Индивидуальная настройка приложений MS Office. Создаем настраиваемую вкладку

Стартовое окно

Стартовое окно текстового редактора Word 2007 имеет следующий вид:

Вертикальная

документа

прокрутки

Копка Офис:

Раскрывающееся меню кнопки Офис:

Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой-либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам.

Главное меню:

На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов.

Всплывающая подсказка

Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, что значительно упрощает знакомство с меню.

Панель быстрого доступа

По умолчанию она расположена рядом с кнопкой "Office" выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели.

Настройка панели быстрого доступа

Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню "Другие команды". Откроется окно настроек Word. Нужный раздел "Настройка" при этом будет выбран по умолчанию.

Изменение состава панели быстрого доступа

Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку "Добавить". Для удаления ненужной команды, ее надо выделить в правом списке и нажать кнопку "Удалить". Кроме того, здесь же можно указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт "Для всех документов", или только для определенного документа.

Строка состояния

Находится в нижней части окна программы. По умолчанию в этой строке (в левой части) указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество слов, язык ввода текста; (в правой части) - режим просмотра документа, масштаб. .

Настройка строки состояния:

Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мышки на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию.

Работа с документами В MS Word 2007

Все основные команды для операций с файлами собраны в меню кнопки "Office". Для создания нового документа предназначен самый первый пункт меню "Создать". При его выборе появляется окно "Создание документа". В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. По умолчанию стоит вариант "Пустые и последние". Для завершения создания нового документа необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку "Создать". Появится окно нового пустого документа. Точно такое же окно всегда создается по умолчанию в момент открытия самой программы Word 2007.

По умолчанию в текстовом редакторе Microsoft Office Word присутствует стандартное меню и панель инструментов, которые позволяют реализовать все возможные действия, связанные с набором и редактированием текста. Проблема стандартной панели и меню в том, что они содержат много лишнего для профессионального пользователя, а поэтому рано или поздно каждый упирается в вопрос настройки и оптимизации панелей под свои нужды.

Как настроить меню и панель управления под свои предпочтения

Настройка панели управления word. Тут можно пойти двумя путями, редактировать уже существующую панель, или создать новую. Мы пойдем вторым путем, а именно, создадим собственную панель, и добавим на нее только то, что нам нужно. В меню Вид , переходим в раздел Панели инструментов , и выбираем пункт Настройка .

Теперь снова переходим в настройки: Вид – Панели инструментов – Настройка . Выбираем созданную вами панель и переходим на вкладку Команды . Здесь в левой колонке находим пункт Новое меню (находится в самом низу) и нажимаем на него. После этого оно отобразится в правой колонке окна. Данное меню нужно перетащить (с помощью мышки) на основную панель рабочего окна программы Microsoft Office Word. Теперь можно добавлять в него нужные вам команды или добавлять новые пункты меню.

Для этого открываем панель доступных команд: Вид — Панели инструментов — Настройка , выбираем в левой колонке категории команд, при этом в правой колонке открываются доступные команды, и перетаскиваем мышкой на созданную нами панель.

Теперь давайте отредактируем кнопки, которые находятся на панели инструментов по умолчанию.

Снова переходим в меню Вид — Панели инструментов — Настройка . В этом окне нас интересует пункт Упорядочить команды . Нажимаем на него и в открывшемся окне переставляем галочку на пункт Панель инструментов .

По умолчанию будет отображена панель Стандартная (в выпадающем списке можно выбрать любую, созданную вами, но, как правило, все пользуются именно стандартной). Тут, в левом окошке перечислены все кнопки, которые находятся на панели инструментов в данный момент. Если вам нужно удалить какую либо кнопку, просто нажмите на нее и в левой части окна, а в правой нажмите на кнопку Удалить . Для того чтобы добавить новую кнопку (функцию) нажмите на кнопку Добавить , и в открывшемся окне найдите нужную вам функцию и нажмите OK . Сразу после этого, на панели инструментов появится нужная вам кнопка.

панель быстрого доступа находится возле кнопки «Office». Она содержит в себе три стандартные команды: «Сохранить », «Отменить ввод » и «Повторить ввод ». Иногда этих команд недостаточно и их можно добавить (или убрать) в панель быстрого доступа.

Вы наверное уже догадались из названия, что эта панель необходима для быстрого доступа к тем командам, которые вы чаще всего используете. Тем самым вы будете экономить ваше время на поиски необходимых команд. Поэтому рекомендуется отредактировать её и настроить под ваши личные предпочтения. Визуально панель быстрого доступа выглядит так:

Чтобы добавить необходимую вам команду необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке направленной вниз, которая находится радом с панелью быстрого доступа.

