Сегодня мы рассмотрим: Настоящие ценители музыки знают, что для качественного...
Вероятно, Вы уже обращали внимание, что
при получении писем от некоторых авторов
в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.
Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?
Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.
Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com
Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно. Но все получатели данного письма видят адреса (и даже имена) друг друга.
Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.
Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).
Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.
Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.
Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.
Порой возникает необходимость пересылать все письма, которые приходят на одну из ваших электронных почт, на другую почту, в автоматическом режиме. Чтобы было понятнее, вот пример. У вас есть почта на Яндекс и на Google (Gmail). Почтой GMail вы пользуетесь постоянно, это ваша основная почта, а Яндекс время от времени. Так вот, чтобы не заходить периодически на вашу почту Яндекс, вы можете сделать так, чтобы письма оттуда пересылались на GMail автоматически и тогда вам вообще не придётся заходить в аккаунт Яндекса для очередной проверки новых писем.
В этой статье я покажу, как настроить пересылку писем с одной почты на другую на примере разных почтовых сервисов.
Всё это одинаково работает во всех почтовых сервисах, отличие лишь в их интерфейсах, т.е. соответствующие настройки располагаются по-разному.
Ранее, в серии статей мной был рассмотрен ещё один способ получения писем на нужную почту с других почт. Он заключается в том, что вы не настраиваете автоматическую пересылку писем, о которой я сегодня расскажу, а подключаете в настройках нужный почтовый ящик (функция называетс «Сбор почты»), например, по протоколу POP3 и оттуда начинается постоянный сбор новых писем. Способ схож, но в некоторых случаях настроить его получается сложнее, чем обычную пересылку.
Если интересен способ именно сбора почты, то об этом рассказано в соответствующих статьях: сбор в GMail , в Яндекс , в Mail.ru
Ниже я подробно покажу, как настроить пересылку писем с почты Яндекс. А затем кратко затрону ещё 2 почтовых сервиса (GMail и Mail.ru), на которых всё выполняется аналогично, с отличием лишь в интерфейсе.
Настройка пересылки писем с Яндекс на любую другую почту
Перейдите в настройки почты и выберите “Правила обработки писем” .
Нажмите “Создать правило”.
Теперь нашей задачей будет создать правило, по которому почтовый сервис будет определять, что все письма нужно передавать на другой адрес, который вы укажете.
Если вы хотите, чтобы пересылались ещё и те письма, которые отмечаются как “Спам”, то на Яндекс придётся создать 2 отдельных правила.
Создание 1-го обязательного правила. Пересылка всех писем кроме спама
В настройках правила удалите условие “Если”, которое будет добавлено изначально, нажав на крестик рядом с ним. Потому что условий для выборки каких-то определённых писем нам задавать не нужно. Ведь пересылать будем всё, что приходит на почту во «Входящие».
Вверху , где настраивается, для каких писем применять создаваемое правило должно быть выбрано “ко всем письмам, кроме спама” и “с вложениями и без вложений”.
Ниже поставьте галочку “Переслать по адресу” и укажите ту вашу почту, на которую хотите пересылать все письма с текущей открытой почты. Также включите опцию “Сохранить копию при пересылке”.
Нажмите кнопку “Создать правило”.
Яндекс запросит от вас ввод пароля. Ведите свой пароль от текущей почты и нажмите “Подтвердить”.
Правило будет создано, но вы увидите надпись “Ждём подтверждения адреса” рядом с ним.
Теперь вам нужно перейти в ту почту, которую вы указали для пересылки писем и подтвердить пересылку туда. Это делается в почтовых сервисах для того, чтобы вы не смогли пересылать письма на какие попало адреса, к которым не имеете доступа.
В той почте найдите письмо от “Яндекс.Почта”, откройте его и перейдите оттуда по ссылке.
Нажмите “Подтвердить пересылку”.
Готово! Теперь все письма, которые попадают на вашей второй почте (Яндекс) в папку “Входящие” будут автоматически пересылаться на вашу основную почту, которую вы указали в правиле.
