Управление контентом. Виды систем управления контентом

Термин CMS в последнее время достаточно часто встречается на просторах интернета. Что же это? Одни говорят, что это «движок» и «сердце» сайта, другие - инструмент для эффективного решения рутинных задач по размещению информации и редактированию или созданию разделов. В данном случае правы обе стороны.

CMS (от английского Content Management System ) - система управления содержимым (контентом) - компьютерная программа или информационная система, которая используется для организации и обеспечения процесса по совместному созданию, управлению и редактированию содержимого сайта.

Основной задачей такой системы является сбор и объединение в единое целое, на основе ролей и задач, различных источников информации. Эти источники могут быть доступны как внутри самой организации, так и вне её пределов. К тому же данная система обеспечивает возможность взаимодействия различных сотрудников, проектов и рабочих групп, с теми базами знаний и данных, которые были ранее созданы, в таком виде и таким способом, чтобы сделать процесс поиска и повторного использования максимально комфортным и привычным.

В такой системе управления контентом определяется всё многообразие существующих данных: стандартные документы, музыка и звуки, видео, каталоги всевозможной информации и многое-многое другое. И именно для управления, хранения, обработки, просмотра и публикации таких данных различными группами пользователей и служат CMS. Отсюда кстати возникает и новый род профессиональной деятельности - контент менеджер, или проще говоря - редактор сайта

Для чего нужна CMS?

Если смотреть с точки зрения обычного заказчика, то разработка сайта на основе какой-либо CMS должна приносить следующие преимущества:

• в работе используется наиболее эффективный инструмент для решения конкретной задачи (в зависимости от вида сайта и требований к его функционалу подбирают оптимальную CMS);
• использование CMS позволяет владельцу сайта самостоятельно создавать и удалять разделы сайта, редактировать различную информацию без привлечения стороннего специалиста - это одно из преимуществ над статическими сайтами ;
• работа сайта постоянно тестируется множеством пользователем, а найденные ошибки и уязвимости достаточно оперативно устраняются, при этом сайт работает на самых передовых и проверенных технических решениях;
• временные затраты на разработку сайта существенно снижаются, так как разработчику не надо фиксировать своё внимание на чисто технических задачах: «как сделать ленту с новостями» или «как научить CMS искать товары в каталоге», а можно сосредоточиться на информационной и визуальной составляющих будущего сайта;

Какие бывают CMS?

Совершенно разные! Некоторые системы ориентированы только на решение конкретных задач (ведение блогов, интернет магазины, форумы), другие являются универсальными и предоставляют разработчиком удобную среду проектирования и программирования для разработки чего угодно. Часть CMS состоять из множества функциональных блоков и модулей, другие монолитны, неделимы, да ещё и зашифрованы. Одни системы поставляются бесплатно и с возможностью внесения своих доработок, а некоторые предоставляются за деньги и не допускают возможность редактирования ядра «движка».

До сих пор нет единой и чёткой классификации, принятой рынком, существующих CMS, однако это не мешает выделить лидеров в данной области. Тут приведём лишь краткий их перечень, без выделения сильных и слабых сторон:

• Joomla - (самая противоречивая система) - яркая, современная, постоянно обновляющаяся, достаточно простая в разработке и использовании, предоставляется совершенно бесплатно;
• Drupal - (для любителей разработки сайтов с нуля) - это не просто полноценная функциональная среда для разработки и создания всевозможных сайтов, которая предоставляется так же бесплатно и имеет гибкие возможности, но и в каком-то смысле - стиль программирования и даже жизни;
• MODx - достаточно современная разработка, которая в последнее время уверенно набирает обороты и увеличивает свою аудиторию поклонников. К тому же она является чрезвычайно гибкой и эффективной, при этом поставляется безвозмездно, но и порог вхождения в число разработчиков на этой CMS несколько выше, чем у других систем;
• 1C Битрикс - монстроподобная разработка от небезызвестной 1С, в которой можно найти различные редакции от простой, до портальной, при этом стоимость её значительно отличается от версии к версии;
• и многие-многие другие. Для особо любознательных, вот весь список платных и бесплатных CMS, которые мне удалось собрать: WordPress, DLE, eZ publish, Koobi, Simple Machines Forum (SMF), MediaWiki, SiteDNK, CM5, NetCat, TYPO3, Plone, CMS Made, Simple, Movable Type, InstantCMS, MaxSite CMS, UMI.CMS, Magento, Twilight CMS, PHP-Fusion, Melbis, Miva Merchant, Textpattern, OSCommerce, phpwcms, N2 CMS, Explay CMS, ExpressionEngine, Cmsimple, OpenCMS, Slaed, Klarnet CMS, SEQUNDA, Site Sapiens, e107, Danneo, Cetera CMS, Hitmaster, DSite, SiteEdit, TrinetCMS, HostCMS, Amiro CMS, iNTERNET.cms, Kentico CMS, LiveStreet, vBulletin, phpBB, Invision Power Board, S.Builder, ABO.CMS, PHP-Nuke, RUNCMS, Adlabs.CMS, Introweb-CMS.

Важное замечание: бесплатность CMS отнюдь не означает низкое качество кода или наличие ограничений в использовании. Наоборот, чаще всего, отрытые и бесплатные CMS во многом выигрывают у своих коммерческих собратьев именно из-за своей общедоступности. Над этими системами трудятся не только коллективы профессиональных разработчиков, но и сотни и даже тысячи добровольцев, которые стремятся сделать любимую CMS ещё лучше и безопасней.

Сложно сделать правильный выбор среди такого разнообразия, поэтому необходимо чётко осознавать назначение и функционал будущего сайта. К примеру, если заказчику нужен всего лишь небольшой личный блог, то нет смысла ему приобретать «1С-Битрикс - корпоративное решение» за 100 с лишним тысяч рублей. Поэтому задача разработчика сайта - не только в том, чтобы сделать сайт точно в срок и с учётом пожеланий заказчика, но и выбрать правильную и достаточную CMS для этих целей.

