ru

Χαρακτηριστικά και σκοπός. Οι εργασίες γραφείου περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: εργασία γραφείου, διαχείριση, έλεγχος διαχείρισης, δημιουργία αναφορών, αναζήτηση, εισαγωγή και ενημέρωση πληροφοριών, προγραμματισμός, ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ τμημάτων γραφείου, μεταξύ γραφείων επιχειρήσεων και μεταξύ επιχειρήσεων. Οι τυπικές διαδικασίες που εκτελούνται στις εργασίες που αναφέρονται παραπάνω είναι οι εξής:

· Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων πληροφοριών (ανάγνωση και απάντηση σε επιστολές, σύνταξη εκθέσεων, εγκυκλίων και άλλης τεκμηρίωσης, η οποία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει σχέδια και διαγράμματα).

· Συλλογή και επακόλουθη ανάλυση δεδομένων (αναφορά για ορισμένες χρονικές περιόδους για διάφορα τμήματα σύμφωνα με διάφορα κριτήρια επιλογής).

· αποθήκευση λαμβανόμενων πληροφοριών (γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και αναζήτηση απαραίτητων δεδομένων).

Τα κύρια στοιχεία του αυτοματισμού γραφείου παρουσιάζονται στο Σχήμα 3.3.

Ρύζι. 3.3. Βασικά εξαρτήματα αυτοματισμού γραφείου

Αυτοματοποιημένη τεχνολογία πληροφοριών γραφείου- οργάνωση και υποστήριξη διαδικασιών επικοινωνίας τόσο εντός του οργανισμού όσο και με το εξωτερικό περιβάλλον με βάση δίκτυα υπολογιστών και άλλα σύγχρονα μέσα μετάδοσης και εργασίας με πληροφορίες.

Οι τεχνολογίες αυτοματισμού γραφείου χρησιμοποιούνται από διευθυντές, ειδικούς, γραμματείς και υπαλλήλους γραφείου. Σας επιτρέπουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα της εργασίας και καθιστούν δυνατή την αντιμετώπιση ενός αυξανόμενου όγκου εργασίας.

Ωστόσο, αυτό το όφελος είναι δευτερεύον σε σχέση με τη δυνατότητα χρήσης του αυτοματισμού γραφείου ως εργαλείου επίλυσης προβλημάτων. Η βελτίωση των αποφάσεων που λαμβάνονται από τα στελέχη ως αποτέλεσμα της βελτιωμένης επικοινωνίας τους μπορεί να εξασφαλίσει την οικονομική ανάπτυξη της εταιρείας.

Ηλεκτρονικό γραφείοείναι ένα σύμπλεγμα λογισμικού και υλικού σχεδιασμένο για την επεξεργασία εγγράφων και την αυτοματοποίηση της εργασίας των χρηστών σε συστήματα ελέγχου.

Το ηλεκτρονικό γραφείο περιλαμβάνει το ακόλουθο υλικό: υπολογιστές, πιθανώς συνδεδεμένοι σε δίκτυο. συσκευές εκτύπωσης? μέσα αντιγραφής εγγράφων· μόντεμ (εάν ο υπολογιστής είναι συνδεδεμένος σε παγκόσμιο δίκτυο ή σε γεωγραφικά απομακρυσμένο υπολογιστή). Επιπλέον, το υλικό μπορεί να περιλαμβάνει σαρωτές που χρησιμοποιούνται για την αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών κειμένου και γραφικών απευθείας από έγγραφα προέλευσης. σερπαντίνες σχεδιασμένες να δημιουργούν αρχεία σε μίνι κασέτες σε μαγνητική ταινία. εξοπλισμός προβολής για παρουσιάσεις.

Τα κύρια προϊόντα λογισμικού που παρέχουν τεχνολογία αυτοματισμού γραφείου είναι:

· Επεξεργαστής κειμένου.

· υπολογιστικό φύλλο?

· σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων.

Το λογισμικό του Office μπορεί επίσης να περιλαμβάνει:

· Πρόγραμμα ανάλυσης και προγραμματισμού.

· Πρόγραμμα παρουσίασης.

· Επεξεργαστής γραφικών.

· πρόγραμμα συντήρησης μόντεμ φαξ.

· Λογισμικό δικτύου: ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπολογιστής και τηλεδιάσκεψη, κ.λπ.

· Μεταφραστικά προγράμματα.

· εξειδικευμένα προγράμματα για δραστηριότητες διαχείρισης: τήρηση εγγράφων, παρακολούθηση εκτέλεσης παραγγελιών κ.λπ.

Τα προϊόντα λογισμικού γραφείου χρησιμοποιούνται τόσο ανεξάρτητα όσο και ως μέρος ολοκληρωμένων πακέτων.

Χρησιμοποιούνται επίσης ευρέως μέσα εκτός υπολογιστή: ηχητική και βιντεοδιάσκεψη, φαξ, φωτοαντιγραφικό και άλλος εξοπλισμός γραφείου.

Κύρια εξαρτήματα. Βάση δεδομένων. Ένα υποχρεωτικό στοιχείο οποιασδήποτε τεχνολογίας είναι μια βάση δεδομένων. Σε ένα αυτοματοποιημένο γραφείο, η βάση δεδομένων συγκεντρώνει δεδομένα στις δραστηριότητες της εταιρείας. Οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων μπορούν να προέρχονται και από το εξωτερικό περιβάλλον της εταιρείας.

Οι πληροφορίες από τη βάση δεδομένων εισάγονται σε εφαρμογές υπολογιστών (προγράμματα), όπως επεξεργαστές κειμένου, επεξεργαστές υπολογιστικών φύλλων, e-mail, συνέδρια υπολογιστών, κ.λπ. Οποιαδήποτε αυτοματοποιημένη εφαρμογή υπολογιστή γραφείου παρέχει στους εργαζόμενους επικοινωνία μεταξύ τους και με άλλες εταιρείες.

Επεξεργαστής κειμένου.Αυτός είναι ένας τύπος λογισμικού εφαρμογής που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων κειμένου. Η τακτική λήψη επιστολών και αναφορών που προετοιμάζονται με χρήση επεξεργαστή κειμένου επιτρέπει στον διευθυντή να αξιολογεί συνεχώς την κατάσταση στην εταιρεία.

E-mail.Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail), που βασίζεται στη χρήση του δικτύου των υπολογιστών, επιτρέπει στο χρήστη να λαμβάνει, να αποθηκεύει και να στέλνει μηνύματα στους συνεργάτες του δικτύου του.

Audiomail.Αυτό είναι mail για αποστολή μηνυμάτων μέσω φωνής. Είναι παρόμοιο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με τη διαφορά ότι αντί να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα σε ένα πληκτρολόγιο υπολογιστή, το στέλνετε μέσω του τηλεφώνου σας. Το σύστημα περιλαμβάνει μια ειδική συσκευή για τη μετατροπή σημάτων ήχου σε ψηφιακό κώδικα και αντίστροφα, καθώς και έναν υπολογιστή για την αποθήκευση ηχητικών μηνυμάτων σε ψηφιακή μορφή. Το πλεονέκτημα του audiomail είναι ότι είναι απλούστερο - όταν το χρησιμοποιείτε, δεν χρειάζεται να εισάγετε δεδομένα από το πληκτρολόγιο.

Επεξεργαστής τραπεζιού.Όπως και ο επεξεργαστής κειμένου, αποτελεί βασικό συστατικό της πληροφοριακής κουλτούρας οποιουδήποτε υπαλλήλου και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας γραφείου. Χωρίς γνώση της βασικής τεχνολογίας εργασίας σε αυτό, είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε πλήρως έναν προσωπικό υπολογιστή στις δραστηριότητές σας. Οι λειτουργίες των σύγχρονων περιβαλλόντων λογισμικού επεξεργαστών υπολογιστικών φύλλων σάς επιτρέπουν να εκτελείτε πολυάριθμες λειτουργίες σε δεδομένα που παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα.

Ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Παρέχει μια άλλη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση δικτύου ενός υπολογιστή για την αποθήκευση και τον χειρισμό του προγράμματος εργασίας των διευθυντών και άλλων υπαλλήλων του οργανισμού.

Συνδιάσκεψη με υπολογιστή και τηλεδιάσκεψη. Η διάσκεψη υπολογιστή χρησιμοποιεί δίκτυα υπολογιστών για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των μελών της ομάδας που λύνουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε μια διάσκεψη υπολογιστή μπορεί να είναι πολλές φορές μεγαλύτερος από ό,τι σε διασκέψεις ήχου και βίντεο.

Στη βιβλιογραφία μπορείτε συχνά να βρείτε τον όρο τηλεδιάσκεψη. Η τηλεδιάσκεψη περιλαμβάνει τρεις τύπους διασκέψεων: ήχου, βίντεο και υπολογιστή.

Ηχητικά συνέδρια.Χρησιμοποιούν ηχητικές επικοινωνίες για να διατηρήσουν τις επικοινωνίες μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων υπαλλήλων ή τμημάτων της εταιρείας. Το απλούστερο τεχνικό μέσο υλοποίησης ηχητικής διάσκεψης είναι η τηλεφωνική επικοινωνία, εξοπλισμένη με πρόσθετες συσκευές που επιτρέπουν σε περισσότερους από δύο συμμετέχοντες να συμμετέχουν σε μια συνομιλία. Η δημιουργία διασκέψεων ήχου δεν απαιτεί υπολογιστή, αλλά περιλαμβάνει μόνο τη χρήση αμφίδρομης ακουστικής επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων.

Τηλεδιάσκεψη.Προορίζονται για τους ίδιους σκοπούς με τη διάσκεψη ήχου, αλλά χρησιμοποιούν εξοπλισμό βίντεο. Επίσης δεν απαιτούν υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, οι συμμετέχοντες που βρίσκονται σε σημαντική απόσταση μεταξύ τους μπορούν να δουν τον εαυτό τους και τους άλλους συμμετέχοντες στην οθόνη της τηλεόρασης. Ο ήχος μεταδίδεται ταυτόχρονα με την εικόνα της τηλεόρασης.

Παρόλο που η τηλεδιάσκεψη μπορεί να μειώσει το κόστος μεταφοράς και ταξιδίου, οι περισσότερες εταιρείες τη χρησιμοποιούν για άλλους λόγους εκτός από αυτόν. Αυτές οι εταιρείες τις βλέπουν ως μια ευκαιρία για τη συμμετοχή του μέγιστου αριθμού στελεχών και άλλων εργαζομένων που βρίσκονται γεωγραφικά απομακρυσμένα από τα κεντρικά γραφεία στην επίλυση προβλημάτων.

Πανομοιότυπο. Αυτή η επικοινωνία βασίζεται στη χρήση μιας συσκευής φαξ που μπορεί να διαβάσει ένα έγγραφο στο ένα άκρο του καναλιού επικοινωνίας και να αναπαράγει την εικόνα του στο άλλο.

Το Facsimile συμβάλλει στη λήψη αποφάσεων διανέμοντας γρήγορα και εύκολα έγγραφα στα μέλη μιας ομάδας επίλυσης προβλημάτων, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση.

Ιστορικά, η αυτοματοποίηση ξεκίνησε στην κατασκευή και στη συνέχεια εξαπλώθηκε στο γραφείο, αρχικά με στόχο μόνο την αυτοματοποίηση της καθημερινής γραμματειακής εργασίας. Με την ανάπτυξη των τεχνολογιών επικοινωνιών, η αυτοματοποίηση των τεχνολογιών γραφείου έχει γίνει ενδιαφέρον για ειδικούς και διευθυντές, οι οποίοι είδαν σε αυτήν μια ευκαιρία να αυξήσουν την παραγωγικότητα της εργασίας τους.

Ο αυτοματισμός γραφείου δεν προορίζεται να αντικαταστήσει το υπάρχον παραδοσιακό σύστημα επικοινωνίας προσωπικού (με τις συναντήσεις, τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις παραγγελίες του), αλλά μόνο να το συμπληρώσει. Η κοινή χρήση αυτών των συστημάτων διασφαλίζει την ορθολογική αυτοματοποίηση του διοικητικού έργου και την καλύτερη παροχή πληροφοριών στους διευθυντές.

Ένα αυτοματοποιημένο γραφείο είναι ελκυστικό για τους διευθυντές σε όλα τα επίπεδα διοίκησης μιας εταιρείας όχι μόνο επειδή υποστηρίζει την ενδοεταιρική επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού, αλλά και επειδή τους παρέχει νέα μέσα επικοινωνίας με το εξωτερικό περιβάλλον.

Αυτοματοποιημένη τεχνολογία πληροφοριών γραφείου - οργάνωση και υποστήριξη διαδικασιών επικοινωνίας τόσο εντός του οργανισμού όσο και με το εξωτερικό περιβάλλον που βασίζεται σε δίκτυα υπολογιστών άλλα σύγχρονα μέσα μετάδοσης και εργασίας με πληροφορίες

Οι τεχνολογίες αυτοματισμού γραφείου χρησιμοποιούνται από διευθυντές, ειδικούς, γραμματείς και υπαλλήλους γραφείου και είναι ιδιαίτερα ελκυστικές για ομαδική επίλυση προβλημάτων. Μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα των γραμματέων και των υπαλλήλων γραφείου και να τους επιτρέψουν να αντεπεξέλθουν σε έναν αυξανόμενο όγκο εργασίας. Ωστόσο, αυτό το όφελος είναι δευτερεύον σε σχέση με τη δυνατότητα χρήσης του αυτοματισμού γραφείου ως εργαλείου επίλυσης προβλημάτων. Η βελτίωση και η επιτάχυνση των αποφάσεων που λαμβάνονται από τα στελέχη ως αποτέλεσμα της βελτιωμένης επικοινωνίας τους μπορεί να εξασφαλίσει την οικονομική ανάπτυξη της εταιρείας.

Επί του παρόντος, υπάρχουν αρκετές δεκάδες προϊόντα λογισμικού για υπολογιστές και μη υπολογιστικό υλικό που παρέχουν τεχνολογία αυτοματισμού γραφείου: επεξεργαστής κειμένου, επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό ημερολόγιο, ηχητικό ταχυδρομείο, υπολογιστής και τηλεδιάσκεψη, κείμενο βίντεο, αποθήκευση εικόνων, καθώς και εξειδικευμένα προγράμματα διαχείρισης: τήρηση εγγράφων, παρακολούθηση εκτέλεσης παραγγελιών κ.λπ.

Ο αυτοματισμός γραφείου συμπληρώνεται από εργαλεία εκτός υπολογιστή: ηχητική και βιντεοδιάσκεψη, φαξ, φωτοαντιγραφικό και άλλος εξοπλισμός γραφείου.

Κύρια Εξαρτήματα

Μια βάση δεδομένων είναι ένα ουσιαστικό συστατικό κάθε τεχνολογίας πληροφοριών. Σε ένα αυτοματοποιημένο γραφείο, η βάση δεδομένων συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με το σύστημα παραγωγής της εταιρείας με τον ίδιο τρόπο όπως στην τεχνολογία επεξεργασίας δεδομένων σε επιχειρησιακό επίπεδο. Οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων μπορούν να προέρχονται και από το εξωτερικό περιβάλλον της εταιρείας. Οι ειδικοί πρέπει να είναι ικανοί σε βασικές τεχνολογικές λειτουργίες για εργασία σε περιβάλλον βάσης δεδομένων.

Παράδειγμα.Η βάση δεδομένων συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τις ημερήσιες πωλήσεις που μεταδίδονται από τους αντιπροσώπους πωλήσεων της εταιρείας στον κύριο υπολογιστή ή πληροφορίες σχετικά με τις εβδομαδιαίες παραδόσεις πρώτων υλών. Πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγματικές ισοτιμίες ή τις τιμές των τίτλων, συμπεριλαμβανομένων των μετοχών αυτής της εταιρείας, οι οποίες προσαρμόζονται καθημερινά στον αντίστοιχο πίνακα βάσεων δεδομένων, μπορούν να λαμβάνονται καθημερινά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χρηματιστήριο.