Обратите внимание! Согласно созданному выше правилу, письма из папки “Спам” пересылаться не будут! Потому что в правиле указано “ко всем письмам, кроме спама”, а сразу включить в правило и “Спам” не получится, потому что пересылка для спамовых писем не работает и вы бы получили ошибку “Для писем из папки “Спам” пересылка писем с помощью фильтра невозможна”.
Но можно сделать, чтобы спам тоже пересылался. Для этого нужно создать ещё одно правило, которое будет перекладывать автоматически весь спам в папку “Входящие”. Поэтому, если вам нужно пересылать и спам тоже, то смотрите ниже информацию о создании 2-го правила.
Иногда в спам попадают нужные письма, поэтому если совсем не планируете заходить и проверять вторую вашу почту, рассчитывая только на автоматическую пересылку писем оттуда, то я рекомендую обязательно настроить пересылку спамовых писем в том числе!
Создание 2-го правила. Если нужно пересылать “Спам”
Создаём ещё одно правило.
Здесь нам нужно указать, что все письма, которые отмечаются сервисом как “Спам” должны перекладываться во входящие.
Для этого вверху, где “Применять” выберите “только к спаму” и “с вложениями и без вложений”.
Удалите условие “Если” , оно по-прежнему нам здесь не нужно.
Отметьте пункт “Положить в папку” и выберите “Входящие”.
Нажмите “Создать правило” .
Правило готово!
После всех проделанных манипуляций, все письма, которые приходят к вам на вторую почту (где настраивали пересылку) будут обрабатываться согласно созданным правилам. То есть, если на почту пришло письмо, которое сервис определил как спам, то это письмо автоматически будет помещено во входящие, согласно созданному правилу №2 (если вы решили его настроить). А всё что находится в папке “Входящие”, в свою очередь, будет уже пересылаться на указанную вами почту, согласно правилу №1.
Настройка пересылки на примере почты Mail.ru
Перейдите в настройки почты и выберите раздел “Правила фильтрации”.
Выберите “Добавить пересылку”.
Укажите, на какой адрес пересылать письма и нажмите “Сохранить”.
Подтвердите своё действие, введя пароль от своей почты Mail.ru.
Перейдите на ту почту, куда будете пересылать письма, найдите там письмо от Mail.ru и кликните по ссылке из письма (это нужно чтобы подтвердить пересылку).
В следующем окне нажмите “Подтвердить” и появится сообщение, что пересылка подтверждена.
На почте Mail.ru вернитесь в раздел “Правила фильтрации” и включите пересылку:
Если нужно пересылать и письма, помеченные как “Спам”, то нужно создать такое же правило, как в примере с почтой Яндекс. В разделе “Правила фильтрации” добавьте новое правило, где укажите вот такие настройки.
Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.
Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.
Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.
Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.
Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.
При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.
Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.
Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.
Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.
Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.
Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.
Работа с нотариусом
Если производство по делу еще не началось , то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.
Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).
Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.
В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.
В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.
Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:
- доказательства, подлежащие обеспечению;
- обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
- основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
- отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.
Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).
При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.
Заверение у провайдера
Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.
Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.
Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.
Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.
Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.
Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.
Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.
За помощью к эксперту
Если производство по делу уже началось , то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.
Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.
В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».
Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).
На основании договора
В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.
В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.
Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).
Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.
В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.
Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.
Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.
На протяжении большей части последних 40 лет пользователям приходилось совершать прыжок веры каждый раз, когда они открывали электронную почту. Считаете ли вы, что письмо действительно приходит от того, кто указан в графе отправителя? Большинство легко ответит «да» и на самом деле очень удивится, узнав как легко подделать электронную почту почти от любого отправителя.При создании Интернета изначально не было разработано никакой возможности проверить личность отправителя. Во время разработки основных протоколов электронной почты, затраты на вычислительную мощность, реализацию и простоту использования были уравновешены с риском мошенничества. Тяжело было предположить, что 84% всей электронной почты в будущем будут иметь вредоносную нагрузку и являться фишингом или спамом.