Недостатки самописных CMS

Многие web-студии и разработчики предлагают системы собственной разработки именно как лучший из возможных вариантов. Для небольших сайтов типа: сайт-визитка или каталог, или сайтов, которые в будущем не планируется модернизировать, такой вариант может быть ещё как-то приемлемым. А вот в случае разработки чего-то более-менее серьёзного или масштабного, а так же того, что в скором времени потребует доделок, или изменений, такая CMS будет сильно проигрывать любой из популярных систем. Заказчик будет просто привязан непосредственно к первоначальному разработчику, ведь для того чтобы изучить новую систему - требуется определённое время и силы, а найти того, кто захочет разобраться в чужой разработке не так уж и просто.

Ещё одним минусом самописных CMS является её уязвимость, особенно это касается интернет-магазинов, в которых вопрос безопасности стоит очень высоко. Ведь на подобных сайтах могут храниться номера кредитных карточек, различные платёжные документы и прочая конфиденциальная информация - это очень лакомый кусочек для различного рода злоумышленников и просто любителей что-нибудь испортить. А без массового тестирования уязвимостей и своевременного обновления «сердца» системы - безопасное функционирование сайта становится под угрозой.

И ещё один момент: очень часто разработчики сайтов, уверяют будущих владельцев сайтов, что с помощью их всемогущей, удобной и простой CMS - заказчик самостоятельно сможет создавать или редактировать структуру сайта, добавлять новый функционал одним кликом и т.п. На самом деле - это полуправда. Да, выполнять элементарные вещи по созданию новых материалов, публикации или редактированию статей с новостями или загрузке картинок в галерею - почти не требует никаких особых навыков, но для использования расширенных возможностей CMS несомненно нужно разбираться в базовых web-технологиях, знать основы программирования и самое главное- иметь желание и возможность разбираться в чём-то новом.

Любая CSM - это не волшебство и не панацея, а всего лишь инструмент, который в умелых руках действительно способен творить чудеса.

Когда дело доходит до выбора системы управления контентом для развития проекта, предлагаемый выбор огромен. В зависимости от того, насколько продвинутая CMS Вам нужна, каким должен быть ее встроенный язык и кто будет ею пользоваться, выбор идеальной для проекта CMS может стать настоящим кошмаром.

Однако, некоторые CMS немного превосходят все остальные в плане удобства в использовании. Некоторые проще установить, пользоваться расширениями — спасибо ведущим разработчикам за продуманное планирование. Вот 10 из самых популярных CMS в сети, которые можно будет использовать в Вашем следующем проекте.

1. WordPress

Что можно сказать о WordPress такого, чего о ней еще не было сказано? Блоговая платформа на PHP, как ни крути — самая популярная CMS для ведения дневников, и, возможно, вообще самая популярная CMS. Прекрасная платформа для начинающих, отлично документированная и обладающая очень быстрым установщиком. Каких-то пять минут, и CMS уже работает – это великолепно! Не говоря уж о том, что новейшие версии автоматически обновляют ядро и плагины изнутри бэкенда, без необходимости загрузки отдельных файлов.

Для пользователей, не знакомых с HTML и другими языками разметки, имеется встроенный WYSIWYG-редактор. Бэкенд системы рационализирован и управляется интуитивно. Новички легко справятся с администрированием. Кроме того, WordPress имеет встроенную поддержку загрузки картинок и мультимедиа на сайт.

JavaScript. Быстрый старт

Для разработчиков реализован простой и прозрачный язык тем, а также API — для разработки плагинов.

Сообщество WordPress – преданная и усердная компания. Для WordPress реализована, возможно, самая обширная база плагинов и тем, на выбор. Важная особенность сообщества WordPress – это наличие онлайн огромного количества советов и инструкций почти по каждому аспекту использования WordPress. Все, о чем Вы только могли мечтать, скорее всего, уже сделано для WordPress, и об этом где-то написано.

2. Drupal

Drupal – еще одна CMS, имеющая очень большое, активное сообщество пользователей. Не сосредоточиваясь на платформе блоггинга, Drupal – это именно система управления контентом. Легкая установка снабжена тонной дополнительных модулей, при помощи которых можно добавить множество интересных функций, таких как форумы, блоги пользователей, аутентификация OpenID, профили и прочее. Создание сайта с функциями социальной сети делается при помощи простой установки Drupal. Фактически, при помощи дополнительных сторонних модулей, Вы можете с минимальными усилиями создать несколько интересных клонов популярных сайтов (таких как YouTube или Amazon).

Одной из самых популярных особенностей Drupal является модуль таксономии, позволяющий организовывать множественные уровни и типы категорий для различных видов содержимого.

Сообщество пользователей Drupal оказывает прекрасную поддержку по каждому плагину и любым общим вопросам.

3. Joomla!

Joomla! – весьма продвинутая CMS в плане функциональности. Нечего сказать, начать работать с Joomla! очень легко благодаря инсталлятору. Инсталлятор Joomla! может удалено работать с большинством систем, использующихся как веб-серверы, и весьма прост, учитывая то количество программного обеспечения, которое может им конфигурироваться.

Joomla! имеет много общего с Drupal – это завершенная CMS, которая может быть чем-то большим, чем простой сайт-портфолио. Она поставляется с привлекательным административным интерфейсом, дополненным интуитивными выпадающими меню и прочими функциями. Эта CMS прекрасно поддерживает такие протоколы доступа, как LDAP, OpenID и даже Gmail.com.

На сайте Joomla! размещено более 3200 расширений для этой популярной CMS, видно, что сообщество разработчиков живет и проявляет активность. Как и в Wordress, при помощи расширений можно добавить почти любые нужные функции. Однако, сообщество Joomla! полагается на платные темы и плагины, так что, если захотите что-то переделать, приготовьтесь заплатить.

4. ExpressionEngine

ExpressionEngine (EE) – элегантное и гибкое CMS-решение для любого вида проектов. Изначально задуманная как расширяемая и легко модифицируемая, ЕЕ стоит особняком по качеству разработки и интуитивности административного интерфейса. Уйдут буквально секунды на то, чтобы понять структуру бэкенда и начать наполнение системы содержимым или приняться за изменение ее внешнего вида. Даже не очень продвинутые пользователи смогут фантастически легко начать создание своего вебсайта, пользуясь бэкэндом, и не окажутся при этом в неловком положении.