Откроется лента с доступными для добавления командами.

В этом списке вы увидите только те команды, которыми вы чаще всего пользуетесь. Его Word формирует самостоятельно, предварительно собирая данные об использовании вами текстового редактора. Чтобы добавить команду из этого списка просто щелкните по ней левой кнопкой мыши. Для примера в свою панель быстрого доступа я добавлю команду «Предварительный просмотр».

Как вы видите на изображении выше, напротив добавленной команды появилась галочка, а сама команда добавилась в панель. Чтобы убрать команду – снова щелкните по ней левой кнопкой мыши.

Если в ленте вы не обнаружили ту команду, которая вам необходима – жмем на «Другие команды ».

Откроется новое окно настройки, в котором собраны все доступные команды текстового редактора Microsoft Word 2007.

Как вы видите, по умолчанию откроется список команд из тех, которыми вы чаще всего пользуетесь. Чтобы выбрать другой список щелкаем на раскрывающийся список «Выбрать команду из… ».

Для примера я вставлю команду «По ширине страницы» из «Вкладка «Вид»». Для этого соответственно выбираем эту вкладку из списка и щелкаем по ней. Список доступных команд изменится поэтому, используя колесо прокрутки, находим необходимую.

В рамках небольшой статьи невозможно подробно раскрыть такую обширную тему, как индивидуальные настройки пакета Microsoft Office. Если просто перечислить все настраиваемые функции и для наглядности привести соответствующие изображения экрана, то получится книга объемом страниц на двести, не меньше. Поэтому в данной статье мы постарались дать лишь классификацию настроек, показать преемственность интерфейсных настроек в различных приложениях Office и несколько подробнее рассмотреть некоторые опции трех наиболее часто употребимых приложений MS Office: Word, Excel и PowerPoint. Приведенные в данной статье примеры выполнены на основе локализованной версии пакета Microsoft Office XP.

Каждому пользователю - своя настройка

асто можно услышать чуть ли не обвинения в адрес разработчиков Microsoft Office: «Зачем нужно такое количество опций, если большинство потребителей пользуется всего 20% возможностей пакета программ?»

Это понятно: когда у программы миллионы пользователей, то неизбежно, что для одних слишком много функциональности, а другим и этого недостаточно. Мы не будем сейчас спорить о том, перенасыщен пакет возможностями или нет, а рассмотрим, как можно создать программу, имеющую огромное количество опций и позволяющую работать с ней тем пользователям, которые знать не хотят о 90% настроек. Для того чтобы понять, насколько это сложная задача, представьте, что вам необходимо научить группу людей водить автомобиль, причем одни требуют, чтобы им рассказали обо всех тонкостях, а другие хотят изучить лишь азы! Перед разработчиками MS Office стоит похожая задача: предоставить пользователям универсально настраиваемый продукт, который одни будут использовать для набора текста, а другие - для разработки сложнейших проектов.

Как же разработчики MS Office решают эту задачу? Основной принцип состоит в том, что если пользователь не хочет что-либо настраивать, то за него это должна сделать сама система, при этом она должна дать пользователю по умолчанию оптимальный вариант. Вследствие этого большинство настроек в программе установлено для среднестатистического пользователя и 80% тех, кто пользуется программой от случая к случаю, так никогда и не узнают, что они работали нерационально. Для пользователей, не стремящихся вникать в систему настройки, даже реализована специальная технология (так называемая технология IntelliSense), которая заключается в том, что система сама отслеживает, какими инструментами вы пользуетесь, и именно эти инструменты оставляет на панелях меню.

Таким образом, в ниспадающих меню появляются сначала наиболее часто используемые команды, а дополнительно можно открыть полный список. Данная модель идеально подходит для новичков - профессионалам обычно не нравится, когда они ищут на панели кнопку, которая, оказывается, была убрана системой без предупреждения. Впрочем, отказаться от этой функции очень легко: необходимо выполнить команду Сервис → Настройка, выбрать вкладку Параметры (рис. 1) и поставить флажок в пункте Всегда показывать полное меню.