Результатом является то, что заголовки писем, включая поля «From: » и «Reply-to: », очень легко подделать. В некоторых случаях это так же просто, как набрать «[email protected]» в поле «From: ». Объединив это с неподозрительным содержанием, убедительной графикой и форматированием, вполне возможно обмануть людей, подумавших, что сообщение в их почтовом ящике действительно пришло от банка, ФНС, руководителя или президента США.
Приняв во внимание повсеместное распространение электронной почты, вы осознаете основу нашего нынешнего кризиса информационной безопасности. Слабость в электронной почте привела к массе фишинговых атак, направленных на то, чтобы заставить людей нажимать на вредоносные ссылки, загружать и открывать вредоносные файлы, отправлять форму W-2 (аналог 2-НДФЛ в США) или переводить средства на счета преступников.
Совсем недавно Coupa, компания из Кремниевой долины, была в центре внимания после отправки данных о заработной плате всех 625 сотрудников мошеннику. В прошлом году одна из крупнейших компаний Европы Leoni AG потеряла 45 миллионов долларов, когда сотрудник ошибочно перечислил деньги на учетную запись мошенника по причине фальшивой электронной почты. По оценкам ФБР, фишинговые атаки типа «компрометация деловой переписки» (BEC - Business Email Compromise), обходятся компаниям США в 3 миллиарда долларов в год.
На databreaches.net был составлен список фактов фишинга формы W-2. Работа над списком в этом году указывает на то, что количество случаев с 2016 года растет и на данный момент он состоит из 204 отчетов . По списку можно понять, что известны случаи кражи данных тысяч сотрудников и такой вид мошенничества является очень распространенным.
Как злоумышленник может подделать незащищенную электронную почту от почти любого человека менее чем за 5 минут
На самом деле, поддельный адрес в поле «от» - это основа и начальная стадия большинства атак. Почему стоит беспокоиться о фальсификации электронной почты с условного «company.com», когда возможно просто зарегистрировать похожий поддельный домен (например, c0mpany.com) и использовать его? Или создать учетную запись Gmail ([email protected]), присвоить ей дружеское имя, которое выглядит как имя генерального директора компании? Потому что, на самом деле, подделать отправку письма с адреса реального человека даже проще, чем регистрировать поддельный домен или создать учетную запись Gmail.Три простых способа
В интернете без труда можно найдите сайты , которые позволяют отправлять фейковые письма. Их десятки, вот лишь пара примеров: spoofbox.com и anonymailer.net. Многие из них бесплатны, некоторые стоят денег, позиционируются эти сервисы как законные, а основной целью использования предполагается розыгрыш друзей.Алгоритм использования прост. Требуется лишь ввести адрес электронной почты получателя в поле «Кому:», поместить любой желаемый адрес электронной почты в поле «От:» и после создания сообщения подтвердить отправку. По условия пользовательского соглашения ответственность за ущерб полностью лежит на клиентах сервиса.
Следующий способ - это отправка с помощью командной строки UNIX . Если у вас есть компьютер с настроенной почтовой службой, достаточно ввести эту команду:
Mail -aFrom:[email protected]
В итоге получается сообщение, в котором в поле «От» будет содержаться «[email protected]». Введя строку темы и остальную часть сообщения, после нажатия Ctrl+D сообщение отправится получателю. Работостпособность этой идеи зависит от того, как настроена ваша система. Тем не менее, она работает во многих случаях.
Используя PHP , вы можете создать электронное письмо с помощью нескольких строчек очень простого кода:
Фактически, это строки кода, используемые в качестве примера в онлайн-руководстве для функции отправки почты mail() с дополнительными шапками/header.
Эти инструменты спуфинга сильно упрощены. Чтобы сделать сообщения более реалистичными, потребуется немного больше работы и, конечно, навыки социальной инженерии. Но основная техническая составляющая очень проста. Единственное, что действительно предотвращает спуфинг - аутентификация электронной почты с помощью совместного использования SPF-записи, DKIM-подписи и DMARC. Далее мы расскажем, как работают и чем отличаются эти технологии. Они не являются чем-то новым, однако, к счастью для мошенников, большинство доменов в Интернете еще не защищены. Например, только около 4% доменов.gov используют аутентификацию. Что касательно других 96%? Злоумышленники могут отправлять электронные письма под видом исходящих с почтовых ящиков этих доменов в любой момент.
