановления, решения; информационно-справочные-акты, справки, докладные и объяснительные записки, а также наиболее массовые виды служебных документов - письма, телеграммы, телефонограммы. Каждый вид названных документов имеет свои особенности в оформлении и изложении текста, которые нетрудно изучить.

Порядок работы с документами тоже делится на определенные этапы. Каждый этап имеет свои приемы наилучшего его выполнения. Начинается эта работа с поступления и первичной обработки документов. Этот этап является независимо от способа передачи информации: по почте, лично, телеграфом, факсом. Как правило, эта работа ведется централизованно и состоит из чисто технических операций, подробно описанных в правилах и инструкциях.

Регистрация документов - важный этап. В процессе регистрации ведется учет полученных документов, но самым главным является запись показателей о документе, которые позволяют организовать контроль за его выполнением и информационно-справочную работу с документами, т.е. в процессе регистрации закладывается банк данных о документах, которые циркулируют в объекте или субъекте.

С регистрацией документов тесно связан следующий этап-контроль за выполнением. Правильно организованный срочный контроль позволяет знать в любой момент, что должно быть выполнено, и помогает субъекту эффективно спланировать свой рабочий день.

От постановки регистрации документов зависит и организация информационно-справочной работы. Служба информационно-документационного обслуживания или секретарь обязаны за несколько минут выдать справку: где, у кого, на какой стадии работы находится любой документ, а также ответить на вопрос: в каких документах содержится информация по той или иной проблеме, что вас интересует. Регистрация может производиться в ручном режиме - на карточках или в автоматизированном - на компьютере. Технология регистрации документов хорошо изложена в нормативно-методических пособиях.

После первичной обработки и регистрации документ поступает на исполнение. Этот этап связан с проблемой прямоточности движения документа. Движение документа до исполнителя отражающей систему организации управления. При четком распределении обязанностей и делегировании полномочий документ сразу попадает на исполнение. При зацентралізованій системе управления, когда руководитель берет на себя решение всех, даже мелких вопросов, каждый документ поступает к нему на резолюцию и после этого поступает на выполнение. Подготовленный документ будет идти, таким образом, снизу-вверх - от исполнителя, с многочисленными согласованиями, к руководителю на подпись. Движение документа наглядно отражает оперограмма и позволяет увидеть все повторные и лишние операции.

Следующий этап - текущее хранение документов. Любой документ после того, как в процессе управления использована зафиксированная в нем информация, выполняет функцию сохранения и накопления информации с тем, чтобы к этой информации снова можно было вернуться, когда в этом возникнет потребность. Для этого документы должны быть размещены так, чтобы нужный документ можно было найти за считанные минуты. Поскольку документов, которые откладываются в процессе работы субъекта, много, их организация в текущем сохранении требует предварительной классификации, то есть распределение на группы (дела) для оперативного их поиска. Для распределения документов по делам разрабатывается простейший классификатор - номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые ведутся в субъектах.

Номенклатура - важнейший документ. Хорошо составленная номенклатура дел позволяет иметь четко налажено текущее хранение документов. Однако составление номенклатуры требует специальных знаний. Многолетний опыт работы по составлению номенклатур позволяет утверждать, что составить номенклатуру может только специалист в области делопроизводства или архивист. Если субъект не может сам квалифицированно составить номенклатуру, нужно обратиться. в архивную службу. Обложки дел заводятся согласно номенклатуры. Оформление обложек и распределение документов внутри дел также должны проводиться с учетом специальных правил.

Составление номенклатуры дел, формирование дел и их сохранность связанные с экспертизой ценности документов. Под экспертизой понимают определение практического и научного значения документов, определение сроков их хранения. В зависимости от ценности документов они могут иметь разные сроки хранения: краткосрочные (до 10 лет), долговременного хранения (в основном, это документы по личному составу, которые хранятся 25-75 лет) и постоянные. Сроки хранения документов можно определить в специальных справочниках, которые называются "Перечни документов по срокам хранения". Они бывают типовые и ведомственные. Типовой перечень существует для управленческих документов, научно-технической документации, кино - и фотодокументов; ведомственные перечни почти для всех сфер деятельности (культуры, здравоохранения, кинематографии, сельского хозяйства и др.). Ведомственный перечень более подробно охватывает документы, которые создаются в процессе деятельности определенной сферы. Сроки хранения документов определяются при формировании дел, поскольку в одно дело не разрешается формировать документы постоянного и временного сроков хранения. В противном случае документы придется перегруппировать. Порядок проведения экспертизы и оформления ее результатов хорошо изложены в нормативно-методических документах.

1, наконец, завершающим этапом работы с документами является подготовка дел для длительного хранения или для сдачи их в архив. В оперативной работе, как правило, дела используются два года - текущий год и прошлый. Дела за предыдущие годы надо обработать и передать в архив субъекта (если он есть) или переложить для хранения в другую шкаф. Обработка дел проводится согласно установленных правил. Если эту работу проводить регулярно, каждый год, дела субъекта будут в полном порядке и поиск нужных дел и документов не будет составлять трудностей.

Порядок составления и оформления документов и организация всех этапов работы с ними достаточно подробно описаны в нормативно-методических документах. Пакет документов должен быть у каждого субъекта или объекта, а если они большие - в каждом структурном подразделении.

Архивисты, которые ведут контроль за деятельностью объектов или субъектов, должны, прежде всего, предоставить консультации, определить, какие должны быть у субъекта или объекта нормативно-методические документы, с помощью которых можно найти ответ на многие вопросы относительно составления, обработки, организации документов.

Пакет нормативно-методических документов состоит из двух частей. В первой части должны быть общегосударственные нормативно-методические документы, набор которых в полном объеме должен продаваться в архивных учреждениях не только в центре, но и на местах. К этим документам относятся:

Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

служб документационного обеспечения.

Типовая инструкция по справознавства в объектах и субъектах.

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень типовых документов, которые создаются в процессе

деятельности госкомитетов, объектов, субъектов с определением сроков

их хранения.

Субъектам, которые имеют дело с любыми обращениями граждан, полезно иметь "Типовое положение о ведении делопроизводства по вопросам обращений, заявлений и жалоб граждан в государственные органы управления и предприятия", в котором определен порядок и методика работы с этой категорией документов.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов самого субъекта. К нему относятся:

Устав или положение об объект или субъект.

Положение о структурном подразделении (если субъект имеет разветвленную структуру).

Должностные инструкции работников структурных подразделений.

Инструкция по ведению дел данного субъекта.

Номенклатура дел.

Табель форм документов структурных подразделений или

субъекта в целом.

Относительно последних трех документов инструкция по делопроизводству должна быть конкретизирована для данного субъекта его примерами, номенклатурой дел и табелем форм документов с образцами документов, которые могут быть разработаны на хозрасчетной основе или состоять работниками местной архивной службы.

12. 2.8. Требования к тексту документа
13. 2.9. Составление организационно-распорядительных документов

Перечислите информационно документационные технологии обеспечения достоверности информации. Примерное задание к лабораторным работам

* * *

* * *

Книга: Конспект лекций Документалистика

Рекомендуем почитать

Поиск по сайту