Следует отметить, что настройки построены по степени сложности и по доступности, то есть наиболее часто встречающиеся, что называется, лежат на поверхности. В любом приложении есть кнопка меню Вид, в котором можно добавить либо удалить те или иные панели. Есть и более сложные настройки, например создание собственной панели, на которой будут размещены только те кнопки, которые необходимы лично вам. Это уже работа для более продвинутого пользователя. Следующая ступень - создание макросов, причем записать определенную последовательность действий (аналогично тому, как мы записываем кассету на магнитофоне) вполне под силу большинству пользователей, которые ознакомились с наличием такой возможности, а вот для того, чтобы написать макрос на VBA, нужно сначала изучить язык программирования; одним словом, нет предела совершенству. Вы можете даже написать приложение, которое, возможно, будут использовать сотни и тысячи пользователей Office, но подобные «настройки» - уже далеко не для всех.

А теперь перейдем к конкретным возможностям настроек, и прежде всего к опциям при инсталляции продукта.

Преемственность настроек в приложениях Office

дно из главных преимуществ Office заключается в преемственности организации интерфейса, что в полной мере касается настроек. Конечно, в каждом приложении есть уникальные опции, но при этом структура доступа к панелям настройки является единой.

Во всех приложениях имеется кнопка Вид, которая отвечает за отображение панелей инструментов. В любом приложении, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов, вы вызовете меню, позволяющее добавить/удалить те или иные инструменты.

Во всех приложениях имеется доступ к настройкам по команде Сервис→ Настройка, с помощью которой можно добавить на панель дополнительные иконки и определить персональные панели. Во всех приложениях есть команда Сервис → Параметры, причем в панели Параметры имеется целый ряд вкладок с одинаковыми названиями и однотипными функциями для разных приложений. Такие вкладки панели Параметры, как Общие, Вид, Правка, Орфография, также существуют в большинстве приложений. Общеупотребительной является и команда Файл → Параметры страницы.

Все это помогает, освоив одно из приложений офиса, с легкостью переходить к настройкам в другом приложении.

Во всех приложениях Office реализован принцип доступа к важным задачам в едином интегрированном стиле. Это так называемые Панели области задач, в которых выполняются операции поиска, открытия или создания документов, просмотра содержимого буфера обмена, форматирования документов, осуществляется Web-доступ к службам перевода и шаблонов и т.д.

Можно получить доступ к панелям задач, открыв любое приложение Office и выбрав в меню Вид панель Область задач. На рис. 2 показано, что панели задач приложений Excel и Word реализованы по единому принципу.

Как настроить Office для быстрой работы

озвращаясь к вопросу о том, почему в пакете программ Office 2002 так много опций настройки, нужно отметить следующее. Возможно, количество настроек можно было бы сократить, если бы все пользовались аппаратным обеспечением примерно одинаковой мощности, но это далеко не так. Очевидно, что если у вас много свободного места на диске, то при инсталляции пакета программ можно установить полную комплектацию, а если места в обрез - лучше его сэкономить. Ясно также, что для одного пользователя оптимизация заключается в том, чтобы максимально высвободить ресурсы системы, а у другого, наоборот, ресурсов системы хватает с избытком и ему нужно максимально расширить функциональность. Известно, что все дополнительные функции берут на себя часть ресурсов. Поэтому все фоновые операции, такие как проверка орфографии, фоновые автосохранения, использование речевых команд и т.п., берет на себя часть ресурса, так что если ваши программы, как говорится, притормаживают, вы вполне можете отключить дополнительные функции. Иными словами, если ресурсы вашей машины ограниченны, то ускорение работы программы возможно только вследствие сокращения определенной функциональности, и здесь, как и в механике, действует принцип «проигрываешь в силе - выигрываешь в расстоянии».

Сэкономить можно и на полноте отображения документа. Если вы редактируете большой Word-документ со множеством рисунков и программа с трудом справляется с отображением графики, то можно ускорить работу, настроив режим, при котором рисунки не отображаются. Для отключения отображения рисунков выполните команду Сервис→ Параметры, выберите вкладку Вид и установите флажок в пункте Пустые рамки рисунков. Кстати, аналогичная функция имеется и в браузере Internet Explorer, где вы имеете возможность настроить режим, при котором Web-странички будут загружаться без графики, а необходимые картинки станут подгружаться по мере необходимости.

Word 2002

ак уже отмечалось, персональные настройки приложений Microsoft Office объединяет возможность настройки панели инструментов, которая, несмотря на общность параметров для всего пакета, может иметь специфический для данного приложения вид. Совершить эти и другие настройки (такие как способ визуализации документа, наличие линейки, масштаб вывода текста и т.п.) можно через пункт Вид (рис. 3) главного меню. Настроить панель инструментов можно и с помощью пункта меню Настройка главного меню Сервис.