Οι πληροφορίες από τη βάση δεδομένων εισάγονται σε εφαρμογές υπολογιστών (προγράμματα), όπως επεξεργαστές κειμένου, επεξεργαστές υπολογιστικών φύλλων, e-mail, συνέδρια υπολογιστών, κ.λπ. Οποιαδήποτε αυτοματοποιημένη εφαρμογή υπολογιστή γραφείου παρέχει στους εργαζόμενους επικοινωνία μεταξύ τους και με άλλες εταιρείες.

Επεξεργαστής κειμένουείναι ένας τύπος λογισμικού εφαρμογής που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων κειμένου. Έτσι, ο διευθυντής έχει στη διάθεσή του μια αποτελεσματική μορφή γραπτής επικοινωνίας. Η τακτική λήψη επιστολών και αναφορών που προετοιμάζονται με χρήση επεξεργαστή κειμένου επιτρέπει στον διευθυντή να αξιολογεί συνεχώς την κατάσταση στην εταιρεία.

E-mail(e-mail), που βασίζεται στη χρήση του δικτύου των υπολογιστών, επιτρέπει στον χρήστη να λαμβάνει, να αποθηκεύει και να στέλνει μηνύματα στους συνεργάτες του δικτύου του. Εδώ γίνεται μόνο μονόδρομη επικοινωνία. Αυτός ο περιορισμός, σύμφωνα με πολλούς ερευνητές, δεν είναι πολύ σημαντικός, αφού σε πενήντα περιπτώσεις στις εκατό, οι επίσημες τηλεφωνικές συνομιλίες στοχεύουν μόνο στη λήψη πληροφοριών. Για να εξασφαλίσετε αμφίδρομη επικοινωνία, θα πρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε επανειλημμένα μηνύματα μέσω email ή να χρησιμοποιείτε άλλη μέθοδο επικοινωνίας.

Το email μπορεί να προσφέρει διαφορετικές εμπειρίες στον χρήστη ανάλογα με το λογισμικό που χρησιμοποιείται. Προκειμένου το απεσταλμένο μήνυμα να είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες e-mail, θα πρέπει να τοποθετηθεί σε έναν πίνακα ανακοινώσεων υπολογιστή, μπορείτε να υποδείξετε ότι πρόκειται για ιδιωτική αλληλογραφία. Μπορείτε επίσης να στείλετε το προϊόν με ειδοποίηση της παραλαβής του από τον παραλήπτη.

Το ηχητικό ταχυδρομείο είναι το ταχυδρομείο για την αποστολή μηνυμάτων μέσω φωνής. Είναι παρόμοιο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με τη διαφορά ότι αντί να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα σε ένα πληκτρολόγιο υπολογιστή, το στέλνετε μέσω του τηλεφώνου σας. Λαμβάνετε επίσης απεσταλμένα μηνύματα μέσω τηλεφώνου. Το σύστημα περιλαμβάνει μια ειδική συσκευή για τη μετατροπή σημάτων ήχου σε ψηφιακό κώδικα και αντίστροφα, καθώς και έναν υπολογιστή για την αποθήκευση ηχητικών μηνυμάτων σε ψηφιακή μορφή. Audiomail Επίσηςυλοποιούνται στο δίκτυο. Το σύστημα θα καλεί περιοδικά όλους τους καθορισμένους υπαλλήλους για να τους στείλει ένα μήνυμα.

Επεξεργαστής τραπεζιούΑκριβώς όπως ένας επεξεργαστής κειμένου, είναι ένα βασικό συστατικό της κουλτούρας πληροφοριών οποιουδήποτε υπαλλήλου και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας γραφείου. Χωρίς γνώση της βασικής τεχνολογίας εργασίας σε αυτό, είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε πλήρως έναν προσωπικό υπολογιστή στις δραστηριότητές σας. Οι λειτουργίες των σύγχρονων περιβαλλόντων λογισμικού επεξεργαστών υπολογιστικών φύλλων σάς επιτρέπουν να εκτελείτε πολυάριθμες λειτουργίες σε δεδομένα που παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα. Συνδυάζοντας αυτές τις λειτουργίες σύμφωνα με κοινά χαρακτηριστικά, μπορούμε να αναγνωρίσουμε τις πιο πολυάριθμες και χρησιμοποιούμενες ομάδες τεχνολογικών λειτουργιών:

• § εισαγωγή δεδομένων τόσο από το πληκτρολόγιο όσο και από βάσεις δεδομένων.
• § επεξεργασία δεδομένων (ταξινόμηση, αυτόματη δημιουργία συνόλων, αντιγραφή και μεταφορά δεδομένων, διάφορες ομάδες πράξεων υπολογισμού, συγκέντρωση δεδομένων, κ.λπ.).
• § εξαγωγή πληροφοριών σε έντυπη μορφή, με τη μορφή εισαγόμενων αρχείων σε άλλα συστήματα, απευθείας στη βάση δεδομένων.
• § υψηλής ποιότητας σχεδιασμός πινάκων για την παρουσίαση δεδομένων.
• § πολύπλευρη και υψηλής ποιότητας παρουσίαση δεδομένων με τη μορφή διαγραμμάτων και γραφημάτων.
• § διεξαγωγή μηχανικών, οικονομικών, στατιστικών υπολογισμών.
• § διεξαγωγή μαθηματικών μοντελοποιήσεων και σειράς άλλων βοηθητικών πράξεων.

Οποιοδήποτε σύγχρονο περιβάλλον υπολογιστικών φύλλων έχει ένα μέσο αποστολής δεδομένων μέσω του δικτύου.

Ηλεκτρονικό ημερολόγιοπαρέχει μια άλλη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση δικτύου ενός υπολογιστή για την αποθήκευση και τον χειρισμό του προγράμματος εργασίας των διευθυντών και άλλων υπαλλήλων του οργανισμού. Ο διευθυντής (ή ο γραμματέας του) ορίζει την ημερομηνία και την ώρα μιας συνάντησης ή άλλου συμβάντος, προβάλλει το πρόγραμμα που προκύπτει και κάνει αλλαγές χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. Το υλικό και το λογισμικό του ηλεκτρονικού ημερολογίου είναι πλήρως συνεπές με παρόμοια στοιχεία του email. Επιπλέον, το λογισμικό ημερολογίου είναι συχνά αναπόσπαστο μέρος του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το σύστημα επιτρέπει επιπλέον την πρόσβαση στα ημερολόγια άλλων διαχειριστών. Μπορεί να συντονίσει αυτόματα τις ώρες των συναντήσεων με τα δικά του χρονοδιαγράμματα.

Η χρήση ενός ηλεκτρονικού ημερολογίου αποδεικνύεται ιδιαίτερα αποτελεσματική για διευθυντικά στελέχη σε ανώτερα διοικητικά επίπεδα, των οποίων οι εργάσιμες ημέρες έχουν προγραμματιστεί πολύ νωρίτερα.

Συνέδρια υπολογιστώνχρησιμοποιούν δίκτυα υπολογιστών για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ μελών μιας ομάδας που λύνει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Όπως είναι φυσικό, ο κύκλος των ατόμων με πρόσβαση σε αυτή την τεχνολογία είναι περιορισμένος. Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε μια διάσκεψη υπολογιστή μπορεί να είναι πολλές φορές μεγαλύτερος από ό,τι σε διασκέψεις ήχου και βίντεο.

Τηλεδιάσκεψηπεριλαμβάνει τρεις τύπους συνεδρίων: ήχου, βίντεο και υπολογιστή. Το κείμενο βίντεο βασίζεται στη χρήση υπολογιστή για τη λήψη μιας εμφάνισης δεδομένων κειμένου και γραφικών σε μια οθόνη οθόνης.

