Πρόσφατα, η κόρη μου ρώτησε εάν ήταν δυνατό στο Excel να δημιουργήσει μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί με βάση τα συμφραζόμενα, για παράδειγμα, ανάλογα με το περιεχόμενο του κελιού στα αριστερά του κελιού με τη λίστα; Δεν έχω χρησιμοποιήσει αναπτυσσόμενες λίστες στην εργασία μου εδώ και αρκετό καιρό, οπότε αποφάσισα πρώτα να ανανεώσω τις γνώσεις μου σχετικά με την επικύρωση δεδομένων στο Excel. Στην πραγματικότητα, δείτε την απάντηση στην ερώτηση της κόρης μου.

Έλεγχος δεδομένων

Το Excel σάς επιτρέπει να ορίσετε ορισμένους κανόνες που θα καθορίσουν ποια δεδομένα μπορούν να περιέχονται σε ένα κελί. Για παράδειγμα, είναι απαραίτητο ο αριθμός που περιέχεται στο κελί να ανήκει στην περιοχή από 1 έως 12. Εάν ο χρήστης εισαγάγει μια εσφαλμένη τιμή, το πρόγραμμα θα εμφανίσει ένα αντίστοιχο μήνυμα (Εικ. 1).

Ρύζι. 1. Εμφανίστε ένα μήνυμα σχετικά με λανθασμένη εισαγωγή δεδομένων

Κατεβάστε τη σημείωση σε ή μορφή, παραδείγματα σε μορφή

Το Excel διευκολύνει τη δημιουργία κριτηρίων για την επικύρωση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τύπων για τη δημιουργία πιο περίπλοκων κριτηρίων.

Το εργαλείο επικύρωσης εισόδου έχει ένα βασικό μειονέκτημα - εάν ο χρήστης αντιγράψει ένα κελί και στη συνέχεια το επικολλήσει σε ένα κελί στο οποίο επικυρώνονται τα δεδομένα εισόδου, τότε όλοι οι τύποι που έχουν οριστεί για επικύρωση θα εξαφανιστούν.

Καθορισμός του κριτηρίου δοκιμής

Για να προσδιορίσετε τον τύπο δεδομένων που μπορεί να περιέχει ένα κελί ή μια περιοχή κελιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών.

2. Επιλέξτε μια καρτέλα Δεδομένα, περιοχή Εργασία με δεδομένα → Επαλήθευση δεδομένων. Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση εισαγωγής.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές(Εικ. 2).

Ρύζι. 2. Καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών

4. Επιλέξτε μία από τις επιλογές από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος δεδομένων. Ανάλογα με την επιλεγμένη επιλογή, η εμφάνιση της καρτέλας μπορεί να αλλάξει. Επιλογέςπροσθέτοντας ή αφαιρώντας πρόσθετα στοιχεία ελέγχου (για να ορίσετε έναν τύπο πρέπει να κάνετε την επιλογή Αλλος).

5. Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου που είναι διαθέσιμα σε αυτήν την καρτέλα, ορίστε τα κριτήρια επικύρωσης δεδομένων. Τα διαθέσιμα στοιχεία ελέγχου εξαρτώνται από την επιλογή που έγινε στο προηγούμενο βήμα.

6. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Μήνυμα για εισαγωγήκαι εισαγάγετε το μήνυμα που πρέπει να εμφανιστεί στην οθόνη κατά την επισήμανση καθορισμένο κελί . Αυτό το μήνυμα εμφανίζεται για να ενημερώσει τον χρήστη ποια δεδομένα μπορούν να εισαχθούν. Εάν παραλείψετε αυτό το βήμα, δεν θα εμφανιστεί κανένα μήνυμα όταν επιλέξετε ένα κελί.

7. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Μήνυμα σφάλματοςκαι εισαγάγετε το μήνυμα που πρέπει να εμφανίζεται όταν ο χρήστης θα εισαγάγει μια μη έγκυρη τιμή . Επιλέγοντας έναν τύπο μηνύματος στη λίστα Θέαθα καθορίσει ποια επιλογή θα έχει ο χρήστης όταν εισάγει λανθασμένα δεδομένα. Για να αποτρέψετε την εισαγωγή εσφαλμένων τιμών, πρέπει να επιλέξετε έναν τύπο μηνύματος Στάση. Εάν παραλείψετε αυτό το βήμα, θα εμφανιστεί ένα τυπικό μήνυμα σφάλματος όταν παρουσιαστεί σφάλμα.

8. Κάντε κλικ στο OK.

Μετά την εκτέλεση αυτών των ενεργειών, τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί θα ελεγχθούν στο επιλεγμένο κελί ή περιοχή.

Ελέγχονται τύποι δεδομένων

Αυτί Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμώνπαρέχει μια μεγάλη επιλογή τύπων δεδομένων για συνθήκες επαλήθευσης. Μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο των έγκυρων δεδομένων από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος δεδομένων(Όπως σημειώθηκε, τα υπόλοιπα στοιχεία ελέγχου σε αυτήν την καρτέλα αλλάζουν ανάλογα με τον επιλεγμένο τύπο δεδομένων). Μπορείτε να επιλέξετε τους παρακάτω τύπους δεδομένων.