ExpressionEngine поставляется с возможностью создания множества сайтов одной установкой софта. Для дизайнеров ЕЕ предлагает мощный движок шаблонов с пользовательскими глобальными переменными, SQL-запросами и встроенной системой контроля версий. Быстроте работы сайта способствует кэширование шаблонов, запросов и тэгов.

Одна из любимых особенностей ЕЕ – это возможность поиска и замены текста во всех объектах сразу. Тот, кто когда-либо делал сайт или блог, знает, как удобно менять большое количество данных, избегая необходимости просматривать и открывать каждую страницу с тем, чтобы ее изменить и опубликовать.

ExpressionEngine отличается от вышеперечисленных CMS тем, что она платная. Индивидуальная лицензия стоит 99,95 долларов, а коммерческая – 249,99 долларов.

5. TextPattern

TextPattern популярна среди дизайнеров по причине своей простоты и элегантности. TextPattern – не из тех CMS, которые включают в себя любые функции, которые только можно придумать. Кодовая основа ее стройна и минимализирована. Основная цель TextPattern – обеспечение Вас прекрасной CMS, создающей хорошо структурированные, совместимые со стандартом страницы.

Вместо редактора WYSIWYG TextPattern использует разметку Textile в текстовых областях в целях создания HTML-элементов вместе со страницей. Получаемые страницы экстремально облегчены и быстро загружаются.

JavaScript. Быстрый старт

Изучите основы JavaScript на практическом примере по созданию веб-приложения

TextPattern обдуманно прост по дизайну, его бэкенд на удивление легок в использовании и интуитивно управляем. Новые пользователи легко разберутся с областью администрирования.

Хотя ядро TextPattern минималистично, с помощью сторонних расширений, модулей и плагинов можно увеличить его функциональность. У TextPattern имеется активное сообщество разработчиков, предоставляющее помощь и ресурсы на своем сайте Textpattern.org.

6. Radiant CMS

Все вышеперечисленные системы управления контентом принадлежат к PHP-программам. PHP – самый популярный язык для разработки веб-приложений, но это не значит, что можно не обращать внимания на другие популярные сетевые языки, такие, как Ruby. Radiant CMS – это быстрая, простая и минимализированная CMS, сравнимая с TextPattern. Radiant построен на популярной основе Rails, и разработчики Radiant сделали все возможное, чтобы система стала как можно более простой и элегантной, но наделенной необходимой функциональностью. Как и TextPattern, Radiant не использует редактор WYSIWYG, а полагается на разметку Textile для создания сложных HTML-документов. Radiant также имеет свой собственный шаблонный язык Radius, очень похожий на HTML, который используется для интуитивного создания шаблонов.

7. Cushy CMS

Cushy – совершенно иной вид CMS по сравнению со всеми остальными. Конечно, она оснащена всеми основными функциями стандартной системы управления контентом, но она не зависит от специфического языка. Фактически, эта CMS есть веб-приложение размещенное в интернет. Не нужно беспокоиться о загрузке системы или ее будущем апгрейде.

Работа в Cushy происходит следующим образом: сайт системы закачивает содержимое на выбранный сервер по FTP, разметку которого разработчик или дизайнер, в свою очередь, может менять так же, как поля постов в бэкенде – просто изменяя виды стилей. Все очень, очень просто.

Cushy CMS бесплатна даже для профессионального использования. Она имеет настройку, позволяющую подняться до аккаунта Pro и использовать свой собственный логотип и цветовую схему и прочие легко надстраиваемые функции.

8. SilverStripe

SilverStripe – другая CMS на основе PHP, которая ведет себя во многом похоже на WordPress, за исключением того, что имеет гораздо больше конфигурируемых настроек и создана для управления контентом, а не для блоггинга. SilverStripe уникальна тем, что выстроена на своей собственной PHP-основе – Saphire. В помощь дизайнерам в ней предусмотрен свой собственный язык шаблонов.

В SilverStripe встроены некоторые интересные возможности, такие, как контроль версий и встроенная поддержка SEO. Действительно уникально в SilverStripe то, что разработчики и дизайнеры при необходимости могут адаптировать интерфейс администрирования под своих клиентов. Хотя сообщество разработчиков SilverStripe не такое большое, как у других проектов, имеются некоторые дополнительные модули, темы и виджеты для расширения функциональности. Кроме того, SilverStripe предлагает совсем немного стилей для дизайнеров, а Вам обязательно захочется поменять темы сайтов.

9. Alfesco

Alfesco – мощное корпоративное решение для управления контентом, основанное на JSP и удивительно легко инсталлируемое. Невероятно полезная черта Alfesco – возможность перетаскивать файлы в папки на сервере, конвертируя их в веб-документы. Alfesco тебует немного большей работы над собой, чем многие другие CMS, и не так уж дружелюбна к новичкам, но, благодаря огромной мощи системы, вполне полезна. Административный бэкенд прост и красив.

Хотя Alfesco не такой уж хороший выбор для большинства обычных сайтов, она прекрасно подойдет для нужд предприятий.

10. TYPOlight

TYPOlight, думается, имеет идеальный баланс возможностей, реализованных в этой CMS. В области функциональности TYPOlight можно сравнить с Drupal и ExpressionEngine, так же она предлагает даже такие уникальные пакеты модулей, как списки рассылки и календари. Разработчики имеют возможность сэкономить время на встроенном CSS-генераторе, а еще для этой CMS существует множество обучающих ресурсов.

Обратной стороной этой CMS является наличие слишком большого количества возможностей и конфигурируемых опций.

Даже если бэкенд уже тщательно организован, все равно останется множество опций для рассмотрения. Но если Вы хотите создать сайт с продвинутой функциональностью и небольшим дополнительным программированием, TYPOlight подойдет отлично.

Вот мы и рассмотрели список из десяти самых популярных CMS (систем управления контентом), надеюсь вам понравилось .

Мы должны разобраться с тем, что такое движок сайта, какие бывают движки сайта и какой движок лучше выбрать? В этой статье мы рассмотрим следующие вопросы:

1. Что такое «движок»?
2. Динамические и статические сайты, их достоинства и недостатки
3. Чем отличается движок сайта от системы управления контентом и CMS?
4. Какие бывают виды систем управления контентом (CMS)
5. Основные преимущества CMS WordPress

Слово «движок » Вы наверняка слышали и в обыденной жизни, и встречали в Интернете. Движок – это жаргонное выражение, обозначающее двигатель: «какой у этого автомобиля движок?». Происходит слово от английского термина engine – мотор, двигатель.