Η ανταλλαγή καταλόγων και ετικετών τιμών (τιμοκαταλόγων) των προϊόντων τους μεταξύ εταιρειών με τη μορφή βίντεο κειμένου γίνεται πλέον όλο και πιο δημοφιλής. Όσον αφορά τις εταιρείες που ειδικεύονται στην πώληση βίντεο κειμένου, οι υπηρεσίες τους αρχίζουν να ανταγωνίζονται τα έντυπα προϊόντα όπως οι εφημερίδες και τα περιοδικά. Έτσι, σε πολλές χώρες είναι πλέον δυνατό να παραγγείλετε μια εφημερίδα ή ένα περιοδικό με τη μορφή βίντεο κειμένου, για να μην αναφέρουμε τις τρέχουσες αναφορές χρηματιστηριακών πληροφοριών.

Αποθήκευση εικόνων. Κάθε εταιρεία χρειάζεται να αποθηκεύσει μεγάλο αριθμό εγγράφων για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ο αριθμός τους μπορεί να είναι τόσο μεγάλος που η αποθήκευσή τους ακόμη και με τη μορφή αρχείων προκαλεί σοβαρά προβλήματα. Ως εκ τούτου, προέκυψε η ιδέα να αποθηκευτεί όχι το ίδιο το έγγραφο, αλλά η εικόνα του (εικόνα) και να αποθηκευτεί σε ψηφιακή μορφή. Η αποθήκευση εικόνων (imaging) είναι μια πολλά υποσχόμενη τεχνολογία γραφείου και βασίζεται στη χρήση ειδικής συσκευής

ένας οπτικός αναγνωριστής μοτίβων που σας επιτρέπει να μετατρέψετε μια εικόνα ενός εγγράφου ή μιας ταινίας σε ψηφιακή μορφή για περαιτέρω αποθήκευση στην εξωτερική μνήμη ενός υπολογιστή. Μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη σε ψηφιακή μορφή μπορεί να εμφανιστεί στην πραγματική της μορφή σε οθόνη ή εκτυπωτή ανά πάσα στιγμή. Οι οπτικοί δίσκοι χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση εικόνων

Η ιδέα της αποθήκευσης εικόνων δεν είναι νέα και έχει εφαρμοστεί στο παρελθόν με βάση μικροφίλμ. Η δημιουργία αυτής της τεχνολογίας διευκολύνθηκε από την εμφάνιση μιας νέας τεχνικής λύσης - ενός οπτικού δίσκου σε συνδυασμό με την ψηφιακή εγγραφή εικόνας.

Ηχητικές διασκέψειςχρήση ακουστικής επικοινωνίας για τη διατήρηση των επικοινωνιών μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων υπαλλήλων ή τμημάτων της εταιρείας. Το απλούστερο τεχνικό μέσο υλοποίησης ηχητικής διάσκεψης είναι η τηλεφωνική επικοινωνία, εξοπλισμένη με πρόσθετες συσκευές που επιτρέπουν σε περισσότερους από δύο συμμετέχοντες να συμμετέχουν σε μια συνομιλία. Η δημιουργία διασκέψεων ήχου δεν απαιτεί υπολογιστή, αλλά περιλαμβάνει μόνο τη χρήση αμφίδρομης ακουστικής επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων. Η χρήση της ηχητικής διάσκεψης διευκολύνει τη λήψη αποφάσεων, είναι φθηνή και βολική.

Τηλεδιάσκεψηπροορίζονται για τους ίδιους σκοπούς με τη διάσκεψη ήχου, αλλά με χρήση εξοπλισμού βίντεο. Επίσης δεν απαιτούν υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, οι συμμετέχοντες που βρίσκονται σε σημαντική απόσταση μεταξύ τους μπορούν να δουν τον εαυτό τους και τους άλλους συμμετέχοντες στην οθόνη της τηλεόρασης. Ο ήχος μεταδίδεται ταυτόχρονα με την εικόνα της τηλεόρασης.

Παρόλο που η τηλεδιάσκεψη μπορεί να μειώσει το κόστος μεταφοράς και ταξιδίου, οι περισσότερες εταιρείες τη χρησιμοποιούν για άλλους λόγους εκτός από αυτόν. Αυτές οι εταιρείες τις βλέπουν ως μια ευκαιρία για τη συμμετοχή του μέγιστου αριθμού στελεχών και άλλων εργαζομένων που βρίσκονται γεωγραφικά απομακρυσμένα από τα κεντρικά γραφεία στην επίλυση προβλημάτων.

Πανομοιότυποβασίζεται στη χρήση μιας συσκευής φαξ ικανής να διαβάζει ένα έγγραφο στο ένα άκρο ενός καναλιού επικοινωνίας και να αναπαράγει την εικόνα του στο άλλο. Το Facsimile κάνει τη συμβολή του Vλήψη αποφάσεων με γρήγορη και εύκολη διανομή εγγράφων στα μέλη της ομάδας που λύνουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση.

Η πιο δημοφιλής σουίτα λογισμικού αυτοματισμού γραφείουείναι το Microsoft Office. Τα προϊόντα του Microsoft Office είναι στενά ενσωματωμένα μεταξύ τους και μοιράζονται περισσότερο από το 50% του κώδικα λογισμικού. Αυτή είναι η βάση για τον ίδιο τύπο εργασίας με όλες τις εφαρμογές.

Ο αυτοματισμός γραφείου (Εικ. 1) δεν προορίζεται να αντικαταστήσει το υπάρχον παραδοσιακό σύστημα επικοινωνίας προσωπικού (με τις συναντήσεις, τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις παραγγελίες του), αλλά μόνο να το συμπληρώσει. Όταν χρησιμοποιούνται μαζί, και τα δύο αυτά συστήματα θα εξασφαλίσουν την ορθολογική αυτοματοποίηση των εργασιών διαχείρισης και την καλύτερη παροχή πληροφοριών στους διευθυντές.

Ρύζι. 1. Κύρια στοιχεία αυτοματισμού γραφείου

Τεχνολογία πληροφορικής αυτοματισμού γραφείου - οργάνωση και υποστήριξη διαδικασιών επικοινωνίας τόσο εντός του οργανισμού όσο και με το εξωτερικό περιβάλλον με βάση δίκτυα υπολογιστών και άλλα σύγχρονα μέσα μετάδοσης και εργασίας με πληροφορίες.

Οι τεχνολογίες αυτοματισμού γραφείου χρησιμοποιούνται από διευθυντές, ειδικούς, γραμματείς και άλλους υπαλλήλους. Αυξάνουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων και τους δίνουν τη δυνατότητα να αντιμετωπίσουν τον αυξανόμενο όγκο εργασίας.

Επί του παρόντος, υπάρχουν αρκετές δεκάδες προϊόντα λογισμικού για υπολογιστές και μη υπολογιστικό υλικό που παρέχουν τεχνολογία αυτοματισμού γραφείου: επεξεργαστής κειμένου, επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων, e-mail, ηλεκτρονικό ημερολόγιο, υπολογιστής και τηλεδιάσκεψη, αποθήκευση εικόνων, καθώς και εξειδικευμένα προγράμματα για δραστηριότητες διαχείρισης: διαχείριση εγγράφων, έλεγχος για την εκτέλεση εντολών κ.λπ.

Βάση δεδομένων. Ένα υποχρεωτικό στοιχείο οποιασδήποτε τεχνολογίας είναι μια βάση δεδομένων. Σε ένα αυτοματοποιημένο γραφείο, η βάση δεδομένων συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με το σύστημα παραγωγής της εταιρείας με τον ίδιο τρόπο όπως στην τεχνολογία επεξεργασίας δεδομένων σε επιχειρησιακό επίπεδο. Οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων μπορούν να προέρχονται και από το εξωτερικό περιβάλλον της εταιρείας. Οι ειδικοί πρέπει να είναι ικανοί σε βασικές τεχνολογικές λειτουργίες για εργασία σε περιβάλλον βάσης δεδομένων. Μια ξεχωριστή διάλεξη θα αφιερωθεί στις βάσεις δεδομένων.

Επεξεργαστής κειμένου. Αυτός είναι ένας τύπος λογισμικού εφαρμογής που έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων κειμένου.