• Οποιαδήποτε αξία. Επιλέγοντας αυτήν την επιλογή καταργείται η συνθήκη επικύρωσης δεδομένων. Ωστόσο, το μήνυμα εισαγωγής θα εξακολουθεί να εμφανίζεται εκτός εάν το πλαίσιο ελέγχου έχει απαλειφθεί Εμφάνιση μηνύματος σφάλματοςστην καρτέλα Μήνυμα που πρέπει να εισαχθεί.
• Ακέραιος αριθμός. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει έναν ακέραιο αριθμό. Χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα Εννοιαμπορείτε να ορίσετε ένα αποδεκτό εύρος τιμών. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι η τιμή εισόδου πρέπει να είναι ακέραιος και μεγαλύτερη ή ίση με 100.
• Εγκυρος. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει έναν έγκυρο αριθμό. Το εύρος των έγκυρων τιμών μπορεί να προσδιοριστεί χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Εννοια. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι ο αριθμός που εισάγετε πρέπει να είναι μεγαλύτερος ή ίσος με 0 και μικρότερος ή ίσος με 1.
• Λίστα. Ο χρήστης πρέπει να επιλέξει μια τιμή από την προτεινόμενη λίστα τιμών. Δείτε την παρακάτω ενότητα για περισσότερες λεπτομέρειες. .
• Ημερομηνία. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει την ημερομηνία. Χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα Εννοιαμπορείτε να ορίσετε ένα έγκυρο εύρος ημερομηνιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι η ημερομηνία που εισάγετε πρέπει να είναι μεγαλύτερη ή ίση με την 1η Ιανουαρίου 2012 και μικρότερη ή ίση με την 31η Δεκεμβρίου 2012.
• Φορά. Ο χρήστης πρέπει να εισαγάγει μια τιμή χρόνου. Χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα Εννοιαμπορείτε να ορίσετε ένα αποδεκτό εύρος τιμών. Για παράδειγμα, η τιμή ώρας που εισάγεται πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 12:00.
• Μήκος κειμένου. Το μήκος της συμβολοσειράς εισόδου (αριθμός χαρακτήρων) είναι περιορισμένο. Χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα Εννοιαμπορείτε να προσδιορίσετε το επιτρεπόμενο μήκος χορδής. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι το μήκος της συμβολοσειράς εισόδου πρέπει να είναι 1 (ένας χαρακτήρας).
• Αλλος. Ένας λογικός τύπος που καθορίζει εάν η εισαγωγή του χρήστη είναι σωστή. Ο τύπος μπορεί να εισαχθεί απευθείας στο πεδίο Τύπος(που εμφανίζεται όταν επιλέγετε αυτόν τον τύπο) ή ορίστε μια αναφορά σε ένα κελί με έναν τύπο. Παρακάτω είναι παραδείγματα πολλών χρήσιμων τύπων.

Στην καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμώνπεριέχει δύο επιλογές.

• Αγνοήστε τα άδεια κελιά. Εάν είναι ενεργοποιημένη αυτή η επιλογή, επιτρέπονται κενές καταχωρήσεις στα κελιά για τα οποία έχει οριστεί η επικύρωση δεδομένων. Αυτή η σημαία λειτουργεί λίγο περίεργα. Εάν καταργήσετε το πλαίσιο ελέγχου και ορίσετε κάποιον κανόνα επικύρωσης δεδομένων στο κελί, τότε το πλαίσιο ελέγχου θα σας επιτρέψει να αφήσετε το κελί κενό. Αλλά μόλις προσπαθήσετε να εισαγάγετε κάτι απαράδεκτο σε ένα κελί και στη συνέχεια προσπαθήσετε να αφήσετε το κελί κενό, δεν θα λειτουργήσει.
• Πολλαπλασιάστε τις αλλαγές σε άλλα κύτταρα με την ίδια κατάσταση.Εάν είναι επιλεγμένη αυτή η επιλογή, τότε τυχόν αλλαγές που έγιναν θα εφαρμοστούν και σε άλλα κελιά που περιέχουν τις αρχικές συνθήκες επικύρωσης δεδομένων. Εάν έχετε ορίσει έναν κανόνα σε ένα ή περισσότερα κελιά και, στη συνέχεια, έχετε επιλέξει μια περιοχή που περιλαμβάνει αυτά τα κελιά και ορισμένα άλλα, και κάνετε κλικ στο μενού Επαλήθευση δεδομένων, τότε θα εμφανιστεί το μήνυμα: «Η επιλεγμένη περιοχή περιέχει κελιά χωρίς όρους στις τιμές. Να επεκταθούν οι συνθήκες σε αυτά τα κύτταρα;» Εάν κάνετε κλικ στο «Ναι», θα εμφανιστεί μια καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών.Τώρα λοιπόν υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου Πολλαπλασιάστε τις αλλαγές σε άλλα κύτταρα με την ίδια κατάστασηδεν χρειάζεται να το βάλεις.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ακόμη και μετά τον ορισμό της επικύρωσης εισόδου, ο χρήστης μπορεί να εισάγει λανθασμένες τιμές. Ακόμα κι αν η αναπτυσσόμενη λίστα Προβολή καρτελών Μήνυμα σφάλματοςεπιλεγμένος τύπος μηνύματος Στάση, η πιθανότητα εισαγωγής λανθασμένων δεδομένων εξακολουθεί να υπάρχει. Αξίζει επίσης να δοθεί προσοχή στο γεγονός ότι η επαλήθευση δεδομένων εισόδου δεν ανταποκρίνεται στα αποτελέσματα των υπολογισμών του τύπου. Με άλλα λόγια, η εφαρμογή επικύρωσης δεδομένων σε ένα κελί που περιέχει έναν τύπο δεν θα παράγει κανένα αποτέλεσμα.

Το Excel έχει μια εντολή Δεδομένα → Εργασία με δεδομένα → Επαλήθευση δεδομένων → Κυκλώστε λανθασμένες πληροφορίες, αφού επιλέξετε ποιες όλες οι εσφαλμένες τιμές θα κυκλωθούν με κόκκινο χρώμα (Εικ. 3).

Ρύζι. 3. Τα κελιά με μη έγκυρες τιμές (τιμές μεγαλύτερες από 100) κυκλώνονται

Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας

Ίσως η πιο κοινή χρήση της επικύρωσης εισόδου είναι η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας τιμών. Στο Σχ. Το σχήμα 4 δείχνει ένα παράδειγμα στο οποίο τα ονόματα μηνών που περιέχονται στην περιοχή A1:A12 χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας.