Статьи по теме на Хабрахабре:
→
Наверное, все слышали выражение “Не волнуйся из-за мелочей”, и оно применимо ко многим аспектам жизни. Но когда речь идет об электронных письмах, каждая мелочь имеет значение.
Правила как писать email и почтового этикета указывают, что является уместным, а что нет, когда человек отправляет сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать ошибок и недопонимания.
Зачем нужен почтовый этикет?
Исследования показывают, что ошибки серьезно влияют на восприятие человека другими людьми. Во время одного эксперимента участники, которые прочитали электронное письмо с грамматическими ошибками, подумали, что автор был менее добросовестным, умным, и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитали то же самое письмо без ошибок.
В другом опыте люди подавали заявку на финансирование, и получали менее выгодные условия, когда в их запросах были орфографические ошибки.
Это и не удивительно. Когда человек читает письмо, полное ошибок и опечаток, он думает об одной из двух вещей:
- Отправитель не знает основных правил правописания и грамматики.
- Отправителя не настолько заботит это сообщение, чтобы проверить его перед отправкой.
Ничто из этого не станет хорошей основой для отношений. Чтобы избежать этих ошибок, на помощь приходят советы по почтовому этикету, которые должен знать каждый профессионал (особенно тот, кто общается с клиентами) и следовать им.
Пунктуация
Пунктуация незаметна, когда ее используют правильно, и очевидна, когда это делают неправильно. Не стоит портить впечатление о себе перед получателями — эти правила нужно запомнить и неукоснительно следовать им.
1. Конечная пунктуация
Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т.е. точкой, вопросительным или восклицательным знаком. Если пропустить этот знак, будет похоже на то, что мысль не закончена.
Неправильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение
Правильно: Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.
Вопросительные и восклицательные знаки следует использовать умеренно. Если в одном письме будет слишком много вопросительных знаков, может показаться, что это допрос получателя.
Каков Ваш статус? Вы уже поговорили со своей командой? Вы свободны для звонка завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить какие-то потенциальные изменения?
И если переборщить с восклицательными знаками, можно показать себя как гиперактивного и перевозбужденного.
Еще раз спасибо за вчерашний продуктивный разговор! Хорошие новости: я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили сделку! Не могу дождаться нашего сотрудничества!
2. Точка с запятой (;)
Точка с запятой может использоваться для соединения двух отдельных, но связанных между собой предложений. Это не то же, что и запятая.
Неправильно: Она может позвонить мне завтра, тогда она сможет дать мне ответ.
Правильно: Она может позвонить мне завтра; тогда она сможет дать мне ответ.
3. Запятая (,)
Одна из наиболее распространенных ошибок — ставить запятые там, где они не нужны. Самые важные правила:
Запятая ставится перед сочинительным союзом (и, но, а, или, зато), когда соединяет два равноправных простых предложения.
Я работал с подобным клиентом в прошлом году, и их процент открытия повысился на 20% за месяц.
Запятая используется для разделения пунктов в списке.
Я сосредоточился на длине писем, удобочитаемости и содержании.
4. Пунктуация приветствия
Есть несколько различных способов выделить приветствие (первая строка электронного письма, где к получателю обращаются по имени).
Если это формальное письмо, лучше использовать точку.
Уважаемая г-жа Фрост.
Если это относительно повседневное письмо, лучше использовать запятую.
Уважаемая Айя,
И если это дружеское письмо, можно использовать восклицательный знак.
Грамматика
Люди, не посвятившие свою жизнь изучению грамматики (которая на самом деле намного менее прибыльна, чем продажи), так или иначе будут делать ошибки. Но никто не заметит этого, если также не знает об этом загадочном правиле. Просто нужно избегать основных ошибок, которые сильнее всего бросаются в глаза, и все будет в порядке.