E-mail(e-mail), με βάση τη χρήση του δικτύου των υπολογιστών, επιτρέπει στον χρήστη να λαμβάνει, να αποθηκεύει και να στέλνει μηνύματα στους συνεργάτες του δικτύου του.

Επεξεργαστής τραπεζιού. Όπως και ο επεξεργαστής κειμένου, αποτελεί βασικό συστατικό της πληροφοριακής κουλτούρας οποιουδήποτε υπαλλήλου και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας γραφείου. Οι λειτουργίες των σύγχρονων περιβαλλόντων λογισμικού επεξεργαστή πινάκων σάς επιτρέπουν να εκτελείτε πολυάριθμες λειτουργίες σε δεδομένα που παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα.

Ηλεκτρονικό ημερολόγιο.Παρέχει μια άλλη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση δικτύου ενός υπολογιστή για την αποθήκευση και τον χειρισμό του προγράμματος εργασίας των υπαλλήλων ενός οργανισμού. Ο διευθυντής (ή ο γραμματέας του) ορίζει την ημερομηνία και την ώρα μιας συνάντησης ή άλλου συμβάντος, προβάλλει το πρόγραμμα που προκύπτει και κάνει αλλαγές χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. Το υλικό και το λογισμικό του ηλεκτρονικού ημερολογίου είναι πλήρως συνεπές με παρόμοια στοιχεία του email. Επιπλέον, το λογισμικό ημερολογίου είναι συχνά αναπόσπαστο μέρος του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η χρήση ενός ηλεκτρονικού ημερολογίου αποδεικνύεται ιδιαίτερα αποτελεσματική για διευθυντικά στελέχη σε ανώτερα διοικητικά επίπεδα, των οποίων οι εργάσιμες ημέρες έχουν προγραμματιστεί πολύ νωρίτερα.

Συνδιάσκεψη με υπολογιστή και τηλεδιάσκεψη(συνδιάσκεψη ήχου και βίντεο) χρησιμοποιούν δίκτυα υπολογιστών για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ μελών μιας ομάδας που επιλύει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα

Αποθήκευση εικόνων.Κάθε εταιρεία χρειάζεται να αποθηκεύσει μεγάλο αριθμό εγγράφων για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ο αριθμός τους μπορεί να είναι τόσο μεγάλος που η αποθήκευσή τους ακόμη και με τη μορφή αρχείων προκαλεί σοβαρά προβλήματα. Ως εκ τούτου, προέκυψε η ιδέα να αποθηκευτεί όχι το ίδιο το έγγραφο, αλλά η εικόνα του (εικόνα) και να αποθηκευτεί σε ψηφιακή μορφή.

Η αποθήκευση εικόνας (απεικόνιση) βασίζεται στη χρήση μιας συσκευής - ενός οπτικού αναγνωριστικού μοτίβου, που σας επιτρέπει να μετατρέψετε μια εικόνα εγγράφου σε ψηφιακή μορφή για περαιτέρω αποθήκευση στην εξωτερική μνήμη ενός υπολογιστή. Μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη σε ψηφιακή μορφή μπορεί να εμφανιστεί στην πραγματική της μορφή σε οθόνη ή εκτυπωτή ανά πάσα στιγμή.

Επικοινωνία με φαξ.Αυτή η επικοινωνία βασίζεται στη χρήση μιας συσκευής φαξ που μπορεί να διαβάσει ένα έγγραφο στο ένα άκρο του καναλιού επικοινωνίας και να αναπαράγει την εικόνα του στο άλλο.

Κύριο χαρακτηριστικό υποστήριξη αποφάσεων πληροφορικής είναι μια ποιοτικά νέα μέθοδος οργάνωσης της αλληλεπίδρασης ανθρώπου-υπολογιστή. Η ανάπτυξη μιας λύσης, η οποία είναι ο κύριος στόχος αυτής της τεχνολογίας. εμφανίζεται ως αποτέλεσμα μιας επαναληπτικής διαδικασίας (Εικ. 2), η οποία περιλαμβάνει:

• σύστημα υποστήριξης αποφάσεων ως υπολογιστική ζεύξη και αντικείμενο ελέγχου.
• ένα άτομο ως σύνδεσμος ελέγχου που ορίζει δεδομένα εισόδου και αξιολογεί το αποτέλεσμα των υπολογισμών σε έναν υπολογιστή.

Ρύζι. 2. Υποστήριξη αποφάσεων πληροφορικής ως επαναληπτική διαδικασία

Το τέλος της διαδικασίας επανάληψης συμβαίνει κατά τη θέληση του ανθρώπου. Σε αυτή την περίπτωση, μπορούμε να μιλήσουμε για την ικανότητα του πληροφοριακού συστήματος, μαζί με τον χρήστη, να δημιουργεί νέες πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων.

Εκτός από αυτό το χαρακτηριστικό της τεχνολογίας πληροφοριών υποστήριξης αποφάσεων, μπορούν να επισημανθούν ορισμένα από τα διακριτικά χαρακτηριστικά της:

• εστίαση στην επίλυση κακώς δομημένων (τυποποιημένων) προβλημάτων.
• συνδυασμός παραδοσιακών μεθόδων πρόσβασης και επεξεργασίας δεδομένων υπολογιστή με τις δυνατότητες μαθηματικών μοντέλων·
• στόχευση μη επαγγελματία χρήστη υπολογιστή·
• υψηλή προσαρμοστικότητα, παρέχοντας τη δυνατότητα προσαρμογής στα χαρακτηριστικά του υπάρχοντος υλικού και λογισμικού, καθώς και στις απαιτήσεις των χρηστών.

Η τεχνολογία πληροφοριών υποστήριξης αποφάσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιοδήποτε επίπεδο διαχείρισης. Επιπλέον, οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε διαφορετικά επίπεδα διοίκησης συχνά πρέπει να συντονίζονται. Επομένως, μια σημαντική λειτουργία τόσο των συστημάτων όσο και των τεχνολογιών είναι ο συντονισμός των υπευθύνων λήψης αποφάσεων, τόσο σε διαφορετικά επίπεδα διαχείρισης όσο και στο ίδιο επίπεδο.

Ρύζι. 3. Βασικά στοιχεία υποστήριξης αποφάσεων πληροφορικής.

Ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων περιλαμβάνει τρία κύρια στοιχεία: μια βάση δεδομένων, μια βάση δεδομένων μοντέλου και ένα υποσύστημα λογισμικού, το οποίο αποτελείται από ένα σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων (DBMS) και ένα σύστημα διαχείρισης διεπαφής χρήστη-υπολογιστή.

Βάση δεδομένωνδιαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην τεχνολογία πληροφοριών υποστήριξης αποφάσεων. Τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν απευθείας από τον χρήστη για υπολογισμούς χρησιμοποιώντας μαθηματικά μοντέλα.

Σύστημα διαχείρισης δεδομένωνπρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• συλλογή συνδυασμών δεδομένων που λαμβάνονται από διάφορες πηγές, χρησιμοποιώντας διαδικασίες συγκέντρωσης και φιλτραρίσματος,
• γρήγορη προσθήκη ή εξαίρεση μιας ή άλλης πηγής δεδομένων·
• δημιουργία μιας λογικής δομής δεδομένων με όρους χρήστη.
• χρήση και χειραγώγηση ανέκδοτων αποδεικτικών στοιχείων για τον πειραματικό έλεγχο των εναλλακτικών εργασιών του χρήστη·
• διασφάλιση της πλήρους λογικής ανεξαρτησίας αυτής της βάσης δεδομένων από άλλες λειτουργικές βάσεις δεδομένων που λειτουργούν εντός της εταιρείας.

Μοντέλο βάσης δεδομένων. Ο σκοπός της δημιουργίας μοντέλων είναι να περιγράψει και να περιγράψει και να βελτιστοποιήσει κάποιο αντικείμενο ή διαδικασία. Τα μοντέλα, βασισμένα στη μαθηματική ερμηνεία του προβλήματος, με τη βοήθεια ορισμένων αλγορίθμων βοηθούν στην εύρεση πληροφοριών χρήσιμες για τη λήψη των σωστών αποφάσεων.