В Интернете под словом «движок» понимают программу, которая служит базой, основой для динамического сайта (о нем чуть ниже). На нее надстраивают другие программы, которые служат для реализации конкретных целей. В этот смысле движок можно сравнить с операционной системой Вашего компьютера – она тоже является базой для прикладных программ – Word, Excel, Paint и т.д., с которыми Вы уже и работаете.

В Интернете существует множество движков – движок поисковых систем, браузерный движок, движок для форумов, движок сайтов и т.д., т.е. специфическим видам сайтов соответствуют свои движки.

Нас, естественно, интересуют движки для сайтов. Однако, прежде чем говорить о том, что такое движок сайта, поговорим о динамических и статических сайтах (да, есть и такое их деление).

2. Динамические и статические сайты, их достоинства и недостатки

Все сайты делятся на эти две большие группы. (В скобках замечу, что есть еще один класс сайтов – флеш-сайты, но ввиду сложности их самостоятельного изготовления мы их рассматривать не будем). Начнем со статических сайтов, как более простых.

Статистические сайты (или HTML-сайты)

Статические сайты представляют собой упорядоченный набор готовых страниц, которые хранятся на сервере в специальных папках. Каждая такая страница полностью готова к просмотру и вызывается при наборе адреса в своем неизменном виде. Конечно, она может содержать и некоторые изменяемые элементы, например, баннеры, однако основное содержание и структура ее неизменны.

Вы можете изготовить такую страницу сами и сохранить ее в своем компьютере в какой-нибудь папке (сохранить как веб-страницу). Тогда при попытке ее открыть, файл этой страницы будет вызван из этой папки и открыт с помощью Вашего браузера. Точно так же происходит и с файлами статического сайта, только хранятся они на удаленном компьютере, который называется веб-сервер.

Статистические сайты изготавливаются довольно легко, и это их преимущество. Однако они очень трудоемки в последующих изменениях: ведь приходится вносить изменения в каждую страницу. Поэтому я, например, при создании html-сайтов ограничиваю их обьемом в 10-12 страниц. И еще один серьезный недостаток (для начинающих): надо знать языки HTML и CSS, причем с самого начала Вашей работы над сайтом.

Динамические сайты

Динамические сайты устроены по-другому: каждая страница собирается из нескольких частей. Самый простой вариант – шаблон страницы + контент (статьи, рисунки, видео и т.д.). Причем хранятся они, хоть и на сервере, но в разных местах: шаблон страницы хранится в специальной программе (CMS), а тексты статей хранятся в базах данных.

Когда пользователь набирает в браузере адрес страницы (URL), то происходит обращение к серверу, на котором находится сайт, а уже сервер начинает собирать страницу в одно целое и показывает ее пользователю.

Казалось бы, зачем усложнять простую структуру html- сайтов, особенно если учитывать что (1) пользователю дела нет до того, на какой странице он находится и, вдобавок, (2) он все равно не сможет отличить одну от другой? Причина появления динамических сайтов кроется в простоте управления сайтом и его изменения, а также более легким процессом наполнения контентом.

Для нас особенно важно то, что приступить к разработке динамического сайта может совершенно не подготовленный человек (вот как мы с Вами), не надо даже знать языки HTML и CSS (хотя крайне желательно, об этом я много раз писал в своих статьях). Их можно потихонечку осваивать в процессе работы над заполнением сайта материалами и то, можно знать самые азы, да и азы можно знать фрагментарно.

Минусом динамического сайта является то, что он требует наличия системы управления сайтом (CMS) и наличия определенных программ (и баз данных) на удаленном веб-сервере.

У Вас может возникнуть вопрос – а почему это Вы, гражданин автор, начали статью о движках, а теперь перешли к каким-то системам управления контентом и даже, прости Господи, к CMS? Разберемся.

3. Чем отличаются понятия движок сайта от системы управления контентом и CMS?

Прямой вопрос требует прямого ответа: ничем. Это практически одно и то же.

Д вижок сайта – это программа (или комплекс программ), которые создают страницы в динамических сайтах для наполнения страниц сайта контентом, его изменения или удаления.

Система управления контентом (содержанием) – это и есть движок сайта. Конечно, если углубиться в анализ этих понятий, то можно провести тонкое различие между ними. Однако нам для практической работы это ни к чему.

CMS – это сокращенное наименование английского выражения Content Management System, что в переводе и означает – система управления контентом. Но поскольку русское название длинное (а сокращенное — некрасивое), то обычно пользуются английской аббревиатурой — CMS.

CMS бывает разработанной для одного сайта, но редко — ввиду большой трудоемкости. Гораздо чаще встречаются CMS для определенного класса, вида сайтов.

Основные особенности и структура CMS

Любая CMS прекрасно подходит для неподготовленного вебмастера. Когда я писал выше, что CMS формирует динамические страницы, это, конечно, так, но нас-то интересует совсем другое: как с ее помощью создать сайт и управлять им. Нас не очень должна интересовать начинка нашего движка, как при просмотре телевизора нас не интересует, как он создан – нас интересует как им управлять с помощью пульта управления (или органов управления в старых моделях).

Роль телевизионного пульта управления в CMS играет панель управления, обычно ее бывает вполне достаточно для решения всех задач. С панелью управления мы познакомимся в других статьях. Пока только замечу, что основной элемент панели управления – визуальный редактор. Это такая программка, которая сама создает HTML код страницы исходя из того, что разместили на странице – текст, картинки, видео и т.д.

Заканчивая наше краткое рассмотрение CMS, отмечу, что они бывают платные и бесплатные. Мы, в соответствии с нашей задачей, будем использовать только бесплатные CMS .

4.Какие бывают виды систем управления контентом (CMS)

Видов CMS , по данным, опубликованным в Википедии, более 500. Сколько точно – не знает никто, т.к. многие студии вебдизайна разрабатывают свои собственные CMS. Для чего, — спросите Вы. А чтобы клиент не смог никуда от них убежать – их CMS, как правило, закрытые, доступ к коду запрещен. Вот и приходится клиенту постоянно обращаться к ним и постоянно платить.