Ρύζι. 4. Λίστα που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας το Data Validator

Για να δημιουργήσετε μια λίστα όπως αυτή:

1. Εισαγάγετε μια λίστα τιμών σε μία στήλη ή γραμμή. Αυτές οι τιμές θα χρησιμοποιηθούν στην αναπτυσσόμενη λίστα.

2. Επιλέξτε το κελί που πρέπει να περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα (D3 στο παράδειγμά μας).

3. Στην καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων εισόδουεπιλέξτε τύπο δεδομένων Λίστακαι στο χωράφι Πηγήκαθορίστε ένα εύρος που περιέχει μια λίστα τιμών (στο παράδειγμά μας, $A$1:$A$12).

4. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο Λίστα έγκυρων τιμών.

5. Κάντε άλλες ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων εισόδου, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα.

Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, όταν ενεργοποιείτε ένα κελί, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο κουμπί στα δεξιά του. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να αναπτύξετε τη λίστα και να επιλέξετε την επιθυμητή τιμή.

Εάν η λίστα πρέπει να περιέχει μικρό αριθμό τιμών, τότε μπορούν να εισαχθούν απευθείας στο πεδίο Πηγήστην καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών(αυτό το πεδίο θα εμφανιστεί εάν επιλέξετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος δεδομένατύπος Λίστα). Μεταξύ των εισαγόμενων τιμών πρέπει να εισαγάγετε ένα διαχωριστικό που ορίζεται σύμφωνα με τις τοπικές ρυθμίσεις (για τη Ρωσία αυτό είναι ένα ερωτηματικό).

Εάν χρησιμοποιείτε μια περιοχή για να ορίσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να βρίσκεται στο ίδιο φύλλο με το ενεργοποιημένο κελί. Σε περίπτωση που η λίστα χρειάζεται να χρησιμοποιήσει τιμές από μια περιοχή που βρίσκεται σε άλλο φύλλο, μπορείτε να της δώσετε ένα όνομα και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα στο πεδίο Πηγή(μετά το σύμβολο ίσον). Για παράδειγμα, εάν η λίστα περιέχει τιμές από τη λίστα MyList, θα εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο: =MyList

Επικύρωση δεδομένων με χρήση τύπων

Η δημιουργία απλών ελέγχων δεδομένων είναι εύκολη με το Input Validator. Αλλά η πραγματική δύναμη αυτής της ιδιότητας μπορεί να γίνει αισθητή μόνο εάν εργάζεστε με τύπους επικύρωσης δεδομένων.

Ένας τύπος που ορίζεται για την επικύρωση δεδομένων πρέπει να επιστρέψει την τιμή Boole TRUE ή FALSE. Εάν επιστρέψει TRUE, η εισαγόμενη τιμή θα γραφτεί στο κελί. Εάν το αποτέλεσμα του υπολογισμού του τύπου είναι FALSE, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος που περιέχει την προειδοποίηση που ορίζεται στην καρτέλα Μήνυμα σφάλματοςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών.

Μπορείτε να ορίσετε τον τύπο στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών. Για να το κάνετε αυτό, από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος δεδομένωνκαρτέλες Επιλογέςεπιλέξτε τύπο Αλλος. Ο τύπος μπορεί να εισαχθεί απευθείας στο πεδίο Τύποςή εισαγάγετε έναν σύνδεσμο προς το κελί που περιέχει αυτόν τον τύπο. Πεδίο Τύποςεμφανίζεται στην καρτέλα Επιλογέςμόνο εάν έχει επιλεγεί ο τύπος Αλλος.

Τύπος αναφορών κελιών σε τύπους για επικύρωση δεδομένων

Εάν ο τύπος έχει εισαχθεί στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών, περιέχει μια αναφορά κελιού, θα αντιμετωπίζεται ως σχετική αναφορά στο επάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής.

Το παρακάτω παράδειγμα θα εξηγήσει γιατί οι σχετικοί σύνδεσμοι πρέπει να χρησιμοποιούνται σε τύπους για την επικύρωση δεδομένων. Ας υποθέσουμε ότι χρειάζονται μόνο περιττοί αριθμοί στην περιοχή B2:B10. Στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμώνΔεν υπάρχει τέτοιος τύπος δεδομένων, επομένως πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να δημιουργήσετε ένα κριτήριο επικύρωσης δεδομένων. Για να δημιουργήσετε ένα τέτοιο κριτήριο επικύρωσης δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την περιοχή B2:B10 ώστε να ενεργοποιηθεί το κελί B2.

2. Επιλέξτε μια ομάδα Δεδομένα → Εργασία με δεδομένα → Επαλήθευση δεδομένωνγια να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών.

3. Μεταβείτε στην καρτέλα Επιλογέςκαι στη λίστα Τύπος δεδομένωνεπιλέγω Αλλος.

4. Εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στο πλαίσιο Τύπος(Εικ. 5) =UNCOUNT(B2). Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση ODD, η οποία επιστρέφει TRUE εάν το όρισμά της είναι περιττός αριθμός.

5. Μεταβείτε στην καρτέλα Μήνυμα σφάλματοςκαι επιλέξτε τον τύπο μηνύματος Στάση. Εισαγάγετε επίσης το κείμενο του μηνύματος "Επιτρέπονται μόνο μονοί αριθμοί".

6. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών.