Αυτοματοποιημένη τεχνολογία πληροφοριών γραφείου– οργάνωση και υποστήριξη διαδικασιών επικοινωνίας τόσο εντός του οργανισμού όσο και με το εξωτερικό περιβάλλον με βάση δίκτυα υπολογιστών και άλλα σύγχρονα μέσα μετάδοσης και εργασίας με πληροφορίες.

Ο αυτοματισμός γραφείου δεν προορίζεται να αντικαταστήσει το υπάρχον παραδοσιακό σύστημα επικοινωνίας προσωπικού (με τις συναντήσεις, τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις παραγγελίες του), αλλά μόνο να το συμπληρώσει. Όταν χρησιμοποιούνται μαζί, και τα δύο αυτά συστήματα θα εξασφαλίσουν την ορθολογική αυτοματοποίηση του διοικητικού έργου και την καλύτερη παροχή πληροφοριών στους διευθυντές.

Αυτοματοποιημένο γραφείο:

υποστηρίζει την ενδοεταιρική επικοινωνία του προσωπικού,

τους παρέχει νέα μέσα επικοινωνίας με το εξωτερικό περιβάλλον.

Οι τεχνολογίες αυτοματισμού γραφείου χρησιμοποιούνται από διευθυντές, ειδικούς, γραμματείς και υπαλλήλους γραφείου, Είναι ιδιαίτερα ελκυστικά για ομαδική επίλυση προβλημάτων.Μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα των γραμματέων και των υπαλλήλων γραφείου και να τους επιτρέψουν να αντεπεξέλθουν σε έναν αυξανόμενο όγκο εργασίας. Ωστόσο, αυτό το όφελος είναι δευτερεύον σε σχέση με τη δυνατότητα χρήσης του αυτοματισμού γραφείου ως εργαλείου επίλυσης προβλημάτων. Η βελτίωση των αποφάσεων που λαμβάνονται από τα στελέχη ως αποτέλεσμα της βελτιωμένης επικοινωνίας τους μπορεί να εξασφαλίσει την οικονομική ανάπτυξη της εταιρείας.

Ρύζι. 4. Κύρια στοιχεία αυτοματισμού γραφείου

Επί του παρόντος, υπάρχουν αρκετές δεκάδες προϊόντα λογισμικού για υπολογιστές και μη υπολογιστικό υλικό που παρέχουν τεχνολογία αυτοματισμού γραφείου: επεξεργαστής κειμένου, επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό ημερολόγιο, ηχητικό ταχυδρομείο, υπολογιστής και τηλεδιάσκεψη, κείμενο βίντεο, αποθήκευση εικόνων, καθώς και εξειδικευμένα προγράμματα διαχείρισης: τήρηση εγγράφων, παρακολούθηση εκτέλεσης παραγγελιών κ.λπ.

Χρησιμοποιούνται επίσης ευρέως μέσα εκτός υπολογιστή: ηχητική και βιντεοδιάσκεψη, φαξ, φωτοαντιγραφικό και άλλος εξοπλισμός γραφείου.

Κύρια Εξαρτήματα

Βάση δεδομένων.Ένα υποχρεωτικό στοιχείο οποιασδήποτε τεχνολογίας είναι μια βάση δεδομένων. Σε ένα αυτοματοποιημένο γραφείο, η βάση δεδομένων συγκεντρώνει δεδομένα και το σύστημα παραγωγής της εταιρείας, όπως και στην τεχνολογία επεξεργασίας δεδομένων σε επιχειρησιακό επίπεδο. Οι πληροφορίες στη βάση δεδομένων μπορούν να προέρχονται και από το εξωτερικό περιβάλλον της εταιρείας. Οι ειδικοί πρέπει να είναι ικανοί σε βασικές τεχνολογικές λειτουργίες για εργασία σε περιβάλλον βάσης δεδομένων.

Παράδειγμα 10.Η βάση δεδομένων συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τις ημερήσιες πωλήσεις που μεταδίδονται από τους αντιπροσώπους πωλήσεων της εταιρείας στον κύριο υπολογιστή ή πληροφορίες σχετικά με τις εβδομαδιαίες παραδόσεις πρώτων υλών.

Πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγματικές ισοτιμίες ή τις τιμές των τίτλων, συμπεριλαμβανομένων των μετοχών αυτής της εταιρείας, μπορούν να λαμβάνονται καθημερινά μέσω e-mail από το χρηματιστήριο, τα οποία προσαρμόζονται καθημερινά στον αντίστοιχο πίνακα δεδομένων.

Οι πληροφορίες από τη βάση δεδομένων εισέρχονται στην είσοδο εφαρμογών υπολογιστών (προγραμμάτων), όπως επεξεργαστής κειμένου, επεξεργαστής υπολογιστικών φύλλων, e-mail, συνέδρια υπολογιστών κ.λπ. Οποιαδήποτε εφαρμογή υπολογιστή ενός αυτοματοποιημένου γραφείου παρέχει στους εργαζόμενους επικοινωνία Μεφίλος και με άλλες εταιρείες.

Οι πληροφορίες που λαμβάνονται από βάσεις δεδομένων μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε τεχνικά μέσα εκτός υπολογιστή για μετάδοση, αναπαραγωγή και αποθήκευση.

Επεξεργαστής κειμένου.Όταν το έγγραφο είναι έτοιμο, ο υπάλληλος το αντιγράφει στην εξωτερική μνήμη και στη συνέχεια το εκτυπώνει και, εάν χρειάζεται, το μεταδίδει μέσω δικτύου υπολογιστών. Έτσι, ο διευθυντής έχει στη διάθεσή του μια αποτελεσματική μορφή γραπτής επικοινωνίας. Η τακτική λήψη επιστολών και αναφορών που προετοιμάζονται με χρήση επεξεργαστή κειμένου επιτρέπει στον διευθυντή να αξιολογεί συνεχώς την κατάσταση στην εταιρεία.

E-mail.Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail), που βασίζεται στη χρήση του δικτύου των υπολογιστών, επιτρέπει στον χρήστη να λαμβάνει, να αποθηκεύει και να στέλνει μηνύματα στους συνεργάτες του δικτύου του. Εδώ γίνεται μόνο μονόδρομη επικοινωνία. Αυτός ο περιορισμός, σύμφωνα με πολλούς ερευνητές, δεν είναι πολύ σημαντικός, αφού σε πενήντα περιπτώσεις στις εκατό, οι επίσημες τηλεφωνικές συνομιλίες στοχεύουν μόνο στη λήψη πληροφοριών. Για να εξασφαλίσετε αμφίδρομη επικοινωνία, θα πρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε επανειλημμένα μηνύματα μέσω email ή να χρησιμοποιείτε άλλη μέθοδο επικοινωνίας.

Το email μπορεί να προσφέρει διαφορετικές εμπειρίες στον χρήστη ανάλογα με το λογισμικό που χρησιμοποιείται. Για να είναι διαθέσιμο το μήνυμα που στέλνετε σε όλους τους χρήστες e-mail, θα πρέπει να τοποθετηθεί σε υπολογιστή πίνακας ανακοινώσεων,Εάν θέλετε, μπορείτε να υποδείξετε ότι πρόκειται για ιδιωτική αλληλογραφία. Μπορείτε επίσης να στείλετε το είδος με ειδοποίηση της παραλαβής του από τον παραλήπτη.

Όταν μια εταιρεία αποφασίζει να εφαρμόσει email, έχει δύο επιλογές:

αγοράστε το δικό σας υλικό και λογισμικό και δημιουργήστε το δικό σας τοπικό δίκτυο υπολογιστών που υλοποιεί τη λειτουργία email.

αγορά υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι οποίες παρέχονται από εξειδικευμένους οργανισμούς επικοινωνίας έναντι περιοδικής αμοιβής.