Нам же нужна CMS с открытым кодом, где любой человек может внести необходимые изменения, и причем эта CMS должна быть бесплатной. Кроме того, должна быть или поддержка со стороны разработчиков (что большая редкость), или форумы пользователей, где более опытные вебмастера могут дать совет менее опытным вебмастерам.

К CMS, которые отвечают этим требованиям, можно отнести WordPress, Joomla, Drupal и DLE. Есть и другие достаточно интересные CMS, но они имеют гораздо меньшую популярность среди вебмастеров.

Присмотримся к тому, какую CMS выбирает большинство пользователей Рунета (по данным Яндекса):

Очевидно, что вне конкуренции – WordPress, на втором месте – Joomla и далее с большим отрывом следуют остальные.

Вы, наверно, уже догадались, что я буду предлагать Вам создать свой первый сайт на системе управления контентом WordPress как наиболее подходящей для новичков.

Почему? Потому что WordPress имеет массу преимуществ, перечислю только некоторые.

5. Основные преимущества WordPress

• WordPress является очень мощной платформой для создания самых различных типов сайтов – от микросайтов до огромных порталов и социальных сетей,
• Быстрая и легкая смена облика сайта (внешнего вида) с помощью различных тем (шаблонов),
• Допускается установка плагинов – специальных расширений, которые значительно добавляют функциональности, меняют внешний вид и т.д.
• Поддерживает множество языков, включая русский, и, кстати, вполне возможно сделать Ваш сайт на разных языках,
• WordPress поддерживает мультиавторство – когда у одного сайта сразу несколько авторов, т.е. сайт может быть коллективным,
• Легкость в изучении этого движка, существует множество учебных материалов, пособий, руководств, в том числе и бесплатных, а также имеются многочисленные форумы пользователей WordPress. Если говорить о простоте использования CMS, то, на мой взгляд, WordPress значительно обходит своих конкурентов. Хотя каждый кулик…
• Поисковые системы Яндекс и Google очень любят WordPress и хорошо индексируют сайты, основанные на нем,
• WordPress очень легко SEO- оптимизировать, что поможет Вам легче пробиться в ТОП,
• Несмотря на то, что WP – бесплатная CMS, он предоставляет все возможности для заработка на нем,
• Постоянное обновление WordPress, появление все новых, более совершенных версий, причем сам процесс обновления сводится к двум кликам мыши.

Вот поэтому мы и остановим свой выбор именно на WordPress. И Вы не пожалеете о своем выборе!

P.S. Статья написана в рамках учебника по созданию сайта для начинающих

P.P.S. Собираетесь в Северную Пальмиру? Или живете там? Наряду с посещением достопримечательностей, можете еще и сходить в баню. Я не шучу. В Питере есть очень хорошие бани и сауны. Кстати, можете попробовать и эротический массаж в Санкт-Петербурге . Это ничего общего с сексом не имеет — просто получите большое удовольствие.

Интернет-сайт уже давно перестал быть роскошью и наравне с печатной продукцией перешел в разряд необходимых атрибутов современного бизнеса. От обычного буклета веб-ресурс отличается тем, что доступен любому пользователю сети Интернет в любой части планеты непрерывно и сколь угодно долгое время.

Пользователю сети Интернет не видно, что происходит внутри сайта, который он посещает. Но Интернет-разработчикам и их заказчикам известно, что большинство современных веб-проектов строятся на основе так называемых систем управления контентом.

Система управления контентом (Content Management System - CMS) – это автоматизированный редакторский комплекс, позволяющий управлять содержанием и структурой Интернет-ресурса в режиме онлайн. На практике это означает, что любой, даже незнакомый с информационными технологиями пользователь, может совершенно самостоятельно управлять содержанием своего сайта, не прибегая при этом к услугам технического персонала.

Системы управления контентом могут быть интересны с той точки зрения, что:

1. Не требуют профессиональной технической подготовки при использовании.

2. Могут быть успешно интегрированы во внутрикорпоративную информационную систему и служить для организации документооборота.

3. Экономически целесообразны при организации внутрикорпоративных систем и информационных порталов.

Системы управления контентом в качестве основы веб-сайта предлагают многие разработчики. Зачастую заказчику до конца не ясно, что же скрывается за этим многообещающим термином. Ведь системы управления контентом отличаются друг от друга так же, как дешевенькие диктофоны от аудио класса hi-end. Одни CMS позволяют включать их в состав систем управления предприятием, а другие - нет.

Таким образом, при выборе программного продукта того или иного разработчика крайне важно знать, какие системы управления контентом имеются на рынке, чем они могут отличаться друг от друга, на каких технологиях они строятся и какие функциональные возможности предоставляют.

Классификация систем управления контентом

До сих пор не разработано достаточно чёткой классификации систем управления контентом. Это происходит потому, что рынок контент-систем достаточно молод, и разработчики такого рода программных продуктов в значительной степени разобщены. Сложность классификации контент-систем состоит еще и в том, что при этом необходимо учитывать десятки параметров, отличающих одну CMS от другой. Поэтому всякую классификацию можно назвать в достаточной мере условной.

Мы сделали попытку классифицировать и прокомментировать уже имеющиеся данные.

Для обобщенной классификации использовались следующие критерии:

1. пользовательский сервис – наличие тех или иных функций и модулей, понятность и доступность пользователю;

2. технологичность – использование технологий, позволяющих повысить пропускную способность и надежность системы;

3. совместимость (аппаратная и программная) – возможность функционирования системы на различных платформах, совместимость с СУБД, возможность подключения дополнительных модулей;

4. масштабируемость – возможность развития и наращивания системы.

Простая

Пользовательский сервис. Контент-система собирается из программных модулей, набор которых определяется в индивидуальном порядке для каждого отдельного проекта. Модули единожды настраиваются разработчиком, чем жестко закрепляется структура проекта. Для дальнейшего изменения структуры сайта и его параметров требуется участие технического персонала. От пользователя системы требуется знание идеологии HTML.

Технологичность . Динамическое формирование страниц (каждый раз при запросе пользователя), ограниченная пропускная способность (в зависимости от аппаратного обеспечения) – до 3 000-5 000 посетителей в сутки. Система инсталлируется разработчиком.