Ρύζι. 5. Εισαγωγή ενός τύπου στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών

Σημειώστε ότι ο τύπος που εισαγάγατε περιέχει μια αναφορά στο επάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής. Αυτός ο τύπος πρέπει να ισχύει για ολόκληρο το εύρος κελιών, επομένως θα πρέπει να περιμένετε ότι κάθε κελί σε αυτό το εύρος περιέχει τον ίδιο τύπο. Δεδομένου ότι στον τύπο η πλήρωση ανά κελί είναι σχετική, αυτός ο τύπος αλλάζει για κάθε μεμονωμένο κελί στην περιοχή B2:B10. Για να το επιβεβαιώσετε, τοποθετήστε τον κέρσορα, για παράδειγμα, στο κελί B5 και ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών. Σε αυτό το παράθυρο θα πρέπει να δείτε τον τύπο =UNEVENT(B5)

Γενικά, όταν εισάγετε έναν τύπο για να ελέγξετε δεδομένα σε μια περιοχή κελιών, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια σχετική αναφορά στο ενεργοποιημένο κελί, το οποίο είναι συνήθως το επάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής. Η εξαίρεση είναι περιπτώσεις όπου πρέπει να δημιουργήσετε μια σύνδεση σε ένα συγκεκριμένο κελί. Για παράδειγμα, θέλετε να εισαγάγετε μόνο τιμές στην περιοχή A1:B10 που είναι μεγαλύτερες από την τιμή στο κελί C1. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τον τύπο =A1>$C$1

Παραδείγματα τύπων για επικύρωση δεδομένων

Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα που χρησιμοποιούν τύπους για την επικύρωση εισόδου. Όλοι οι τύποι εισήχθησαν απευθείας στο πεδίο Τύποςστην καρτέλα Επιλογέςπλαίσιο διαλόγου Επικύρωση των εισαγόμενων τιμών.

Εισαγάγετε μόνο κείμενο.Για να επιτρέπεται η εισαγωγή μόνο κειμένου (και όχι αριθμητικών τιμών) σε ένα κελί ή περιοχή, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο: =ETEXT(A1). Εδώ θεωρείται ότι το A1 είναι το ενεργοποιημένο κελί της εκχωρημένης περιοχής.

Εισαγάγετε τιμές μεγαλύτερες από αυτές στο προηγούμενο κελί.Ο ακόλουθος τύπος επικύρωσης δεδομένων σάς επιτρέπει να εισάγετε έναν αριθμό σε ένα κελί μόνο εάν είναι μεγαλύτερος από την τιμή στο προηγούμενο κελί: =A2>A1. Ο τύπος προϋποθέτει ότι το ενεργοποιημένο κελί στην επιλεγμένη περιοχή είναι το κελί A2. Σημειώστε ότι αυτός ο τύπος δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην πρώτη σειρά ενός φύλλου εργασίας.

Εισαγάγετε μόνο μοναδικές τιμές.Ο ακόλουθος τύπος επικύρωσης δεδομένων εισόδου δεν θα επιτρέψει στον χρήστη να εισαγάγει διπλότυπες τιμές στην περιοχή A1:C20: =COUNTIF($A$1:$C$20,A1)=1. Εδώ θεωρείται ότι το A1 είναι το ενεργοποιημένο κελί της εκχωρημένης περιοχής. Σημειώστε ότι το πρώτο όρισμα της συνάρτησης COUNTIF ($A$1:$C$20) είναι απόλυτη αναφορά. Το δεύτερο όρισμα (A1) είναι μια σχετική αναφορά που αλλάζει για κάθε κελί στην επιλεγμένη περιοχή. Στο Σχ. Το σχήμα 6 δείχνει πώς λειτουργεί αυτός ο τύπος. Εδώ γίνεται μια προσπάθεια εισαγωγής της τιμής 2 στο κελί A5, το οποίο βρίσκεται ήδη στην περιοχή A1:C20.

Ρύζι. 6. Χρησιμοποιήστε το Data Validator για να αποτρέψετε την διπλότυπη καταχώριση

Εισαγωγή κειμένου που αρχίζει με το γράμμα Α.Ο παρακάτω τύπος χρησιμοποιεί μια τεχνική που σας επιτρέπει να ελέγξετε για ένα δεδομένο σύμβολο. Σε αυτήν την περίπτωση, ο τύπος θα επιστρέψει TRUE εάν εισαγάγετε μια συμβολοσειρά στο κελί που αρχίζει με το γράμμα A (ανεξαρτήτως περίπτωσης): =LEFT(A1)= " a " . Αυτός ο τύπος προϋποθέτει ότι το ενεργοποιημένο κελί στην επιλεγμένη περιοχή είναι το κελί A1.

Ακολουθεί ένας ελαφρώς τροποποιημένος τύπος επαλήθευσης δεδομένων. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο, μπορείτε να εισαγάγετε μια συμβολοσειρά που αποτελείται από πέντε γράμματα και ξεκινά με το γράμμα Α:
=COUNTIF (A1; "A????") =1

Παρατίθεται στο βιβλίο του John Walkenbach. Microsoft Excel 2007. Βίβλος χρήστη. – Μ: LLC «I.D. Williams», 2008. – σσ. 482–489.

Όταν εργάζεστε με μεγάλους όγκους πληροφοριών, ειδικά όταν υποβάλλονται σε επεξεργασία χρησιμοποιώντας τύπους ή μακροεντολές, είναι σημαντικό τα δεδομένα να μην έχουν σφάλματα που μπορούν να επηρεάσουν το αποτέλεσμα. Οι δυσκολίες στην απόκτηση σωστών πηγών εμφανίζονται όταν προέρχονται από μη δομημένες πηγές (κακώς σχεδιασμένες βάσεις δεδομένων, μη αυτόματη συμπλήρωση πινάκων και φορμών από άτομα που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα). Είναι ιδιαίτερα δύσκολο να επιτευχθεί το σωστό σχέδιο χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη μάσκα (πρότυπο). Για παράδειγμα, μια ημερομηνία μπορεί να γραφτεί ως συμβολοσειρά με διάφορους τρόπους:

• 01.01.2001;
• 01/01/2001;
• 1 Ιανουαρίου 2001 κ.λπ.