В панели Параметры, которая доступна по команде Сервис → Параметры (рис. 4), можно настроить огромное количество персональных параметров, разложенных по специальным вкладкам, начиная с настройки режима сохранения и заканчивая вопросами размещения файлов и их совместимости. В частности, именно с помощью вкладки Вид можно запретить отображение рисунков в документе.

Вкладка Общие позволяет кардинально изменить внешний вид отображаемого текста - настроить режим Белый текст на синем фоне; здесь же можно задать параметры Web-документа и электронной почты. На вкладке Общие стоит обратить внимание на флажок Автоматически обновлять связи при открытии, активация которого может оказаться очень полезной при работе с документами, имеющими перекрестные ссылки на другие объекты Microsoft Office.

Вкладка Сохранение служит для определения различных режимов сохранения. Опция Внедрять шрифты True Type может быть полезна при передаче документов в электронном виде другим лицам, которые могут не иметь соответствующих шрифтов. На вкладке Правка стоит уделить внимание двум опциям: Разрешить свободный ввод и Учитывать пробелы при копировании. Весьма полезным пунктом в данной вкладке является настройка режима обращения к гиперссылкам: с использованием клавиши Ctrl и непосредственно щелчком мыши. Мне кажется более удобным, когда доступ к гиперссылкам идет только при нажатии клавиши Ctrl, ибо это позволяет избежать ситуации случайного перехода по гиперссылке при редактировании документа. Вкладка Сохранение позволяет определить и формат, который будет использоваться по умолчанию при сохранении ваших файлов.

Особое внимание следует обратить на вкладку Безопасность, в частности на пункт Режим удаления личных сведений из файла при его сохранении.

Одной из основополагающих персональных настроек является возможность создания нового стиля редактируемого документа. Настройка собственного стиля происходит из пункта главного меню Формат→ Стили и форматирование → Создать стиль (рис. 5).

При этом новые стили автоматически станут доступны с панели инструментов и их можно будет применить к любому из абзацев текста.

Говоря о персональной настройке, нельзя не упомянуть о макросах. При включении регистра макросов программа запоминает все действия пользователя в виде соответствующих макрокоманд Visual Basic, создавая новую команду. По умолчанию макросы создаются в шаблоне Normal.dot и их можно копировать из одного шаблона в другой.

Процедура создания нового макроса не сложнее записи песни на аудиокассету. Если вы хотите создать макрос для выделенного участка текста, надо до записи выделить участок текста, а если для текста в целом - наоборот, нужно следить за тем, чтобы на момент начала записи не было выделенных участков. Для записи макроса откройте документ с помощью шаблона, в котором вы хотите сохранить данный макрос, и выполните команду Сервис →Макрос → Начать запись (в результате чего появится окно, показанное на рис. 6), введите имя вашего макроса или примите заданное там по умолчанию. Если вы вводите другое имя, то оно не должно содержать пробелов и спецсимволов, а также превышать 80 символов. При сохранении макроса в шаблоне Normal.dot он будет доступен как глобальный.

Excel 2002

риложение Excel предназначено для универсальной обработки данных и является одним из самых объемных приложений из всех входящих в состав продукта Microsoft Office, что обусловливает большой объем всевозможных настроек, которые позволяет сделать эта программа. Рассмотрим наиболее важные из них.

Начнем с пункта главного меню Файл программы Excel. Выбрав в этом меню пункт Параметры страницы, можно вызвать одноименный многостраничный диалог, в котором можно настроить формат страниц, ввести колонтитулы и подготовить документ к печати.

Следующий пункт главного меню - Вид во многом перекликается с предыдущим рассмотренным программным продуктом. Основные настройки интерфейса программы доступны по уже знакомой команде Вид. Пункт Панели инструментов имеет вложение (рис. 7), которое дает доступ к дополнительному меню, в котором можно настроить дополнительные панели.

Панель Настройка, которая вызывается по команде Сервис→ Настройка, имеет три вкладки. Обратим внимание на вкладку Команды, которая позволяет путем перетаскивания мышью (рис. 8) добавить на панель меню значки необходимых команд.

В меню Формат определенный интерес с точки зрения индивидуальных настроек представляет пункт Стиль. Впрочем, здесь все достаточно интуитивно понятно и в существенной мере совпадает с описанной процедурой для редактора Word.