Audiomail.Αυτό είναι ένα ταχυδρομείο για την αποστολή μηνυμάτων φωνή.Είναι παρόμοιο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με τη διαφορά ότι αντί να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα σε ένα πληκτρολόγιο υπολογιστή, το στέλνετε μέσω του τηλεφώνου σας. Λαμβάνετε επίσης απεσταλμένα μηνύματα μέσω τηλεφώνου. Το σύστημα περιλαμβάνει μια ειδική συσκευή για τη μετατροπή σημάτων ήχου σε ψηφιακό κώδικα και αντίστροφα, καθώς και έναν υπολογιστή για την αποθήκευση ηχητικών μηνυμάτων σε ψηφιακή μορφή. Το ηχητικό ταχυδρομείο υλοποιείται επίσης διαδικτυακά.

Το ηχητικό ταχυδρομείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί με επιτυχία για την επίλυση προβλημάτων ομάδας. Για να γίνει αυτό, ο αποστολέας του μηνύματος πρέπει επιπλέον να υποδείξει τη λίστα των προσώπων στα οποία προορίζεται το μήνυμα. Το σύστημα θα καλεί περιοδικά όλους τους καθορισμένους υπαλλήλους για να τους στείλει ένα μήνυμα.

Το κύριο πλεονέκτημα του ηχητικού ταχυδρομείου σε σύγκριση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ότι είναι απλούστερο - όταν το χρησιμοποιείτε, δεν χρειάζεται να εισάγετε δεδομένα από το πληκτρολόγιο.

Επεξεργαστής τραπεζιού.Όπως και ο επεξεργαστής κειμένου, αποτελεί βασικό συστατικό της πληροφοριακής κουλτούρας οποιουδήποτε υπαλλήλου και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας γραφείου. Χωρίς γνώση της βασικής τεχνολογίας εργασίας σε αυτό, είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε πλήρως έναν προσωπικό υπολογιστή στις δραστηριότητές σας. Οι λειτουργίες των σύγχρονων περιβαλλόντων λογισμικού επεξεργαστών υπολογιστικών φύλλων σάς επιτρέπουν να εκτελείτε πολυάριθμες λειτουργίες σε δεδομένα που παρουσιάζονται σε μορφή πίνακα. Συνδυάζοντας αυτές τις λειτουργίες σύμφωνα με κοινά χαρακτηριστικά, μπορούμε να αναγνωρίσουμε τις πιο πολυάριθμες και χρησιμοποιούμενες ομάδες τεχνολογικών λειτουργιών:

■ εισαγωγή δεδομένων τόσο από το πληκτρολόγιο όσο και από βάσεις δεδομένων.

■ επεξεργασία δεδομένων (ταξινόμηση, αυτόματη δημιουργία συνόλων, αντιγραφή και μεταφορά δεδομένων, διάφορες ομάδες πράξεων υπολογισμού, συγκέντρωση δεδομένων, κ.λπ.).

■ έξοδος πληροφοριών σε έντυπη μορφή, με τη μορφή εισαγόμενων αρχείων σε άλλα συστήματα, απευθείας στη βάση δεδομένων.

■ υψηλής ποιότητας σχεδιασμός πινάκων για την παρουσίαση δεδομένων.

■ πολύπλευρη και υψηλής ποιότητας παρουσίαση δεδομένων με τη μορφή διαγραμμάτων και γραφημάτων.

■ διεξαγωγή μηχανικών, οικονομικών, στατιστικών υπολογισμών.

■ διεξαγωγή μαθηματικής μοντελοποίησης και σειράς άλλων βοηθητικών λειτουργιών.

Οποιοδήποτε σύγχρονο περιβάλλον υπολογιστικών φύλλων έχει ένα μέσο αποστολής δεδομένων μέσω του δικτύου.

Ηλεκτρονικό ημερολόγιο.Παρέχει μια άλλη ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση δικτύου ενός υπολογιστή για την αποθήκευση και τον χειρισμό του προγράμματος εργασίας των διευθυντών και άλλων υπαλλήλων του οργανισμού. Ο διευθυντής (ή ο γραμματέας του) ορίζει την ημερομηνία και την ώρα μιας συνάντησης ή άλλου συμβάντος, προβάλλει το πρόγραμμα που προκύπτει και κάνει αλλαγές χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. Το υλικό και το λογισμικό του ηλεκτρονικού ημερολογίου είναι πλήρως συνεπές με παρόμοια στοιχεία του email. Επιπλέον, το λογισμικό ημερολογίου είναι συχνά αναπόσπαστο μέρος του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το σύστημα επιτρέπει επιπλέον την πρόσβαση στα ημερολόγια άλλων διαχειριστών. Μπορεί να συντονίζει αυτόματα τις ώρες των συναντήσεων με τα δικά του χρονοδιαγράμματα.

Η χρήση ενός ηλεκτρονικού ημερολογίου αποδεικνύεται ιδιαίτερα αποτελεσματική για διευθυντικά στελέχη σε ανώτερα διοικητικά επίπεδα, των οποίων οι εργάσιμες ημέρες έχουν προγραμματιστεί πολύ νωρίτερα.

Συνέδρια υπολογιστών.Ηλεκτρονικός υπολογιστήςΤα συνέδρια χρησιμοποιούν δίκτυα υπολογιστών για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ μελών μιας ομάδας που λύνουν ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Φυσικά, ο κύκλος των ατόμων με πρόσβαση σε αυτή την τεχνολογία είναι περιορισμένος. Ο αριθμός των συμμετεχόντων σε μια διάσκεψη υπολογιστή μπορεί να είναι πολλές φορές μεγαλύτερος από ό,τι σε διασκέψεις ήχου και βίντεο.

Τηλεδιασκέψεις.Η τηλεδιάσκεψη περιλαμβάνει τρεις τύπους συνεδρίων: ήχου, βίντεο και υπολογιστή.

Κείμενο βίντεο.Βασίζεται στη χρήση υπολογιστή για την εμφάνιση δεδομένων κειμένου και γραφικών σε μια οθόνη οθόνης. Υπάρχουν τρεις επιλογές για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να λαμβάνουν πληροφορίες με τη μορφή κειμένου βίντεο:

■ Δημιουργήστε αρχεία κειμένου βίντεο στους δικούς σας υπολογιστές.

■ συνάψτε συμφωνία με μια εξειδικευμένη εταιρεία για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αρχεία κειμένου βίντεο που έχουν αναπτυχθεί από αυτήν. Τέτοια αρχεία, που προορίζονται ειδικά για πώληση, μπορούν να αποθηκευτούν στους διακομιστές της εταιρείας που παρέχει τέτοιες υπηρεσίες ή να παραδοθούν στον πελάτη σε μαγνητικούς ή οπτικούς δίσκους.

■ συνάπτουν συμφωνίες με άλλες εταιρείες για να αποκτήσουν πρόσβαση στα αρχεία κειμένου βίντεο τους.

Η ανταλλαγή καταλόγων και ετικετών τιμών (τιμοκαταλόγων) των προϊόντων τους μεταξύ εταιρειών με τη μορφή βίντεο κειμένου γίνεται πλέον όλο και πιο δημοφιλής. Όσον αφορά τις εταιρείες που ειδικεύονται στην πώληση βίντεο κειμένου, οι υπηρεσίες τους αρχίζουν να ανταγωνίζονται τα έντυπα προϊόντα όπως οι εφημερίδες και τα περιοδικά. Έτσι, σε πολλές χώρες είναι πλέον δυνατό να παραγγείλετε μια εφημερίδα ή ένα περιοδικό με τη μορφή βίντεο κειμένου, για να μην αναφέρουμε τις τρέχουσες αναφορές χρηματιστηριακών πληροφοριών.

Αποθήκευση εικόνων.Κάθε εταιρεία χρειάζεται να αποθηκεύσει μεγάλο αριθμό εγγράφων για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ο αριθμός τους μπορεί να είναι τόσο μεγάλος που η αποθήκευσή τους ακόμη και με τη μορφή αρχείων προκαλεί σοβαρά προβλήματα. Ως εκ τούτου, προέκυψε η ιδέα να αποθηκευτεί όχι το ίδιο το έγγραφο, αλλά η εικόνα του (εικόνα) και να αποθηκευτεί σε ψηφιακή μορφή.