Το άρθρο περιγράφει τη λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να απλοποιήσετε τη διαδικασία συλλογής και ελέγχου δεδομένων στο Excel.

Πού βρίσκεται;

Για να διαμορφώσετε τις παραμέτρους για τον έλεγχο των τιμών εισαγωγής, στην καρτέλα "Δεδομένα" στην περιοχή "Εργασία με δεδομένα", κάντε κλικ στο εικονίδιο "Επικύρωση δεδομένων" ή επιλέξτε ένα παρόμοιο στοιχείο από το αναπτυσσόμενο μενού:

Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, όπου οποιαδήποτε τιμή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως τύπος δεδομένων:

Ρύθμιση συνθήκης ελέγχου

Αρχικά, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο των δεδομένων που θα ελεγχθούν, που θα είναι η πρώτη προϋπόθεση. Υπάρχουν 8 επιλογές συνολικά:

• Ακέραιος αριθμός;
• Πραγματικός αριθμός;
• Λίστα;
• Ημερομηνία;
• Φορά;
• Μήκος κειμένου;
• Αλλος.

Σύμφωνα με το επιλεγμένο στοιχείο, καθίσταται δυνατή η επιλογή πρόσθετων συνθηκών. Για αριθμούς, ημερομηνίες, ώρα και μήκος κειμένου είναι δυνατό να καθοριστούν περιορισμοί: μικρότερο από, μεγαλύτερο από, εύρος κ.λπ. Η πηγή πρέπει να επισυναφθεί στη λίστα και το στοιχείο "άλλο" σας ζητά να εισαγάγετε έναν τύπο που επιστρέφει μια λογική τιμή.

Ο πιο ασυνήθιστος τύπος είναι αναπτυσσόμενη λίστα.

Σας επιτρέπει να επιλέξετε τιμές που καθορίζονται ως πηγή και να περιορίσετε τις επιτρεπόμενες τιμές από τις ίδιες. Είναι επίσης δυνατή η δημιουργία δυναμικών αναπτυσσόμενων λιστών.

Επεξήγηση εργαλείου κελιών του Excel

Η λειτουργία επικύρωσης δεδομένων στο Excel σάς επιτρέπει να προσαρμόζετε συμβουλές εργαλείων για κελιά φύλλου εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη δεύτερη καρτέλα του παραθύρου επαλήθευσης τιμής εισόδου - "Μήνυμα εισαγωγής".

Η εικόνα δείχνει ένα παράδειγμα ενός πιθανού μηνύματος για ένα κελί στο οποίο έχουν εισαχθεί ακέραιοι αριθμοί από το 1 έως το 31 (ρυθμίσεις στην καρτέλα "Παράμετροι"). Ο τίτλος και τα μηνύματα υποδεικνύονται κατά την κρίση σας, δεν υπάρχουν κανόνες για το σχεδιασμό τους. Μην ξεχάσετε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση συμβουλής εργαλείου εάν το κελί είναι τρέχον", διαφορετικά το μήνυμα θα απενεργοποιηθεί.

Ένα παράδειγμα συμβουλής εργαλείου στο Excel:

Έξοδος μηνύματος σφάλματος

Η τελευταία καρτέλα του παραθύρου επικύρωσης δεδομένων σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε τη συμπεριφορά και την εμφάνιση των μηνυμάτων όταν εντοπίζεται μια εσφαλμένη τιμή.

Υπάρχουν τρεις επιλογές μηνυμάτων που διαφέρουν ως προς τη συμπεριφορά:

• Στάση;
• Προειδοποίηση;
• Μήνυμα.

Η διακοπή είναι ένα μήνυμα σφάλματος και επιτρέπει μόνο 2 ενέργειες: ακύρωση της εισαγωγής και επανάληψη της εισαγωγής. Εάν ακυρωθεί, η νέα τιμή θα αλλάξει στην προηγούμενη. Η επανάληψη της καταχώρισης καθιστά δυνατή τη διόρθωση της νέας τιμής.

Μια προειδοποίηση είναι πιο ανεκτική από μια στάση, καθώς σας επιτρέπει να αφήσετε μια τιμή που δεν πληροί τις προϋποθέσεις επαλήθευσης αφού ο χρήστης επιβεβαιώσει την εισαγωγή.

Το μήνυμα εμφανίζει το σφάλμα σε απλές πληροφορίες και δίνει την ευκαιρία να ακυρώσετε την τελευταία ενέργεια.

Μερικές φορές υπάρχει ανάγκη να είστε ασφαλείς από σφάλματα πριν εισαγάγετε δεδομένα σε κελιά που δεν πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, στην ονοματολογία προϊόντων και τιμών ενός καταστήματος, δεν θα πρέπει να είναι δυνατή η εισαγωγή αρνητικών αριθμών και μηδενικών. Εξάλλου, το κατάστημα δεν δίνει αγαθά με επιπλέον πληρωμή ή δωρεάν.

Επικύρωση δεδομένων εισόδου στο Excel

Για να αποτρέψουμε σφάλματα χειριστή πληκτρολόγησης υπολογιστή στο Excel, θα χρησιμοποιήσουμε επαλήθευση δεδομένων εισόδου. Έτσι, θα του δημιουργήσουμε άνετες συνθήκες για εργασία ρουτίνας, όπου είναι δύσκολο να αποφευχθούν λάθη.

Έχουμε ένα φύλλο με τη γκάμα προϊόντων του καταστήματος:

Τώρα ας ελέγξουμε.Εισαγάγετε έναν φυσικό αριθμό στο κελί B2 και έναν αρνητικό αριθμό στο κελί B3. Όπως μπορείτε να δείτε στο κελί B3, η δράση του χειριστή κλήσης είναι μπλοκαρισμένη. Εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος: "Η τιμή που εισήχθη είναι λανθασμένη".