Наибольшее количество настроек в Microsoft Excel сконцентрировано в разделе главного меню Сервис. Большой интерес представляет собой пункт Надстройки (рис. 9). Надстройки - это компоненты, позволяющие добавлять к Excel новые команды и новую функциональность. Например, Пакет анализа дополняет финансовыми, статическими и инженерными функциями, Мастер суммирования создает формулу для суммирования тех данных в списке, которые удовлетворяют заданному условию, и т.п.

Рис. 11), наиболее важные параметры этой панели представлены в табл. 2 .

В заключение отметим, что сегодня пакет Microsoft Office является одним из самых многофункциональных продуктов, разработанных для персональных компьютеров, поэтому в поле зрения авторов попали далеко не все компоненты и не все опции, которые позволяет настраивать данный пакет программ.

КомпьютерПресс 11"2002

Офисное приложение Microsoft Word 2007 основано на ленточном интерфейсе. Лента, на которой помещены инструменты, является основным средством работы с документом Word 2007. Ленточный интерфейс интуитивно понятнее, чем меню и панели инструментов Word 97-2003.

В отличие от меню и панелей инструментов настройка ленты не предусмотрена. Кроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word 2007 относится "Панель быстрого доступа", которая подлежит настройке. По умолчанию на "Панели быстрого доступа" помещены три инструмента: сохранить, отменить и вернуть. Панель размещена слева от строки заголовка (рисунок 2.1.9.1).

Рис. 2.1.9.1

На эту панель можно поместить дополнительные команды необходимые для работы с документом. Для этого необходимо щелкнуть на кнопке "Настройка панели быстрого доступа", откроется окно диалога, в котором надо щелкнуть на требуемой команде.

Рис. 2.1.9.2

Например, если щелкнуть на команде "Предварительный просмотр", то пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа (рисунок 2.1.9.3).

Рис. 2.1.9.3

По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой. Ленту можно свернуть или развернуть с помощью команды "Свернуть ленту". Для размещения команд, которых нет в окне диалога "Настройка панели быстрого доступа", надо щелкнуть на "Другие команды", откроется окно диалога Настройка параметров (Рис. 2.1.9.4).

Рис. 2.1.9.4

Чтобы на Панель добавить команду надо ее выделить в левом списке и щелкнуть на кнопке Добавить. Команда появится в правом списке и на Панели быстрого доступа. Необходимо отметить, что по умолчанию в левом списке отображаются только часто используемые команды. В левом списке можно отобразить все команды, выбрав "Все команды" из списка "Выбрать команды из".

Кроме того, добавить команду на панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на панели. Например, щелкнув правой клавишей мыши на кнопке Вырезать, откроется контекстное меню, из которого надо выбрать команду "Добавить на панель быстрого доступа".

Рис. 2.1.9.5

Для настроек приложения Word 2007 используется также кнопка Office (кнопка с логотипом Microsoft Office). При щелчке на кнопке Office откроется меню. Меню состоит из двух панелей, а в нижней области меню расположена .

Щелкнув на кнопке Параметры Word, откроется окно диалога (Рис. 2.1.9.4). В этом окне отображаются различные разделы: Основные, Экран, Правописание, Сохранение, Дополнительно, Настройка, Центр управления безопасностью и Ресурсы, в которых можно осуществить различные настройки.

Настройка сочетаний клавиш в Word 2007 осуществляется в окне диалога Настройка клавиатуры (Рис. 2.1.9.6), которое открывается при нажатии кнопки Настройка в окне Настройка параметров (рисунок 2.1.9.4).

Рис. 2.1.9.6

Командам можно назначить новое сочетание клавиш, выделив категорию и команду, или оставить сочетание клавиш без изменений. Изменения сочетания клавиш можно сохранить в шаблоне Normal.dotm, на базе которого создается документ, или в текущем документе.

Кроме того, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Необходимо отметить, что большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу Alt, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.

Рис. 2.1.9.7

Рассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения Word 2007. В строке состояния редактора Word 2007 пользователь всегда видит номер строки документа и номер столбца, где в текущий момент находится курсор. Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или мышью только в пределах набранного текста.

Меню "Настройка строки состояния" или контекстное меню вызывается щелчком правой клавиши мыши на строке состояния (рисунок 2.1.9.8). Активизация команд в меню "Настройка строки состояния" осуществляется щелчком левой кнопки мыши на команде.

Рис. 2.1.9.8

По умолчанию линейка в окне приложения Word 2007 не отображается, но ее можно активизировать, щелкнув на пиктограмме Линейка (рисунок 2.1.9.9).

Рис. 2.1.9.9