Например, нужно знать разницу между:
- Чтобы/что бы
- Ввиду/в виду
- Насчет/на счет
- Тоже, также/то же, так же
- -тся/-ться
- Вообще/в общем (и помнить, что нет слов «вобщем» и «вообщем»)
В качестве редактора можно использовать инструменты вроде Grammarly, который находит все грамматические и орфографические ошибки в режиме реального времени, а также посылает еженедельный отчет об общих тенденциях.
Эмодзи в электронных письмах
Можно понять желание добавить улыбающееся лицо к достаточно жесткому предложению, чтобы смягчить его, или закончить шутку смеющимся смайлом.
Однако этого стоит избегать, если только получатель уже не использовал эмодзи сам. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих электронных письмах плохо влияют на репутацию: из-за них отправитель кажется менее компетентным (и они не помогают казаться более дружелюбным).
Заголовки писем
Строка темы должна быть содержательной и относительно короткой. В идеале, она должна дать получателю понять, хочет ли он открыть это письмо.
Неправильно: “Привет”
О чем говорится в письме? Абсолютно непонятно.
Правильно: “Краткое содержание звонка о заказе партии подушек от 02.12”
Этот заголовок не оставляет сомнений о содержании письма.
Приветствия
Выше упоминается пунктуация, которая используется при приветствии. Также нужно выбрать форму приветствия, которая может быть официальной или неофициальной, в зависимости от адресата и отношений с ним.
Лучше всего подойдет обычное повседневное приветствие, которое задаст дружественный, спокойный тон и выразит уверенность.
Примеры повседневных приветствий:
- Привет
- Доброе утро [день, вечер]
- [Имя]
Если это первый контакт с человеком, или он занимает вышестоящую должность, стоит выбрать более формальный вариант.
Примеры формальных приветствий:
- Уважаемый/ая [имя]
- Уважаемый г-н/г-жа [фамилия]
И примеры приветствий, которые нельзя использовать даже в качестве шутки:
- Эй!: Слишком неофициально и нетерпеливо
- [Имя]!: Слишком нерасполагающе
- Доброе время суток: люди так не разговаривают
- Всем заинтересованным лицам: Слишком безлично
- Уважаемый господин или госпожа: Слишком старомодно
- Привет, друг: Слишком пугающе
- Господа: Слишком старомодно
- Все: Слишком прохладно
Концовка
Правильная концовка дополняет тон и содержание письма. Так как эту строку получатель читает последней, она влияет на его окончательное впечатление.
Если письмо написано в легком тоне, его можно закончить неформальной теплой подписью.
Например:
- Спасибо
- Еще раз спасибо
- Всего наилучшего
- Хорошего [дня недели]
- Хороших выходных
- До скорого
- Увидимся [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
- С нетерпением жду нашего сотрудничества
- С нетерпением жду нашего следующего разговора
- С радостью выслушаю ваше мнение
Если тон письма более сдержанный, подпись должна быть соответствующей.
Например:
- Спасибо
- Благодарю за уделенное время
- Хорошего вам дня [выходных]
А вот заключительные строки, которые не следует использовать:
- Искренне: Слишком старомодно
- Всего доброго: Слишком недружелюбно
- От всей души: Слишком интимно
- Сердечно: Слишком неестественно
- — [Имя отправителя]: Слишком грубо
Имя получателя
Нужно проверить трижды, написано ли оно правильно. Можно открыть профиль этого человека в социальных сетях и сравнить.
И не стоит сокращайте имя человека, если только он не подписывает свои электронные письма именно таким образом. Если он подписывается «Миша», можно использовать сокращенное имя; если же «Михаил», то нужно обращаться к нему соответственно.
Заглавные буквы
При отправке SMS, в социальных сетях или чатах многие люди не используют заглавные буквы. Но при написании делового электронного письма это необходимо. Другими словами, нужно использовать заглавную букву в первом слове в предложении и в именах собственных.
Например: Собакам рады в HubSpot.
Тон письма
Невероятно трудно задать и поддерживать нужный тон в электронном письме. Исследования показывают, что люди существенно переоценивают, как часто их получатели правильно определяют, был ли их тон саркастичным или серьезным.