Σημείωμα. Εάν θέλετε, μπορείτε να γράψετε το δικό σας κείμενο για το σφάλμα στην τρίτη καρτέλα των ρυθμίσεων του εργαλείου «Μήνυμα σφάλματος».

Για να καταργήσετε την επικύρωση δεδομένων στο Excel, πρέπει: να επιλέξετε την αντίστοιχη περιοχή κελιών, να επιλέξετε το εργαλείο και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εκκαθάριση όλων" (υποδεικνύεται στη δεύτερη εικόνα).

Δυνατότητες επαλήθευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος ελέγχει τα δεδομένα μόνο κατά τη διαδικασία εισαγωγής. Εάν τα δεδομένα έχουν ήδη εισαχθεί, δεν θα επαληθευτεί. Για παράδειγμα, στη στήλη Β δεν μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο αφού έχετε ορίσει τις προϋποθέσεις για τη συμπλήρωση των κελιών σε αυτό. Αλλά η επικεφαλίδα στο κελί B1 "Τιμή" παρέμεινε χωρίς προειδοποίηση σφάλματος.

Προσοχή! Εάν τα κελιά αντιγραφούν και δεν εισαχθούν, οι τιμές τους δεν θα ελεγχθούν επίσης.

Για να ελέγξετε εάν όλα τα καταχωρημένα δεδομένα αντιστοιχούν σε ορισμένες συνθήκες στη στήλη και εάν υπάρχουν σφάλματα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο εργαλείο: "Δεδομένα" - "Έλεγχος δεδομένων" - "Κύκλος λανθασμένων δεδομένων".

Εάν οι τιμές στη στήλη Β πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις αλλά περιέχουν σφάλματα, θα περιγραφούν όλες με κόκκινο οβάλ. Αυτό το εργαλείο είναι πολύ βολικό στη χρήση όταν πρέπει να ελέγξετε δεδομένα που έχουν ήδη εισαχθεί ή αντιγραφεί.

Φυσικά, μπορείτε να δοκιμάσετε τα δεδομένα σε μια στήλη χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Boolean IF του Excel. Ή μορφοποίηση υπό όρους. Αλλά η χρήση του εργαλείου επικύρωσης δεδομένων είναι πιο αποτελεσματική, βολική και παραγωγική για αυτήν την εργασία. Ειδικά αν χρειαστεί να ελέγξουμε πολλές στήλες ταυτόχρονα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο ορθολογισμός της χρήσης του είναι πιο αισθητή.

Κατά τη μη αυτόματη συμπλήρωση πινάκων στο Excel, πρέπει να εισάγετε πολλά δεδομένα, τα οποία μπορεί να οδηγήσουν σε πολλά τυπογραφικά λάθη και λάθη. Ορισμένα τέτοια σφάλματα μπορούν να εξαλειφθούν ελέγχοντας τα δεδομένα στο Excel καθώς τα εισάγετε, τα οποία θα εξετάσουμε στη συνέχεια.

Αξίζει να σημειωθεί αμέσως ότι ο έλεγχος των δεδομένων εισόδου στο Excel θα λειτουργήσει μόνο κατά την εισαγωγή αυτών των δεδομένων από το πληκτρολόγιο. Κατά την επικόλληση πληροφοριών από το πρόχειρο ή άλλη πηγή, ο έλεγχος δεν εκτελείται. Για τιμές που έχουν ήδη εισαχθεί, μπορείτε ακόμα να ελέγξετε, κάτι που θα έχει ως αποτέλεσμα τον κύκλο εσφαλμένων δεδομένων σε κόκκινο οβάλ, αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.

Για να ελέγξετε δεδομένα στο Excel για συγκεκριμένα κελιά, πρέπει να τα επιλέξετε, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα", και βρείτε στην ενότητα "Εργασία με δεδομένα"μενού "Έλεγχος δεδομένων". Όταν κάνετε κλικ στο βέλος στα δεξιά αυτού του στοιχείου, εμφανίζονται τρία στοιχεία μενού, από τα οποία χρειαζόμαστε το πρώτο "Έλεγχος δεδομένων...".

Στο παράθυρο που εμφανίζεται "Έλεγχος τιμών εισόδου"η επαλήθευση έχει ρυθμιστεί. Στην καρτέλα "Επιλογές"επιλέξτε από τη λίστα τον τύπο των δεδομένων που θα ελεγχθούν και θα εισαχθούν στο εύρος των κελιών που έχουμε επιλέξει. Για παράδειγμα, ας διαλέξουμε "Ακέραιος αριθμός".

Αφού επιλέξετε τον τύπο δεδομένων, καθίσταται δυνατή η επιλογή της συνθήκης για την αντιστοίχιση της εισαγόμενης τιμής στη στήλη "Εννοια:". Ας επιλέξουμε ως παράδειγμα "Μεταξύ".

Στην επόμενη καρτέλα "Μήνυμα προς εισαγωγή"Μπορείτε να καθορίσετε τον τίτλο και το ίδιο το μήνυμα υπόδειξης, τα οποία θα εμφανίζονται όταν ενεργοποιηθεί το κελί για την επικύρωση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί.

Στην καρτέλα "Μήνυμα σφάλματος"Μπορείτε να καθορίσετε τον τίτλο και το ίδιο το μήνυμα που εμφανίζεται όταν τα δεδομένα εισάγονται εσφαλμένα, καθώς και την ενέργεια που θα εκτελεστεί. Στην καρτέλα "Θέα:"Υπάρχουν τρεις διαθέσιμες επιλογές. "Στάση"σας αποτρέπει από την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων και σας ζητά να προσπαθήσετε ξανά. "Προειδοποίηση"παράγει ένα μήνυμα σφάλματος αλλά σας δίνει την επιλογή να συνεχίσετε να εισάγετε μια μη έγκυρη τιμή. "Μήνυμα"απλά θα σας ενημερώσει ότι η τιμή που εισαγάγατε δεν είναι έγκυρη.