Η αποθήκευση εικόνας (απεικόνιση) είναι μια πολλά υποσχόμενη τεχνολογία γραφείου και βασίζεται στη χρήση μιας ειδικής συσκευής - ενός οπτικού αναγνωριστικού σχεδίου, που σας επιτρέπει να μετατρέψετε μια εικόνα ενός εγγράφου ή ταινίας σε ψηφιακή μορφή για περαιτέρω αποθήκευση στην εξωτερική μνήμη ενός ηλεκτρονικός υπολογιστής. Μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη σε ψηφιακή μορφή μπορεί να εμφανιστεί στην πραγματική της μορφή σε οθόνη ή εκτυπωτή ανά πάσα στιγμή. Για την αποθήκευση εικόνων χρησιμοποιούνται οπτικοί δίσκοι με τεράστιες χωρητικότητες. Έτσι, περίπου 200 χιλιάδες σελίδες μπορούν να εγγραφούν σε έναν οπτικό δίσκο πέντε ιντσών.

Θα πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι η ιδέα της αποθήκευσης εικόνων δεν είναι νέα και είχε εφαρμοστεί στο παρελθόν με βάση μικροφίλμ και μικροφωτογραφία. Η δημιουργία αυτής της τεχνολογίας διευκολύνθηκε από την εμφάνιση μιας νέας τεχνικής λύσης - ενός οπτικού δίσκου σε συνδυασμό με την ψηφιακή εγγραφή εικόνας.

Ηχητικές διασκέψεις. Χρησιμοποιούν ηχητική επικοινωνία για να τη διατήρηση των επικοινωνιών μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων υπαλλήλων ή τμημάτων της εταιρείας.Το απλούστερο τεχνικό μέσο υλοποίησης μιας ακουστικής διάσκεψης είναι τηλεφωνική σύνδεση, εξοπλισμένο με πρόσθετες συσκευές που επιτρέπουν σε περισσότερους από δύο συμμετέχοντες να συμμετέχουν σε μια συνομιλία. Η δημιουργία μιας ακουστικής διάσκεψης δεν απαιτεί υπολογιστή, αλλά περιλαμβάνει μόνο τη χρήση αμφίδρομης ακουστικής επικοινωνίας μεταξύ των συμμετεχόντων.

Η χρήση ηχητικής διάσκεψης καθιστά τις αποφάσεις ευκολότερες, φθηνές και βολικές. Η αποτελεσματικότητα μιας ακουστικής διάσκεψης αυξάνεται όταν πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

■ ο υπάλληλος που διοργανώνει την ηχητική διάσκεψη πρέπει πρώτα να διασφαλίσει ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν σε αυτήν.

■ ο αριθμός των συμμετεχόντων στο συνέδριο δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλος (συνήθως όχι περισσότερο από έξι) για να διατηρείται η συζήτηση στο πλαίσιο του προβλήματος που συζητείται.

■ το πρόγραμμα της διάσκεψης πρέπει να κοινοποιείται στους συμμετέχοντες εκ των προτέρων, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας φαξ.

■ Πριν μιλήσει, κάθε συμμετέχων πρέπει να συστηθεί.

■ πρέπει να οργανωθεί η καταγραφή της διάσκεψης και η αποθήκευσή της.

■ η ηχογράφηση του συνεδρίου πρέπει να εκτυπωθεί και να αποσταλεί σε όλους τους συμμετέχοντες.

Τηλεδιάσκεψη. Προορίζονται για τους ίδιους σκοπούς με τη διάσκεψη ήχου, αλλά χρησιμοποιούν εξοπλισμό βίντεο. Επίσης δεν απαιτούν υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, οι συμμετέχοντες που βρίσκονται σε σημαντική απόσταση μεταξύ τους μπορούν να δουν τον εαυτό τους και τους άλλους συμμετέχοντες στην οθόνη της τηλεόρασης. Ο ήχος μεταδίδεται ταυτόχρονα με την εικόνα της τηλεόρασης.

Παρόλο που η τηλεδιάσκεψη μπορεί να μειώσει το κόστος μεταφοράς και ταξιδίου, οι περισσότερες εταιρείες τη χρησιμοποιούν για άλλους λόγους εκτός από αυτόν. Αυτές οι εταιρείες τις βλέπουν ως μια ευκαιρία για τη συμμετοχή του μέγιστου αριθμού στελεχών και άλλων εργαζομένων που βρίσκονται γεωγραφικά απομακρυσμένα από τα κεντρικά γραφεία στην επίλυση προβλημάτων.

Οι πιο δημοφιλείς τρεις διαμορφώσεις για τη δημιουργία βιντεοδιασκέψεων είναι:

■ μονόδρομη επικοινωνία βίντεο και ήχου.Εδώ, τα σήματα βίντεο και ήχου πηγαίνουν μόνο προς μία κατεύθυνση, για παράδειγμα από τον διαχειριστή έργου στους εκτελεστές.

■ μονόδρομη επικοινωνία βίντεο και αμφίδρομη επικοινωνία ήχου.Η αμφίδρομη ακουστική επικοινωνία επιτρέπει στους συμμετέχοντες στη διάσκεψη που λαμβάνουν την εικόνα βίντεο να ανταλλάσσουν πληροφορίες ήχου με τον συμμετέχοντα που εκπέμπει το σήμα βίντεο.

■ αμφίδρομη επικοινωνία βίντεο και ήχου.Αυτή η πιο ακριβή διαμόρφωση χρησιμοποιεί αμφίδρομη επικοινωνία βίντεο και ήχου μεταξύ όλων των συμμετεχόντων στη διάσκεψη, συνήθως της ίδιας κατάστασης.

Επικοινωνία με φαξ.Αυτή η επικοινωνία βασίζεται στη χρήση μιας συσκευής φαξ που μπορεί να διαβάσει ένα έγγραφο στο ένα άκρο του καναλιού επικοινωνίας και να αναπαράγει την εικόνα του στο άλλο.

Το Facsimile συμβάλλει στη λήψη αποφάσεων διανέμοντας γρήγορα και εύκολα έγγραφα στα μέλη μιας ομάδας επίλυσης προβλημάτων, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση.

Η τεχνολογία πληροφοριών είναι ένα σύνολο μεθόδων, παραγωγής και λογισμικού-τεχνολογικών εργαλείων που συνδυάζονται σε μια τεχνολογική αλυσίδα που διασφαλίζει τη συλλογή, αποθήκευση, επεξεργασία, παραγωγή και διάδοση πληροφοριών. Σκοπός της τεχνολογίας της πληροφορίας είναι η παραγωγή πληροφοριών για ανθρώπινη ανάλυση και λήψη αποφάσεων με βάση αυτήν για την εκτέλεση οποιασδήποτε ενέργειας.

Μοιραστείτε την εργασία σας στα κοινωνικά δίκτυα

Εάν αυτό το έργο δεν σας ταιριάζει, στο κάτω μέρος της σελίδας υπάρχει μια λίστα με παρόμοια έργα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί αναζήτησης

Έννοια της πληροφορίας Ο όρος πληροφορία χρησιμοποιείται σε πολλές επιστήμες και σε πολλούς τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας. Σχηματισμός πληροφοριών Ένα άτομο αντιλαμβάνεται πρωτογενή δεδομένα με διάφορες αισθήσεις, έχουμε πέντε από αυτές: όραση, ακοή, αφή, όσφρηση, γεύση και στη βάση τους, δευτερεύοντα αφηρημένα σημασιολογικά σημασιολογικά δεδομένα μπορούν να κατασκευαστούν από τη συνείδηση. Ιδιότητες της πληροφορίας Η έννοια της πληροφορίας χρησιμοποιείται από πολλούς επιστημονικούς κλάδους και έχει μεγάλο αριθμό διαφορετικών ιδιοτήτων, αλλά κάθε κλάδος δίνει προσοχή σε αυτές τις ιδιότητες...