Система совместима с определенными платформами и типами СУБД. Попытка внедрения дополнительных модулей, в зависимости от используемых технологий, может привести к полной переработке проекта.

Масштабируемость . Достигается путём перевода сайта на новую, более приспособленную к текущим задачам, версию системы управления контентом.

Шаблонная

Пользовательский сервис. Единый модуль или набор модулей с жестко закрепленной структурой сайта. Система содержит набор сервисных функций, позволяющих выполнить стандартные действия с сайтом: сформировать новостную ленту, создать / удалить новый раздел, выбрать шаблон для работы с информацией (текст, фотоальбом, форум и т.п.), загрузить файл и расставить по тексту картинку, установить атрибуты текста и т.д.

Технологичность. Динамическое формирование страниц или с использованием кэширования данных. В зависимости от методов формирования страниц – от 5 000 до 50 000 посетителей в сутки. Инсталлируется разработчиком.

Совместимость (аппаратная и программная). Система совместима с определенными платформами и типами СУБД. Попытка внедрения дополнительных модулей, также, как и в предыдущем случае, ограничена.

Масштабируемость. Достигается путём перевода сайта на новую, более сложную, версию системы управления контентом.

Профессиональная

Пользовательский сервис . Интуитивно понятный интерфейс, визуализация и расширенные возможности редактирования. Возможность изменения структуры проекта – создание самых разнообразных сайтов.

Технологичность . Возможность подключения дополнительных модулей как от разработчика, так и прикладного ПО. Кэширование формируемых динамических страниц. Пропускная способность не ограничена (зависит от аппаратного обеспечения).

Совместимость (аппаратная и программная). Совместимость с различными программно-аппаратными платформами (наличие Application Programming Interface - API).

Масштабируемость. Возможность безболезненного подключения дополнительных модулей без нарушения структуры и идеологии управления веб-ресурсом.

Универсальная

Пользовательский сервис . Продвинутые средства управления контентом, настройка функциональности системы, возможность переопределения атрибутов объектов сайта. Система предоставляет средства для разработки новых сервисов и возможностей.

Технические особенности . Расширенные возможности АPI, наличие готовых прикладных решений, в т.ч. с участием программных продуктов третьих фирм. Система полностью приспособлена ко внутрикорпоративному использованию в связке с ERP-пакетами. Наличие сертифицированной системы обеспечения безопасности - разграничение прав доступа к контент-системе на внутрикорпоративном уровне. Кэширование формируемых динамических страниц. Пропускная способность – не ограничена.

Совместимость (аппаратная и программная). Совместимость с различными программно-аппаратными платформами (наличие API).

Масштабируемость. Возможность подключения дополнительных модулей, расширяющих функциональность ресурса, в том числе готовых модулей интеграции с внутрикорпоративными системами. Возможность расширения за счёт кластеризации.

Функциональные и технологические возможности контент-систем

Какие потенциальные возможности может предоставить современная система управления контентом, и ответы на какие вопросы могут помочь пользователю в выборе этого программного продукта? Остановимся лишь на некоторых из них.

Готовность к распространению

На самом деле далеко не любая контент-система являет собой готовый программный продукт. Это может быть всего лишь набор разнородных модулей или же вариант, созданный по индивидуальному заказу. Таким образом, по степени готовности контент-системы делятся на следующие разновидности:

1. коробочный продукт – готовое ПО, позволяющее установить систему автоматически и самостоятельно ее настроить;

2. разработчик сам устанавливает и настраивает контент-систему на сервере заказчика;

3. контент-система проектируется и разрабатывается под каждый отдельный проект и устанавливается разработчиком.

Изменение дизайна и структуры

Большинство систем управления сайтом позволяют изменять внешний вид ресурса без изменения информационного наполнения. Однако дизайнерские шаблоны могут получаться однообразными из-за привязки к структуре созданного с помощью контент-системы ресурса.

По возможности изменения структуры системы делятся на те, которые позволяют:

1. удалять и добавлять разделы и статьи, не перемещая их и не меняя при этом степень их вложенности;

2. удалять и добавлять разделы и статьи, перемещать, менять уровень вложенности. При этом шаблон графического представления информации может быть единообразным;

3. удалять, добавлять разделы и статьи, перемещать их, изменяя при этом графическое представление информации на ресурсе. Такие системы дают возможность строить веб-сайты самого разнообразного вида.

Безопасность

Под понятием безопасность обычно понимают разграничение прав доступа к системе и защищенность системы от взлома. По этому параметру контент-системы можно условно поделить на те, которые дают возможность:

1. единоличной работы с CMS. Системой управляет один администратор, имеющий персональный логин и пароль для входа. Такой подход характерен для простых и некоторых шаблонных контент-систем;

2. многопользовательский режим работы. Системой может управлять несколько пользователей, одновременно за сеанс или отдельно.

Привилегии каждого задаются администратором. В свою очередь режим доступа пользователей может иметь несколько видов:

Группы пользователей, имеющие те или иные права на доступ к статьям и разделам. Например, редактор новостей, модератор конференций и т.д.;

Разграничение прав по доступу к тем или иным разделам персонально для каждого из пользователей;

Расширенный многопользовательский режим, дающий возможность управления контент-системой не только заданными внутри системы пользователями, но и на корпоративном уровне, и имеющий дополнительную систему безопасности для этих целей. Важен для CMS, которые предполагается внедрять в ERP-системы.

Кроме того, в контент-системе может быть встроена система внутреннего аудита, позволяющая вести журнал операций пользователей с системой и сбоев.

Организация документооборота при публикации

Эта характеристика особенно важна при организации онлайновых СМИ. Функции документооборота позволяют реализовать этапы согласования элементов контента перед окончательной публикацией на сайте. Информация, помещенная в базу данных оператором, не видна посетителю ресурса до тех пор, пока не будет «утверждена» неким лицом или группой лиц, ответственными за размещение контента на сайте (в разделе сайта).

Количество посетителей в сутки

На самом деле этот показатель даёт пользователю информацию не столько о том, сколько посетителей может «пропустить» сайт, а определяет отказоустойчивость системы.

Всё дело в том, что очень немного сайтов, количество посетителей которых переваливает за несколько тысяч, а многие системы управления контентом способны выдержать нагрузку в несколько десятков тысяч посетителей в день.