Υπόδειξη μηνύματος.

Θέα "Στάση".

Θέα "Προειδοποίηση".

Γεια σε όλους. Πόσο συχνά συναντάτε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα που συμπληρώνονται από πολλούς υπαλλήλους; Για παράδειγμα, δημιουργείτε μια βάση δεδομένων στο Excel και πολλά άτομα εισάγουν όλες τις πληροφορίες. Τα σφάλματα δεν μπορούν να αποφευχθούν. Τώρα, εάν το Excel μπορούσε να τα ελέγξει πριν τα εισαγάγει και να υποδείξει ένα σφάλμα...

Αλλά μπορεί! Το πρόγραμμα διαθέτει ένα ενσωματωμένο ισχυρό εργαλείο που ονομάζεται "Επαλήθευση δεδομένων", το οποίο ελαχιστοποιεί τα σφάλματα κατά την εισαγωγή πληροφοριών.

Πώς να κάνετε επικύρωση δεδομένων στο Excel

Μπορείτε να παρέχετε επαλήθευση δεδομένων στο στάδιο του σχεδιασμού του εγγράφου, έτσι ώστε ο χρήστης να μην μπορεί να εισάγει λανθασμένα δεδομένα ή να προσθέσει επαλήθευση σε υπάρχοντες πίνακες.

Για να συνδέσετε το εργαλείο "Επικύρωση δεδομένων", επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ελέγξετε και κάντε κλικ στην "Κορδέλα" Δεδομένα – Εργασία με δεδομένα – Επικύρωση δεδομένων" Θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων «επόπτης»:

Στην καρτέλα "Παράμετροι", πρέπει να ορίσετε την προϋπόθεση για τον έλεγχο στο πεδίο "Τύπος δεδομένων". Υπάρχουν 8 τύποι συνθηκών για έλεγχο:

1. Οποιαδήποτε αξία– η επαλήθευση δεδομένων είναι απενεργοποιημένη
2. Ακέραιος αριθμός– μπορείτε να εισαγάγετε έναν ακέραιο μόνο με ένα πρόσθετο κριτήριο.
3. Πραγματικός αριθμός– οποιοσδήποτε πραγματικός αριθμός με πρόσθετο κριτήριο
4. Λίστα– επιλέξτε μια τιμή από μια προκαθορισμένη λίστα
5. Ημερομηνία– εισάγετε μόνο την ημερομηνία που πληροί το πρόσθετο κριτήριο
6. Φορά– εισαγωγή ώρας με πρόσθετη προϋπόθεση
7. Μήκος κειμένου– εισάγετε κείμενο συγκεκριμένου μήκους
8. Αλλος– εισαγάγετε μια τιμή που να ικανοποιεί τη μη αυτόματη γραμμένη λογική έκφραση

Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να ορίσετε δύο ακόμη πλαίσια ελέγχου:

• Αγνοήστε τα άδεια κελιά– μην εφαρμόσετε τη συνθήκη σε άδεια κελιά
• Πολλαπλασιάστε τις αλλαγές σε άλλα κύτταρα με την ίδια κατάσταση– βρείτε κελιά με παρόμοιες συνθήκες και εφαρμόστε τις ίδιες αλλαγές σε αυτά

Στην καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος, εισαγάγετε μια υπόδειξη σχετικά με τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε στο κελί.

Στην καρτέλα Μήνυμα σφάλματος, επιλέξτε το συμβάν που θα συμβεί όταν εισαγάγετε λανθασμένα δεδομένα. Αρχικά, ας κάνουμε μια επιλογή στη λίστα "Προβολή":

1. Στάση– ακυρώστε την εισαγωγή λανθασμένων δεδομένων, εμφανίστε το καθορισμένο μήνυμα
2. Προειδοποίηση– το πρόγραμμα θα σας ενημερώσει ότι η τιμή δεν πληροί τις απαιτήσεις και θα καθορίσει εάν θα την εισαγάγετε στο κελί
3. Μήνυμα- περίπου το ίδιο με μια προειδοποίηση, αλλά φαίνεται λιγότερο εκφοβιστικό

Μετά από αυτό, θα γράψουμε τον τίτλο και το κύριο κείμενο για το παράθυρο προειδοποίησης.

Τώρα ας μιλήσουμε λεπτομερέστερα για κάθε τύπο πάθησης.

Συνθήκη ακέραιου στο Excel

Εάν μπορείτε να εισάγετε μόνο ακέραιους αριθμούς στα κελιά, επιλέξτε αυτόν τον τύπο δεδομένων. Η λίστα με μια πρόσθετη παράμετρο στην οποία πρέπει να ορίσετε περιορισμούς θα ενεργοποιηθεί. Κάντε μια επιλογή:

• Μεταξύελάχιστη και μέγιστη τιμή
• Εκτόςκαθορισμένο εύρος τιμών
• Ίσομια ορισμένη τιμή
• Όχι ίσαμια ορισμένη τιμή
• Περισσότεροκαθορισμένη τιμή
• Μείονκαθορισμένη τιμή
• Μεγαλύτερο ή ίσο μεέννοια
• Μικρότερο ή ίσο μεέννοια

Κατάσταση σε πραγματική αξία

Οι πραγματικοί αριθμοί είναι όλοι θετικοί και αρνητικοί αριθμοί, καθώς και μηδέν. Αυτός ο κανόνας διαφέρει από την προηγούμενη παράγραφο στο ότι μπορούν επίσης να εισαχθούν κλασματικοί αριθμοί. Όλες οι άλλες ρυθμίσεις είναι παρόμοιες με αυτές που περιγράφονται παραπάνω.