В то время как в 80% случаев они полагали, что получатели поймут все правильно, в действительности цифра приближалась к 56%.
Это означает, что половина электронных писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это значит, что нужно тщательно подбирать слова и думать о том, как получатель может их воспринять.
Во-первых, нужно избегать фраз и слов с негативным значением. Они могут заставить человека казаться более встревоженным, раздраженным или взволнованным, чем он есть на самом деле.
Например: Ошибки, проблемы, неудача, задержка, кризис, неприятность, невезение.
Во-вторых, не стоит использовать сарказм. Есть большая вероятность, что получатель не поймет шутку, и впечатление об отправителе будет испорчено.
Например: “Я попросил бы свою команду рассмотреть это завтра, но вы же знаете, никто на самом деле не делает работу, полученную в пятницу”.
В-третьих, нужно исключить прилагательные и наречия с оценочным значением. Они делают письмо чрезмерно эмоциональными, хотя цель — выглядеть спокойно и профессионально.
Примеры: Очень, действительно, чрезвычайно, высоко, серьезно, глубоко
В-четвертых, можно подражать стилю собеседника. Следование его примеру будет гарантией, что автор случайно не обидит его. Если тот пишет короткие и прямые сообщения, нужно отвечать тем же. Если он пытается укрепить контакт, переходя на личности (например, “Я видел, что вы были на Бермудах; надеюсь, вы прекрасно провели время»), стоит сделать то же самое.
В-пятых, если есть сомнения, лучше позвонить. Каждый раз, когда предстоит потенциально напряженный разговор, хорошей идеей будет позвонить по телефону или Skype, или встретиться с человеком лично.
Шрифты и форматирование
Хочется причинить боль глазам получателя? Причудливые шрифты, яркие цвета и оригинальное форматирование в помощь.
Да, это сделает письмо гораздо более запоминающимся, но вместе с тем покажет полное незнание коммуникационных норм.
Нужно всегда использовать стандартный шрифт. Никаких цветов, кроме черного. Только стандартный размер шрифта. Не выделять жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или ряда слов) в одном письме.
При копировании и вставке текста нужно очистить форматирование. (Команда + \ на Mac, Ctrl + Shift + N на PC.), Если не сделать этого, отрывок будет отличаться от остальной части письма.
Гиперссылки
Вставка полного URL в письмо занимает ценное место и выглядит неаккуратно. Вместо этого можно создать гиперссылку или вставить сокращенный URL.
Неправильно: Взгляните на это: https://сайт/
Правильно: Взгляните на .
Приложения
Нужно указать где-нибудь в письме, что там есть приложение, чтоюы получатель не пропустил его.
Простого “я прикрепил [документ, электронную таблицу] для X” будет достаточно.
И нужно удостовериться в повторном прикреплении файлов, когда кто-то добавляется к почтовой цепи, или он не сможет увидеть их.
Подпись письма
Плохая подпись может действительно плохо сказаться на репутации. Даже если написать самое красноречивое и убедительное письмо в мире, с неудачной подписью оно будет выглядеть любительским.
Стоит помнить: чем меньше — тем лучше, подпись должна быть относительно маленькой, простой и ограниченной. Там не место для любимой вдохновляющей цитаты, портрета или полного списка контактов. В идеале подпись должна включать имя, должность, номера телефона и/или сайта компании.
Поля письма
Кому: Эта область проста: адрес электронной почты человека, с которым нужно связаться.
Копия: Если хочется подключить кого-то еще, нужно добавить его адрес сюда. По сути, это означает “Эй, прочитайте это, но отвечать не обязательно”.
Этот вариант необходим, когда в письме есть релевантная информация или нужно соединить другого человека с фактическим получателем.
Скрытая копия (BCC): Эта функция также копирует контакт на адрес электронной почты, но никто помимо адресата не будет видеть, что он получили это письмо. Другими словами, если послать письмо Майклу Скотту, а скрытую копию Джиму Хэлперт, то Майкл не будет знать, что Джим тоже получил его.
Зачем использовать BCC?