Однако посещаемость ресурса может распределяться крайне неравномерно во времени. В один момент на сайте может находиться одновременно 50 пользователей, а в другой момент - ни одного. Пропускная способность системы даёт возможность оценить количество одновременных соединений, и этот параметр становится определяющим при организации крупных информационных проектов.

Пропускная способность ресурса зависит от трех параметров:

1. принципа формирования страниц при запросе пользователя: динамический, статический, с использованием интеллектуального кэширования. Наибольшую пропускную способность ресурса обеспечивает интеллектуальное кэширование страниц сайта, наименьшую – динамическое формирование страниц;

2. использования тех или иных СУБД для хранения данных.

3. аппаратного обеспечения, непосредственно не относящегося к устройству самой контент-системы.

Наличие визуального редактора

Визуальный редактор позволяет редактировать и оформлять информацию на сайте с помощью интуитивно понятных средств, не прибегая к средствам HTML (хотя и без наличия визуализатора возможно исключение HTML, но тогда функции системы могут быть ограничены). Как правило, для обозначения функций визуализатора используются графические элементы, которые повсеместно приняты при работе с офисным ПО.

Возможность импорта данных из офисных приложений

Это очень важная функция, позволяющая импортировать информацию из офисных приложений типа MS Office с переводом в необходимый формат. При этом текст специальным образом конвертируется, сохраняя разметку текста или таблицы.

Возможность отказа от системы

Еще один немаловажный фактор, показывающий, может ли пользователь сохранить введенные данные, если по каким-то причинам решил отказаться от использования контент-системы. Желательно, чтобы данные из контент-системы конвертировались в какой-то распространенный формат: текст, формат MS Word и Excel, HTML, XML.

Заключение

Итак, мы рассмотрели лишь некоторые параметры современных систем управления контентом. Остаётся добавить только то, что CMS - это закономерный продукт развития интернет-технологий, отражающий высокие требования к интернет-представительствам любого рода и предназначенный не для разработчика, а для конечного пользователя.

Кроме того, не секрет, что технический персонал многих компаний, занятый облуживанием внутрикорпоративных бизнес-процессов, не в состоянии охватить многие нюансы используемых на интернет-рынке технологий. Всё сложнее и сложнее соответствовать возрастающим стандартам в то время, как сайтостроительство превратилось в серьезную индустрию, заняв самостоятельное положение в ряду IT.

В то же время на российском рынке появились профессиональные разработчики интернет-приложений, предлагающие уже готовые решения любой степени сложности. Комплексные решения такого рода включают не только техническое обеспечение проектов, но и функциональные наработки в той или иной отрасли, включение контент-систем в состав CRM и ERP-систем предприятия и многое другое.

Из бесплатных и условно-бесплатных CMS наиболее известны: WordPress, Joomla, DLE, Drupal, DLE, PHP – Nuke и др.

Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией),
который позволяет ему функционировать (делать бизнес).
Xerox

Данные и контент

Сегодня вместо термина «автоматизация документооборота» все чаще употребляется термин «системы управления контентом», или ECM (Enterprise Content Management). Да и сам термин «документ» теперь трактуется все более широко. С чем же это связано?

В развитии документооборота можно выделить две тенденции: переход от автоматизации структурированных данных к автоматизации неструктурированных данных и от использования узкоспециализированных решений к применению интегрированных систем масштаба предприятия.

Первые системы электронного документооборота появились еще в 70-е годы. Это были преимущественно автономные приложения, фокусирующиеся на отдельных задачах, таких как оцифровка документа, его распознавание и управление записями о документах, реализованных на уровне отдела предприятия.

Приложения для документооборота, как и офисные приложения Word, Excel и PowerPoint, в начале 80-х годов существовали в виде отдельных продуктов и лишь со временем были интегрированы в комплексные решения.

Первые системы документооборота в основном были предназначены для управления структурированными записями. По сути, они представляли собой специализированные базы данных, хранящие записи о документах: о поступающем документе делалась запись, а далее к ней привязывались все действия, которые выполнялись с документом.

Со временем подобные системы стали включать и сами документы в электронном виде, понятие «запись» расширилось и стало обозначать не только запись в базе данных, но и, например, электронное письмо, документ и его индекс и т.д. Постепенно изменилось само понятие «документ».

Действительно, в организацию документ может поступить в бумажном виде, затем его отсканируют, распознают и поместят на web-сайте. С точки зрения содержания это будет один и тот же документ, а по формату файла и способу хранения - разные.

В компаниях осознали, что ручной перевод документа из одного формата в другой, из одной формы хранения в другую, а также повторное создание одного и того же содержания для web-хранения или хранения в другом виде - это неоправданные затраты. Так появилась концепция ECM, в соответствии с которой внимание стали акцентировать на автоматизации контента.

Говоря о трансформации понятия «документ», хотелось бы привести результаты опроса компании IDC (рис. 1), в ходе которого 956 руководителей европейских компаний ответили на вопрос: «Что следует понимать под термином “документ”?»

Рис. 1. Результаты опроса «Что следует
понимать под термином “документ”?»
(источник: IDC, 2006)

Как свидетельствуют результаты опроса, почти 50% респондентов отнесли к понятию «документ» web-странички и почти 80% - сообщения электронной почты.

Что же такое документ? Безусловно, что этот термин постоянно изменяется. По всей видимости, наиболее удачным следует признать определение компании Xerox: «Документы - это кровь, снабжающая тело (компанию) кислородом (информацией), который позволяет ему функционировать (делать бизнес)». Из этого определения становится понятно, что многим организациям пора сделать анализ крови, чтобы оценить свое состояние здоровья и принять соответствующие меры.

Понятие «документооборот», подразумевающее полную автоматизацию работы с документами на предприятии, невозможно свести к какому-то одному общеупотребимому английскому ИТ-термину. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management.