Λίστα

Όπως είπα ήδη, η εφαρμογή αυτού του κανόνα σημαίνει ότι ο χρήστης θα κληθεί να επιλέξει μια επιλογή για συμπλήρωση από μια προκατασκευασμένη λίστα. Για παράδειγμα, εάν πουλάτε πολλές μάρκες αυτοκινήτων, μπορείτε να περιορίσετε τη δυνατότητα του χειριστή να εισάγει μια μάρκα μόνο με μια λίστα από τη συλλογή σας. Όταν ο χρήστης επιλέγει ένα κελί προς συμπλήρωση, εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα με πιθανές επιλογές. Το μόνο που μένει είναι να επιλέξετε το επιθυμητό με το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο.

Για να καθορίσετε μια λίστα, περιγράψτε την στο πεδίο προέλευσης. Αυτό μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους:

• Γράψτε τη λίστα σε κελιά σε ένα φύλλο του βιβλίου και στο πεδίο "Πηγή" υποδείξτε έναν σύνδεσμο προς αυτόν τον πίνακα
• Δημιουργήστε έναν πίνακα με όνομα, καθορίστε το όνομά του στο πεδίο "Πηγή".
• Καταχωρίστε τα στοιχεία απευθείας στο πεδίο "Πηγή" χωρισμένα με ερωτηματικά

Ο χρήστης μπορεί να γράψει τη δική του αξία, διαφορετική από αυτές της λίστας. Ωστόσο, εάν επιλεγεί ο τύπος ελέγχου "Διακοπή", το πρόγραμμα δεν θα σας επιτρέψει να τον εισάγετε στο κελί. Με άλλες μεθόδους επαλήθευσης, η τιμή θα γραφτεί στο κελί, αλλά θα εξακολουθεί να θεωρείται λανθασμένη.

Ημερομηνία

Αυτό το φίλτρο θα σας επιτρέψει να εισάγετε μόνο την ημερομηνία στο κελί. Επιτρέψτε μου να σας υπενθυμίσω ότι μια ημερομηνία στο Excel είναι επίσης ένας αριθμός, επομένως αυτός ο κανόνας έχει κάτι κοινό με την προϋπόθεση για μια πραγματική τιμή. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε μόνο μια ημερομηνία, υποδεικνύοντας τις ίδιες παραμέτρους όπως στις δύο πρώτες παραγράφους.

Φορά

Έλεγχος ώρας - όπως και στην προηγούμενη παράγραφο, ορίζεται μόνο μια συγκεκριμένη ώρα χωρίς αναφορά σε ημερομηνία. Επίσης, εισάγεται μια πρόσθετη παράμετρος για τον περιορισμό της επιλογής.

Μήκος κειμένου

Με αυτόν τον έλεγχο, μπορείτε να εισάγετε και αριθμό και κείμενο, αλλά προτείνεται να ορίσετε μια συνθήκη για το μήκος του (σε χαρακτήρες). Η λίστα των παραμέτρων παραμένει η ίδια: το μήκος μεταξύ των δεδομένων τιμών, εκτός του κενού, ίσο με κάποια τιμή κ.λπ.

Αλλος

Αυτή η μέθοδος επαλήθευσης είναι η πιο ευέλικτη. Στη γραμμή "Τύπος", μπορείτε να καθορίσετε τον δικό σας λογικό τύπο για επαλήθευση εάν καμία από τις προηγούμενες μεθόδους επαλήθευσης δεν σας ταιριάζει. Για παράδειγμα, έτσι ώστε στο κελί A1 να εισάγονται μόνο κωδικοί που ξεκινούν με τους χαρακτήρες "SUV" και περιέχουν 12 χαρακτήρες, εισάγουμε τον τύπο στο πεδίο: =AND(LEFT(A1,3)="SUV";LENGTH(A1)=12). Μόνο εάν τηρηθεί αυτός ο κανόνας, η τιμή θεωρείται σωστή.

Πώς να ελέγξετε τα κελιά του Excel για συνθήκες

Εάν έχετε εφαρμόσει Επικύρωση δεδομένων σε έναν πίνακα που έχει ήδη κάποια δεδομένα, μπορείτε να τον ελέγξετε για συμμόρφωση με τους καθορισμένους κανόνες και, εάν χρειάζεται, να τον διορθώσετε με μη αυτόματο τρόπο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην εντολή της κορδέλας «Έλεγχος δεδομένων» και επιλέξτε «Κύκλος μη έγκυρων δεδομένων» από το αναπτυσσόμενο μενού. Το Excel θα κυκλώσει τα κελιά με τα σφάλματα με κόκκινο χρώμα. Το μόνο που μένει είναι να διορθωθούν τα λάθη, οι κύκλοι θα εξαφανιστούν από μόνοι τους.

Για να αφαιρέσετε επιλογές χωρίς διόρθωση, από το ίδιο μενού, επιλέξτε "Κατάργηση διαδρομής μη έγκυρων δεδομένων".

Και έτσι, σε αυτό το μάθημα εξετάσαμε το εργαλείο "Έλεγχος δεδομένων", το οποίο σας επιτρέπει να βρείτε σφάλματα στη συμπλήρωση πινάκων με πληροφορίες, καθώς και να αποφύγετε την εμφάνιση νέων. Γνωρίζετε πόσο σημαντικό είναι τα δεδομένα να είναι «καθαρά», γιατί είναι ευκολότερη η επεξεργασία τους και τα αποτελέσματα υπολογισμού θα αντικατοπτρίζουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τις διαδικασίες που μελετώνται. Επομένως, είναι καλύτερα να χρησιμοποιήσετε αυτό το υπέροχο εργαλείο. Έτσι, μερικές φορές προστατεύω τον εαυτό μου όταν δημιουργώ πίνακες δεδομένων. Νομίζω ότι ο "Έλεγχος δεδομένων" θα είναι ένας χρήσιμος βοηθός και για εσάς!

Θα γράψω μια νέα σημαντική ανάρτηση, αυτή τη φορά. Μην το χάσετε, ειδικά αν τα τραπέζια σας είναι μεγάλα και πολύπλοκα. Τα λέμε!