Чтобы скрыть адреса электронной почты. Эта функция может использоваться, чтобы оставить чью-то электронную почту в тайне от других. Например, если рассылать группе людей письма о предстоящем событии, можно выбрать BCC для всх электронные писем, чтобы не разглашать чужие адреса электронной почты без разрешения.
Для общего сведения: BCC позволяет человеку, не включенному в тред, увидеть сообщение.
Хороший тон: BCC позволяет вежливо удалять людей из цепочки писем. Например, если босс представляет человека кому-то, это будет хорошим тоном отправить боссу скрытую копию в ответ. Это показывает, что человек ответил, не затопляя инбокс потоком писем туда и обратно.
«Ответить» против «Ответить всем»
Ответить: Этот вариант позволяет непосредственно ответить тому человека, который писал по электронной почте в последний раз. Если отвечать непосредственно на первое сообщение, ответ пойдет к оригинальному отправителю электронного письма. Но если ответить на письмо кого-нибудь другого из цепочки, в итоге ответ отправится только тому человеку.
Ответить всем: При выборе этого варианта ответ отправляется всем, чьи адреса в полях «К» или «Копия». Это полезно для сообщения информации, которая касается всех.
Если есть сомнения, лучше выбрать «Ответить». Не стоит быть раздражающим человеком.
Пересылка писем
Для соблюдения почтового этикета нужно соблюдать несколько правил при пересылке:
Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт сообщает личную или закрытую информацию, нужно пересылать такие письма с больщой осторожностью.
При пересылке долгого почтового треда, хорошим тоном будет резюмировать то, что обсуждается в письмах, чтобы получатель точно знал, чего от него хотят. Нет ничего хуже, чем получить цепочку из 50 писем с примечанием, в котором просто говорится “посмотрите ниже”.
Чтобы пересланное письмо начало новую почтовую цепь (вместо того, чтобы быть частью текущего треда), нужно просто включить собственный комментарий в строку темы.
Строка темы новой ветви дискуссии: Взгляните на это! Fw: примечания со вторника
Время ответа
У всех переполненные ящики входящих сообщений и плотные графики, поэтому не всегда возможно ответить на письмо сразу же. Надлежащее время ответа зависит от человека:
Непосредственные участники команды: Ответ в течение 12 часов. Команда должна работать быстро и эффективно; к тому же, большинство писем касается оперативных вопросов.
Общие коллеги: Для всех остальных сотрудников время ответа составляет 24 часа. Не получается ответить в этот период времени? Нужно сообщить им, что письмо прочитано, и ответ будет готов к времени Х.
Внешние контакты: Если письмо не отмечено как срочное или то, на которое нужно ответить как можно скорее, подходящим временем ответа будет конец той недели, на которой это письмо получено — например, если его получили во вторник, необходимо ответить до пятницы этой недели. Для контактов высокой ценности время ответа составляет 24 часа.
Ответы при отсутствии на работе
Если сотрудник будет недоступен длительное время, автоматизированный ответ «ООО» (Out-of-Office) даст знать, что он не в состоянии ответить на сообщение до даты возвращения в офис.
Хорошие и плохие варианты для ответов ООО:
- Хорошо: Сообщить, сколько времени сотрудник будет недоступен.
- Плохо: Создавать ответ ООО на один день.
- Хорошо: Предложить другого сотрудника, с которым можно связаться по срочным вопросам.
- Плохо: Не сообщить этому коллеге, что его включили в ответ ООО.
- Хорошо: Включить «ООО» в свой заголовок писем, чтобы люди могли легко определить автоматизированный ответ.
- Плохо: Включать больше деталей, чем необходимо: например, где именно сотрудник проводит отпуск.
Если сотрудник берет отпуск на продолжительный период времени, может быть полезно оставить канал для связи в действительно срочных и требующих внимания ситуациях.
Отправка с телефона
Не стоит добавлять “Пишу с телефона” или “Написано на телефоне — пожалуйста, извините за опечатки”. Многие люди используют это в качестве оправдания своей лени, чтобы лишний раз не перечитывать письмо, прежде чем нажать «Отправить».
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
5 (100%) - 1 оценок