В последнее десятилетие стратегия использования ИТ в большинстве компаний была нацелена на снижение расходов. Сегодня акцент постепенно смещается в область привлечения и удержания клиентов за счет предоставления им более качественных информационных сервисов. Дальнейшее развитие информационных технологий приведет к увеличению спроса на качественные информационные услуги, и те фирмы, которые не смогут обеспечить подобных сервисов, будут вынуждены уйти с рынка. Одна из главных тенденций развития ИТ - резкий рост контента в компаниях. Современные дешевые средства хранения данных позволяют накапливать контент, но для эффективного управления им требуются новые, интегрированные технологии ввода, хранения, управления и дистрибьюции контента. Управление контентом в условиях жесткого ИТ-бюджета - это мощный стимул для организаций внедрять корпоративные системы управления контентом.

Управление контентом становится первоочередной задачей для большинства современных компаний. При этом очень многие руководители хорошо понимают, сколь существенные вложения требуются для построения интегрированной системы управления контентом, однако плохо представляют себе, сколько они теряют из-за недоавтоматизированности подобных систем и как много операций приходится дублировать. Более 90% руководителей организаций, участвовавших в вышеупомянутом опросе IDC, не смогли даже примерно оценить, сколько они тратят на управление контентом при той степени автоматизации, которая принята на их предприятии. Две трети признались, что такие расчеты (оценка расходов на управление контентом) в организации не проводились.

Для того чтобы понять, каковы же затраты на работу с контентом, обратимся к расчетам компании IDC. На рис. 2 представлено распределение затрат на выполнение типичных задач сотрудниками среднестатистической организации, занятыми в сфере обработки информации. Авторы исследования исходили из западных норм оплаты труда (в среднем 60 тыс. долл. в год); для российских предприятий в количественном выражении картина, конечно же, будет несколько иная, однако качественное распределение (временны е затраты) останется примерно таким же.

Рис. 2. Средняя стоимость выполнения информационных операций
на одного сотрудника в неделю (источник: IDC, 2006), долл.

Как следует из рис. 2, в среднем организации в США тратят около 270 долл. (из расчета на одного сотрудника в неделю) только на поиск информации и 195 долл. - на ручное заполнение форм и создание документов.

Результаты еще более интересного исследования представлены на рис. 3. Здесь анализируются дополнительные затраты по разным категориям задач из-за потерь времени на неавтоматизированную работу с контентом. Очевидно, что оптимизация работы с контентом сулит большую экономию.

Рис. 3. Ежегодные потери, связанные с тратой времени на неавтоматизированную
работу с контентом (для американской компании с тысячей сотрудников, занятых
в сфере обработки информации), млн долл.

Все больше руководителей компаний понимают, что нужна такая интеграция контента в рамках организации, при которой сотрудникам не приходится повторно создавать документы с одним и тем же содержанием в разных форматах.

Концепция Enterprise Content Management

ЕСМ - это сравнительно новая концепция, терминология для которой еще окончательно не сложилась. Ее логическая структура представлена на рис. 4.

Рис. 4. Логическая структура ECM

Рассмотрим ключевые элементы, входящие в данную схему.

Системы ввода (Capture)

Система ввода документов включает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера или импортироваться из любого приложения.

Если документ вводится с бумажного носителя, то на первом этапе производится его сканирование и создается электронная копия документа (образ). В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также визуальный контроль качества. Сканеры для корпоративного применения обычно оснащены рядом дополнительных функций, например могут принимать разноформатные документы. На втором этапе (если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть выполняется распознавание отсканированных документов. Для этого используются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Документы, переводимые в электронный вид, условно делят на формализованные, неформализованные и специальные. В формализованных документах заранее определена форма - расположение и размер обязательных полей, в которые заносятся данные (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным относятся документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. В качестве специальных документов можно назвать карты или отпечатки пальцев.

Перевод документов каждого из перечисленных выше видов в электронный формат имеет свою специфику: для ввода фотографий достаточно электронного изображения, если документ содержит текст - его необходимо распознать, если это анкета - то обычно нужна только содержащаяся в ней информация, например при обработке избирательных бюллетеней обычно не требуется изображение самого документа - достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки, - так называемого рукопечатного текста. Технологии распознавания рукопечатных символов получили название Intelligent Character Recognition (ICR). Задачи распознавания при вводе форм необязательно связаны с текстом. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), например в избирательных бюллетенях. При массовом вводе документов производятся распознавание, верификация и индексирование. Далее система определяет, куда должен направиться каждый документ и под каким именем, то есть происходит автоматическое управление потоком ввода.

Решения по автоматизации ввода предлагают такие компании, как EMC (Captiva), ABBYY и Cognitive Technologies.

Управление документами (Document Management)

Управление документами - старейший компонент ECM. Он позволяет контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии - снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она предоставляет основные библиотечные функции, включая хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К основным задачам управления документами можно отнести:

• контроль документов на вход/выход, контроль целостности документа;
• управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на разных стадиях работы над документом, а также одной и той же информации в различных форматах);
• поиск и навигация с целью поиска информации;
• визуализация информации для представления в структурах типа виртуальных файлов или папок.

Функции Document Management все в большей степени пересекаются с управленческой функциональностью офисных приложений, таких как Outlook/Exchange и Notes/Domino, и с функциями Library Services по администрированию хранения информации.

Лидерами данного сегмента рынка являются компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

Управление web-контентом (Web Content Management)

Данная технология поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей - владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;
• доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;
• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;
• визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на сайте техническим сотрудникам (web-мастерам) все труднее поддерживать его. Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Данная технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения - и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда - уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

• визуализацию процессов и организационных структур;
• ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;
• средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы для управления рабочим процессом присутствуют в продуктах таких компаний, как IBM (FileNet), EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint). К этой группе также можно отнести компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых есть развитые модули управления потоками работ.

Управление в рабочих группах (GroupWare)

Системы GroupWare обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

С ростом числа мобильных сотрудников и при все чаще применяемом удаленном взаимодействии совместная работа становится весьма актуальной. Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. Такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь, рассматриваются в качестве элементов ECM. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• коллективное совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Одним из первых решений, направленных на организацию совместной работы, был продукт Lotus. Сегодня в данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird),Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Следует отметить, что те логические системы, которые мы рассмотрели выше, нельзя назвать технологическими модулями, из которых складывается то или иное решение ECM. Они представляют собой, скорее, наборы функций, объединенных неким маркетинговым термином. При интеграции их в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими, что поясняет схема, приведенная на рис. 5.

Рис. 5. Схема построения типового ECM-решения (